Seguem os trabalhos da Comissão Especial para a gestão documental do Foro Extrajudicial, que no último dia 4 de abril de 2011 reuniu-se na sede do Arquivo Nacional, no Rio de Janeiro, para discutir e aprofundar os estudos sobre a matéria.

Em pauta a elaboração de regras para o armazenamento de documentos em repositórios arquivísticos digitais e tradicionais.

O  juiz-auxiliar do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), Marcelo Martins Berthe, em entrevista concedida ao CNJ, fez um alerta aos notários e registradores brasileiros:

Em breve, editaremos normas de preservação do documento em meio eletrônico. Seria prudente aguardar a edição dessas normas, pois elas virão e deverão ser seguidas. Essas pessoas se arriscam a fazer duas vezes o trabalho”

Títulos registrados – preservação permanente

A Comissão está dedicada à tarefa de redigir regras claras para a conservação de títulos, documentos e papeis que, nos termos da Lei 6.015, de 1973, devem ser conservados pelos registradores.

Segundo Sérgio Jacomino, a Lei de Registros Públicos é bastante clara no tocante ao acervo documental dos cartórios que deve ser reputado como de preservação permanente. A série de artigos do Cap. V da Lei (art.s 22 a 27) prevê que os registradores “devem manter em segurança, permanentemente, os livros e documentos”, respondendo por sua ordem e conservação.

Segundo o Registrador paulistano, os livros e papeis pertencentes ao arquivo do cartório deverão ali permanecer indefinidamente (art. 26). “o problema”, diz ele, “é que milhares de documentos estão sendo digitalizados em formatos que não seguem critérios técnicos adequados que possa garantir os efeitos jurídicos esperados e logo em seguida são eliminados ou devolvidos às partes”.

Ainda em relação aos cartórios diz que muitas vezes o Oficial é mal orientado por empresas que não atuam tradicionalmente no segmento e acabam vendendo soluções que representam, na verdade, maiores problemas:

Estão vendendo digitalização sem garantir nenhum tipo de segurança – nem jurídica, nem de preservação documental. E isso está acontecendo descontroladamente. Nem sequer as normas baixadas pelo Conarq (Conselho Nacional de Arquivos) vem sendo observadas. Não há segurança jurídica”,

Folivm – Gestão Documental do Extrajudicial

Na reunião foi deliberado a criação de uma nome próprio que pudesse singularizar a Comissão e rapidamente identificar o núcleo de trabalho que desenvolve suas atividades na gestão do acervo documental do Extrajudicial.

Por unanimidade foi eleita a expressão FOLIVM, palavra latina que guarda íntima relação com as atividades registrais.

Deliberou-se, ainda, a criação de um repositório eletrônico para os documentos de trabalho da Comissão: www.folivm.com

Na próxima reunião, marcada para ocorrer no Arquivo Nacional no dia 26 de abril (terça-feira), será a vez dos registradores apresentarem seus desafios e contribuições.

→ CNJ – Regina Bandeira – Agência CNJ de Notícias – Publicado em Quinta, 07 Abril 2011 00:00