4º Curso de Iniciação na Atividade Registral e Notarial de São Paulo

O 4º Curso de Iniciação na Atividade Registral e Notarial, realizado pela Corregedoria-Geral da Justiça do Estado de São Paulo entre os dias 6 e 7 de junho de 2013, no bojo do Programa EDUCARTÓRIO – Educação Continuada de Cartórios, sob a direção do des. Ricardo Dip, rendeu inúmeros debates e discussões de capital importância para toda a categoria profissional.

Nesta edição, publicamos o extrato das exposições feitas no dia 7.6 pelo magistrado Antônio Carlos Alves Braga Jr.¹ e pelo registrador paulistano Flauzilino Araújo dos Santos².

Registro público eletrônico

Antônio Carlos Alves Braga Junior – juiz auxiliar da Corregedoria Geral da Justiça.

Mudando-se o meio, muda-se a forma. Temos à nossa frente uma perspectiva de revolução muito grande.

A tecnologia já não é mais nenhuma novidade para nós, mas a sua incorporação nas atividades notariais e de registro ainda contém uma característica de novidade.

Para a aplicação da tecnologia, dependemos de normatização, do estabelecimento de regras e da observância de certos padrões. Não é como ocorre em outras atividades privadas em que se pode simplesmente incorporar a modernidade e a tecnologia para se alcançar maior eficiência.

Precisamos tomar muito cuidado com os regramentos, para que possamos empregar as ferramentas tecnológicas com validade e segurança jurídicas e também com segurança operacional.

Sei que ferramentas tecnológicas não nos faltam. Softwares, Hardwares e todos os tipos de soluções surgem e vem sendo utilizadas a cada dia mais. A dificuldade, porém, não é esta. A dificuldade está na escolha das ferramentas e na forma de utilização na organização do serviço.

SREi – Sistema de Registro de Imóveis Eletrônico

Juntamente com a ARISP, começamos um estudo no CNJ que visa à criação de um sistema de registro eletrônico em âmbito nacional.

Em São Paulo, há mais de dez anos são feitas pesquisas e investimentos para o desenvolvimento desse sistema, sempre contando com a colaboração da Corregedoria Geral da Justiça. Nesta gestão, por seu Corregedor Desembargador José Renato Nalini, temos toda a retaguarda e estímulo necessários para o desenvolvimento e implantação do sistema.

A nossa fonte é a Lei 11.977/09. Embora a lei não tenha feito essa especificação, ao tratar do Programa Minha Casa Minha Vida, parece ter previsto de forma implícita o registro eletrônico de imóveis. Ou seja, existe uma previsão genérica na Lei para o registro. O entendimento hoje é de que todas as especialidades de registros – Registro Civil de Pessoas Naturais, Registro Civil de Pessoas Jurídicas, Registro de Imóveis – terão de operar em meios eletrônicos, até 7 de julho de 2014.

O Brasil está dormindo em relação a esse tema. Para operar o registro eletrônico, muita transformação há que ser feita. E, com exceção do Estado de São Paulo, muito pouco tem sido feito em relação a isso.

Desde o mês de abril último, o Estado de São Paulo já conta com toda a base normativa necessária para a operação do registro eletrônico (Provimento 11/2013 e Provimento 42/2012).

O registro eletrônico vai muito além do registro de imóveis, ele esbarra na atividade notarial, uma vez que não é possível a tramitação de registro eletrônico no registro de imóveis sem a produção de um título eletrônico na especialidade de notas.

Mais do que a base normativa, a cidade de São Paulo também conta com a infraestrutura implantada. Ao longo dos últimos 8 anos, a ARISP realizou pesquisas relacionadas ao desenvolvimento de sistemas e hoje já tem uma plataforma de registro eletrônico em condições imediatas de operação. E mais do que isto. Essa plataforma está pronta para operar em todo o Brasil, se for o caso. Com um ato normativo baixado pelo CNJ, uma Resolução ou um Provimento da Corregedoria, ela poderá ser transformada em uma plataforma nacional.

Etapas da virtualização – É exatamente o que se está fazendo, estamos saindo do papel para operar a informação em meios eletrônicos.

