CGJSP

LGPD e o Registro de Imóveis – informação à CGJSP

SJ IRIB, LGPDP, NEAR , ,

Apresentação

A informação que o leitor vê abaixo foi o resultado de debates internos da diretoria do IRIB. A informação que afinal foi encaminhada à CGJSP pode ter sido modificada em virtude de sugestões recebidas no transcurso das discussões.

Posteriormente, a 10/9/2020, seria publicado o parecer proferido no Processo CG 109.323/2019 e editado o Provimento CG 23/2020 que dispôs sobre “o tratamento e proteção de dados pessoais pelos responsáveis pelas delegações dos serviços extrajudiciais de notas e de registro de que trata o art. 236 da Constituição da República e acrescenta os itens 127 a 152.1 do Capítulo XIII do Tomo II das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça”.

O dossiê relativo ao dito processo pode ser consultado na Kollemata: http://kollsys.org/pdp

Disponibilizo aqui o teor da informação tal e como foi debatida no âmbito do IRIB. (SJ).

IRIB – passado e futuro

O INSTITUTO DE REGISTRO IMOBILIÁRIO DO BRASIL – IRIB, entidade representativa da classe dos registradores de imóveis, inscrito no CNPJ sob o nº 44.063.014/0001-20, com sede na Av. Paulista, 2.073 – Horsa I – Conjuntos 1.201 e 1.202 – Bairro Cerqueira César, CEP.: 01311-300 – São Paulo/SP, vem, respeitosamente, por meio de seu Presidente, Sérgio Jacomino, à presença de Vossa Excelência, apresentar sua MANIFESTAÇÃO em relação ao processo em epígrafe, que tem por proposta a edição de norma regulamentando a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD (Lei nº 13.709/2018), conforme segue adiante.

O IRIB, ao longo da última década, dedicou-se com especial interesse ao tema da proteção de dados pessoais na perspectiva da publicidade jurídico-registral. Assim, no já longínquo ano de 2005, na cidade de São Paulo, o Instituto promoveu o Encontro Internacional Proteção de Dados, Novas Tecnologias e Direito à Privacidade nos Registros Públicos [mirror], evento que congregou juristas brasileiros e do exterior, reunidos para discutir temas relacionados com os que são objeto deste processo [1].

Mais recentemente, no transcurso dos anos de 2011 e 2012, dedicamo-nos a construir o arcabouço conceitual do SREI – Sistema de Registro Eletrônico de Imóveis, em projeto capitaneado pelo CNJ, com colaboração dos registradores imobiliários paulistas e apoio científico do LSITEC – Laboratório de Sistemas Integráveis Tecnológico.

O resultado dos trabalhos empreendidos naquele núcleo foi repercutido em ato pioneiro, baixado pela Eg. Corregedoria Geral da Justiça do Estado de São Paulo, por meio do Provimento 42/2012, posteriormente assimilado e veiculado por meio da Recomendação CNJ 14/2014, com o estabelecimento de regras gerais e diretrizes que deveriam ser observadas pelas Corregedorias dos Estados [2].

Na documentação técnica recepcionada pelo Conselho Nacional de Justiça, há um claro delineamento das funções registrais em meios eletrônicos em atenção à tutela dos dados privados dos titulares de direitos inscritos. As diretrizes que visavam preservar, de um lado, a privacidade dos dados pessoais e por outro vincavam os limites da publicidade registral em meios eletrônicos, tal e como serão abordados no parecer que se segue, foram objeto de intensos debates. Sobre o tratamento de dados pessoais, no ambiente eletrônico do SREI, ficou assim consignado nos documentos do SREI:

“Os dados do SREI possuem informações críticas relacionadas à privacidade das pessoas, como, por exemplo, endereço, estado civil, bens de direito que possui e valores destes bens de direito. Apesar da obrigatoriedade de acesso público destas informações, este acesso deve ser controlado a fim de garantir a privacidade dos dados das pessoas.

Os dados dos colaboradores também são informações que devem ser tratadas de forma a garantir a privacidade das informações” [3].

A construção da arquitetura do SREI recepcionava as conclusões a que chegaram os registradores pelos trabalhos pioneiros desenvolvidos e promovidos pelo IRIB.

Posteriormente, no bojo da NEAR-lab (Laboratório do Núcleo Avançado do Registro Eletrônico de Imóveis), incubado na atual gestão no IRIB, sob a coordenação da engenheira mecatrônica, Mst. ADRIANA JACOTTO UNGER, promoveu-se a POC-SREI (proof of concept do SREI), em que os temas teóricos ventilados nos encontros e nos projetos desenvolvidos pelo CNJ ganharam concretude e aplicação prática [4].

Mais recentemente, entre os dias 2 e 3 de setembro de 2019, em parceria com a Escola Paulista da Magistratura e a ARPEN-SP, O NEAR-lab e o IRIB promoveram o seminário Proteção de Dados Pessoais e os Registros Públicos, evento que congregou registradores, magistrados e outros profissionais do direito interessado no tema. Os artigos e palestras foram registrados nas páginas do tradicional Boletim do IRIB em Revista, cuja edição circula entre juristas e profissionais da área de registros e notas [5].

O pequeno sumário do trabalho desenvolvido ao longo dos últimos anos pelo IRIB se justifica para que Vossa Excelência possa ter acesso ao material que reputamos de grande valia para as importantes decisões que serão tomadas pela Egrégia Corregedoria Geral de Justiça do Estado de São Paulo.

Diretrizes – a missão do IRIB

O IRIB congrega os registradores imobiliários de todo o Brasil. No intuito de se obter diretrizes potencialmente aplicáveis a todo o país, este Instituto buscou a elaboração de parecer sobre a repercussão da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – Lei Federal n. 13.709 de 2019 – nos registros de imóveis (v. anexo), coordenado e elaborado pelo Prof. Dr. Juliano Souza de Albuquerque Maranhão, do Departamento de Filosofia e Teoria Geral do Direito da Faculdade de Direito da Universidade de São Paulo, no âmbito do Instituto Legal Grounds for Privacy Design (Instituto LGPD – www.institutolgpd.com).

Os objetivos que nos animaram a aprofundar os estudos com o Prof. Dr. Juliano Maranhão foram os de municiar os órgãos reguladores do Registro de Imóveis eletrônico no sentido de indicar diretrizes e traçar as linhas gerais que poderão ser aproveitadas para a atividade própria de órgãos reguladores e correcionais do Poder Judiciário.

Finalidades precípuas da publicidade jurídico-registral

Ao tratar do Registro de Imóveis e de suas finalidades essenciais, o Parecer, em suma, concluiu que a lavratura de certidões pelos registradores não se destina à veiculação de dados, mas sim à produção de um meio jurídico de prova. Esta conclusão serviu de base às proposições apresentadas adiante naquilo que diz respeito ao poder-dever dos registradores de “lavrar certidão do que lhes for requerido” e de