Prestação de serviços eletrônicos – Cada oficial de registro de imóveis passará a realizar algumas atividades de forma eletrônica. Isso já vem acontecendo há algum tempo. No momento em que se começa a fazer o indicador pessoal e o indicador real por meio de computador, já se estão operando serviços eletrônicos.

Com o emprego do certificado digital, podemos emitir certidões eletrônicas. Isso é um serviço eletrônico pulverizado, praticado localmente.

Integração dos serviços por intermédios de centrais – Foi exatamente o que fez o Provimento 42/2012, que instituiu a Central de Serviços Eletrônicos Compartilhados dos registradores de imóveis do estado de São Paulo.

Essa Central de Serviços Eletrônicos é apenas uma estrutura de software e hardware operada pela ARISP, mas que é resultado de uma ação conjunta da atividade extrajudicial com a Corregedoria Geral da Justiça.

Por intermédio do Provimento 42, o que se fez foi reconhecer que a atividade extrajudicial, no caso o registro de imóveis, está apta a operar serviços eletrônicos de forma integrada e a gerir o sistema. A tarefa do Judiciário é apenas de regulação e vinculação de todos os registradores de imóveis do Estado ao sistema.

Esse é o primeiro grande passo. No atual mundo não há mais espaço para o trabalho isolado, cada registrador de imóveis desenvolvendo o seu sistema de informática, o seu sistema de documentos eletrônicos. Precisamos formar superestruturas onde cada cartório de registro de imóveis represente a célula de um organismo. Todos os cartórios têm que estar integrados ao sistema. Se alguém quiser saber se determinada pessoa possui um imóvel, essa resposta só será efetiva com a participação de todos os registros. Assim como também não faz sentido que uma ordem de indisponibilidade de bens seja comunicada ou observada apenas por uma ou outra unidade, é necessária a participação do conjunto. Por isso que a instituição deve funcionar como um organismo, isto é, o registro imobiliário do Estado de São Paulo, e, muito em breve, o sistema de registro imobiliário nacional.

Também já está em andamento a criação das Centrais de Serviços Eletrônicos Compartilhados das demais especialidades. Foram criados grupos de trabalho que se reúnem seguidamente para discutir a forma com isso se dará.

Apesar de os notários já contarem com a CENSEC, ainda há necessidade de se fazer algumas regulamentações no Estado de São Paulo.

Também estamos realizando reuniões com o Dr. José Carlos Alves para a criação da Central do Protesto, cujo projeto já tem algumas características definidas, para implementação em todo o estado, numa tentativa de construção de soluções e outras formas de prestação de serviços.

O registro eletrônico está criando uma nova forma de fazer, uma forma muito mais potente, em termos de poder de informação, do que a atuação isolada e atomizada a que estão acostumados os notários e registradores.

A criação de uma central não significa a criação de um serviço, mas apenas a mudança da forma como é feita a prestação do serviço.

Uma terceira etapa será a integração de todas as centrais, fazer com que uma central possa conversar com a outra, de maneira a possibilitar a troca de informações e a solicitação de serviços, mas de forma automática.

As centrais já se comunicam entre si porque elas estão sendo criadas com a observância dos mesmos critérios, isto é, com formato aberto, software livre, enfim, com padrões reconhecidos pelo governo federal, evitando assim as surpresas e novidades.

Essa etapa de integração visa o intercâmbio de informações não apenas entre as centrais de serviços compartilhados, mas também com os órgãos com os quais a atividade extrajudicial já se comunica normalmente, como, por exemplo, o Poder Judiciário, os entes federais, órgãos de pesquisa, e mesmo as entidades privadas.

A ideia é, portanto, promover a abertura de um campo infinito de troca de informações.

A quarta etapa são as matrículas e escrituras digitais. Tudo que fizemos até agora é uma criação de sistemas que tem por finalidade a prestação do serviço eletrônico de forma intercambiada.

Outro passo a seguir é a virtualização interna da escrituração dos atos de registros e dos atos notariais, a partir da constituição do Livro Eletrônico.

Essa questão ainda não está regulamentada, mas estamos há poucos passos de alcançá-la, a partir do grupo de trabalho, que está sob a coordenação do Dr. Flauzilino Araújo dos Santos, Sérgio Jacomino e Joelcio Escobar, em que se discute a regulamentação desse procedimento. A nossa previsão é de que as regras para essa questão deverão estar em vigor até o final do ano.

Uma etapa subsequente são as camadas digitais. Futuramente, toda a informação oficial será encaminhada aos órgãos do governo por camadas digitais. Por meio de uma base de dados, será possível visualizar o território de um município ou de um Estado sob vários aspectos, entre eles, as unidades do registro imobiliário.

São várias as camadas que poderão integrar essa base de dados. Uma camada que traga informações ambientais, como a localização das áreas de preservação permanente, área de florestas, mananciais etc. Uma camada cujo enfoque seja a poluição, a defesa de fronteira, uma camada de análise tributária de arrecadação, enfim, uma infinidade de temas pode ser objeto da criação de uma camada.

Até mesmo o poder público poderá desenhar camadas a partir das informações coletadas por ele. Ele poderá, por exemplo, construir uma camada de saúde pública, em que possa fazer a distribuição de maternidades, hospitais e postos de saúde.

A construção dessa base de dados, em que se é permite a visualização de uma camada digital sobre a outra, representa um poder inimaginável para fins de administração. Poderá haver uma camada digital que tenha por finalidade a tomada de decisões pelo poder judiciário, para a distribuição de comarcas, distribuição de juízes etc.

Tudo que está sendo feito até o momento permitirá a criação de camadas digitais do registro de imóveis, das notas, do protesto, do títulos e documentos, e assim por diante.

Integração é a palavra do futuro. Da era da informatização, a qual já estamos vivendo plenamente, passaremos para a era da integração da informação, em que, a partir do acesso a diversas bases de dados, poderemos ter acesso a um universo infinito de informações.

Documento digital e documento eletrônico

O documento digital é basicamente um documento qualquer codificado em código binário. Pode ser um texto, uma fotografia, um filme, uma música. Se eu codifica-lo em zeros e uns, eu terei um documento digital.

Documento digital não é necessariamente eletrônico. Nada impede que eu codifique uma carta de zeros e uns em papel e lápis. Este será um documento digital, porém, não eletrônico.

Mas qual a razão de ser dos documentos digitais? Qual a razão de ser de codificar uma informação em zeros e uns?

Essa é a única linguagem que os sistemas eletrônicos entendem. Para escrever uma palavra em sistemas eletrônicos só podem ser utilizadas chavinhas ligadas ou desligadas, daí porque é preciso transformar a informação em código binário.

O documento eletrônico é algo que depende de um aparato eletrônico para ser codificado, interpretado, lido, analisado, gravado, armazenado, alterado e digitado.

Se analisarmos a expressão em sua essência, veremos que eletrônico não é o documento, que é binário, mas sim, o seu meio de armazenamento, leitura e emissão. Para ler um documento precisamos de um computador, de um leitor de DVD, de pen drives, ou seja, dependemos de aparatos eletrônicos que funcionem a energia elétrica para manusear os documentos.

Documento digital e documento digitalizado

Estamos convivendo com os dois meios. Papel, filmes, fitas de gravação, fotografia impressa, vinil, tudo isso é analógico. Mas tudo isso pode ser convertido para o meio eletrônico.

Quando o documento é produzido em meio eletrônico, já em formato binário e com equipamentos eletrônicos, temos o documento digital. Isto é, um documento formado em meio digital, com as garantias de validade e autenticidade.

Opõe-se a isso o documento digitalizado, aquele documento analógico que passa por um processo de transformação, por exemplo, uma fotografia, que ao ser escaneada, gera uma cópia digitalizada. Mas a validade desses documentos digitalizados sempre gera certa discussão.

Interoperabilidade

Para que esses documentos possam ser operados em meios eletrônicos é obrigatória a utilização de padrões previamente definidos pelo governo, a ICP-Brasil – Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira e o E-ping – padrão de interoperabilidade de governo eletrônico – que prevê a utilização daqueles dois tipos de formatos para documentos, o PDF/A-2, uma versão de longa duração do já difundido PDF, e o XML, que não é um formato, mas uma linguagem para a estruturação da informação.

No momento estamos trabalhando com o PDF como forma de documento, mas devemos passar para o arquivo XML.

Diferenças entre PDF e XML

Não existe nenhuma diferença com relação à aparência do documento na tela do computador. O PDF é uma imagem armazenada, o arquivo XML uma informação estruturada. O computador consegue ler o conteúdo do documento XML, ao contrário da imagem que deve ser interpretada por nós através da representação dos caracteres.

Assinatura digital

Muito se tem falado da assinatura digital, do certificado digital, e se os dois são a mesma coisa ou não.

Assinatura digital é um conceito genérico, bastante amplo e que compreende o certificado digital.

A assinatura é uma forma de autenticação. A senha do cartão bancário que utilizamos para efetuar o pagamento de uma conta é uma assinatura digital reconhecida pelo banco. Também é uma assinatura digital, quando inserimos um sinal gráfico em documentos redigidos.

O certificado digital, que é o que nos interessa, porque empregamos na nossa atividade, depende de um maior nível de segurança da integridade e da autenticidade. É uma ferramenta construída debaixo de uma hierarquia de autenticações, assim como ocorre com a hierarquia da ICP-Brasil, que tem o ITI como primeira autoridade. (O ITI não é autoridade de certificação).

Ou seja, lanço minha senha e uma entidade externa, como por exemplo, o Serasa, Receita Federal, OAB, entre as inúmeras certificadoras, garante que aquela assinatura é minha, além de também garantir a integridade do documento.

O sistema de conferência online é outra forma de confirmação de autenticidade e integridade. Costuma ser utilizado nos documentos extraídos do sistema do poder judiciário. Por exemplo, eu emito um extrato, lanço um código de confirmação no site do Tribunal de Justiça e o sistema retorna a imagem do original com a informação de que aquilo é um documento oficial. Porém, o documento que está em minhas mãos é mera cópia e não serve como prova para nada.

O problema apenas é a falta de portabilidade, isto é, o fato de a confirmação da autenticidade não estar no documento que estou portando, mas, sim, no sistema.

O certificado de atributo e o certificado de carimbo do tempo são muito importantes, mas ainda não estão em operação. Também são regulamentados pela ICP-Brasil.

O certificado digital diz quem assina o documento. Mas quem garante que dito autor tem atribuição para assinar aquele documento?

O certificado digital não tem essa tarefa. Quando recebo um documento eletrônico, não sei se quem está assinando detém essa atribuição. Se eu receber uma certidão digital do registro de imóveis, eu não tenho como saber se a pessoa que está assinando é de fato o oficial daquela unidade, e se não está impedido, por qualquer razão, de subscrever aquele ato. Essa é a missão do certificado de atributo.

Desse modo, uma certidão imobiliária, por exemplo, virá com dois certificados, o certificado de quem assina, que tem por finalidade a confirmação da autoria da assinatura, e o certificado de atributo.

O carimbo do tempo é o datador externo, um outro certificado que vai confirmar a data em que o documento foi assinado.

Temos uma grande e breve necessidade de operação desses certificados para a circulação de documentos eletrônicos Brasil afora. Por ora, só o que temos são algumas soluções paliativas.

Em São Paulo: Provimentos 42/2012 e 11/2013

No item 258 das Normas de Serviço da Corregedoria está a relação dos serviços eletrônicos já criados no Estado de São Paulo, em operação ou potencialmente em possibilidade de operação no site Central Registradores de Imóveis.

São eles:

Ofício Eletrônico; Penhora Eletrônica de Imóveis (Penhora Online); Certidão Digital; Matrícula Online; Pesquisa Eletrônica; Protocolo Eletrônico de Títulos (e-Protocolo); Repositório Confiável de Documento Eletrônico (RCDE); Acompanhamento Registral Online; Monitor Registral;

O ofício eletrônico é hoje um serviço, exclusivo para o poder judiciário, de busca de informações nos registros de imóveis do Estado de São Paulo. Essa busca só pode ser feita por intermédio desse módulo que retorna a informação quase que instantaneamente.

A Penhora Eletrônica de Imóveis também é um módulo que recepciona, para fins de averbação e o registro, os mandados de realização de penhora dos imóveis no Estado de São Paulo.

A Certidão Digital, como consta do próprio nome, são as certidões emitidas e encaminhadas por meio eletrônico.

A Matrícula Online é um sistema de busca e visualização da matrícula, no formato PDF, de imóveis localizados em todo o Estado de São Paulo, também de forma instantânea.

A Pesquisa Eletrônica e o Protocolo Eletrônico de Títulos, ou seja, é o próprio protocolo que receberá os títulos eletrônicos. Ao lado dele, um Repositório para os documentos que acompanham os títulos.

O acompanhamento registral online permite ao interessado o acompanhamento de toda a tramitação do título, desde o momento da protocolização.

E o Monitor Registral é uma ferramenta que mantém o interessado atualizado sobre eventuais alterações relacionadas com a matrícula.

A Correição Online é um modo de fiscalização ativa, ou seja, é o próprio sistema que informa à Corregedoria os eventuais descumprimentos de prazo.

E, por último, o Cadastro de Regularização Fundiária Urbana, que tem por finalidade realizar o cadastramento de todos os projetos de regularização fundiária registrados nas unidades de registros de imóveis do Estado.

Central Registradores de Imóveis

Flauzilino Araújo dos Santos, registrador

Vou falar sobre a Central de Serviços Eletrônicos Compartilhados dos Registradores de Imóveis que objetiva operar o registro eletrônico de imóveis.

A Central foi desenvolvida para funcionamento em todo o território nacional. Firmamos um termo de cooperação técnica com o Instituto de Registro Imobiliário do Brasil, e os serviços desenvolvidos na Central, alguns deles, resultaram de acordos de cooperação técnica com o CNJ, porém, todos foram normatizados pela Corregedoria Geral da Justiça do Estado de São Paulo.

Temos uma plataforma unificada que atendem dois sites. Um site para acesso exclusivo do poder judiciário e órgãos da administração pública, o www.oficioeletronico.com.br e o site www.registradores.org.br, para acesso das pessoas físicas e jurídicas. Ambos os sites requisitam e trafegam numa plataforma unificada.

Desenvolvemos esses sistemas com suporte legal, baseados, especialmente, no art. 236 da Constituição Federal, e nas Leis 6.015/73 e 8.935/94, que disciplinam, taxativamente, que os livros, fichas, documentos, papeis, imagens, dados, sistemas, deverão permanecer sempre sob a guarda e responsabilidade do titular do serviço de registro, que zelará e responderá pela sua ordem, segurança e conservação.

Esse é um ponto importante que temos afirmado institucionalmente. Estamos resistindo a muitas iniciativas de poderes públicos e de entes privados que desejam insistentemente fazer a gestão dos dados e das imagens dos cartórios. Atualmente há uma iniciativa forte do governo federal que estamos bravamente resistindo.

No que se refere ao desenvolvimento da Central do Registro de Imóveis, criamos dois ambientes compartilhados. O primeiro deles é o banco de dados light, que traz algumas informações do indicador pessoal do registro de imóveis, como o número do CPF ou CNPJ, nome do titular do direito, número da matrícula e número do cartório.

O outro ambiente compartilhado são os servidores de backup que são colocados à disposição dos registradores imobiliários.

Apesar do grande espaço, a disponibilização para backup dos dados e imagens é limitada. Mesmo assim, temos conseguido atender a todos os cartórios, desde os grandes aos menores.

Tanto o banco de dados light quanto os nossos servidores para backup funcionam como um ambiente próprio do oficial.

Pode acontecer o falecimento de um oficial e sua senha não ser do conhecimento de seu substituto, ou de qualquer outra pessoa. Essa é uma questão que não foi objeto de estudo pela CGJ, mas para evitar problemas deste tipo, há a possibilidade de o cartório ter um servidor dedicado no mesmo Datacenter onde está a nossa infraestrutura, em outro Datacenter, ou, ainda, ter um servidor dedicado no próprio cartório, desde que a unidade disponha de recursos humanos capazes de operar o sistema. O oficial ficará livre para fazer a escolha que melhor reflita o que disciplina a nossa legislação e as NSCGJ – Normas de Serviço da Corregedoria.

Uma vez feita a solicitação na Central do Registro de Imóveis, o sistema irá buscar a informação e devolvê-la no ambiente onde ela está localizada.

Já construímos uma infraestrutura capaz de responder positivamente aos desafios da sociedade da informação e do governo eletrônico.

Na nossa infraestrutura há uma autoridade certificadora, para emissão de certificados digitais, de propriedade das entidades representativas dos registros IRIB, ARPEN-SP e CDT – Centro de Estudos e Distribuição de Títulos e Documentos. Essa autoridade certificadora tem permitido aos registradores ter voz e voto em todos os foros onde se discute o documento eletrônico.

Nos primeiros momentos em que se discutia o documento eletrônico tivemos assento no único comitê gestor técnico da ICP-Brasil, por intermédio do Dr. Sérgio Jacomino, que foi relator de importantes documentos que culminaram com a consolidação do documento eletrônico.

A ARISP é uma autoridade de registro para emissão efetiva dos certificados digitais.

Para que todos os cartórios possam operar no registro eletrônico, mesmo os que dispõem de estrutura de informatização, criamos alguns softwares que são distribuídos gratuitamente para os registradores de imóveis. Um deles é o Assinador Digital Registral, o primeiro oferecido gratuitamente para download na web. Na época, esse assinador digital custava em torno de R$350, mas nós disponibilizamos gratuitamente como forma de contribuição para a disseminação e implementação da economia digital no país.

Temos orgulho em dizer que nosso assinador foi recomendado pelo próprio ITI – Instituto de Tecnologia da Informação, e grandes empresas, como a Vale, adotaram o nosso assinador na sua tecnologia.

Desenvolvemos um outro sistema chamado Certidão Express. De acordo com a Lei 11.977/09, no artigo 38, os documentos que emigram do registro de imóveis devem atender à arquitetura ICP-Brasil e ao padrão e-PING.

No padrão e-PING, além do XML, o documento de longa duração é no formato PDF-A.

Os provimentos da Corregedoria Geral da Justiça de São Paulo disciplinam que as certidões emitidas pelos registros devem ter o formato de longa duração, qual seja o PDF-A.

Desenvolvemos um aplicativo que tem por finalidade a conversão de um documento em qualquer formato para o formato PDF-A, com a inclusão de metadados, que possibilita a localização de um documento em frações de segundos.

Esse software busca a imagem da matrícula ou o texto do Word e transforma em PDF-A, com a inclusão de metadados e assinatura digital. É um sistema que facilita muito a atividade diária do cartório. E qualquer escâner de R$ 300 pode funcionar no sistema eletrônico.

A estrutura que temos disponível para os registradores que assumirão o registro de imóveis é o banco de dados light, o backup online, de até um terabyte por cartório, o servidor virtual, em nuvem privada, e o papel de segurança registral.

A correição online é um sistema que permite a Corregedoria Geral da Justiça promover a fiscalização à distância. A partir dela a Corregedoria poderá fazer o controle dos prazos, saber, por exemplo, se uma penhora online foi prenotada ou se uma certidão foi emitida dentro do prazo previsto nas normas de serviço.

O próprio sistema gera um email automático enviado para o oficial e ao DIGOGE, informando a serventia de eventuais desatualizações no seu sistema de dados, ausência de prenotação dentro do prazo estabelecido etc.

A qualquer momento, os juízes da CGJ poderão acessar o sistema e gerar relatórios gerenciais e o juiz corregedor permanente poderá fazer o acompanhamento online de todos esses dados.

 [1] Antônio Carlos Alves Braga Jr. é  juiz-auxiliar da Corregedoria-Geral da Justiça de São Paulo e coordenador do Grupo de Trabalho do sREI – Sistema de Registro Eletrônico de Imóveis.

[2] Flauzilino Araújo dos Santos é registrador imobiliário na Capital de São Paulo e Presidente da ARISP – Associação dos Registradores de Imóveis do Brasil.

O 4º Curso de Iniciação na Atividade Registral e Notarial de São Paulo realizou-se entre os dias 6 e 7 de junho de 2013 no Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo, Palácio MMDC, São Paulo, Capital.

As fotos são de autoria de Carlos A. Petelinkar. A edição de Sérgio Jacomino.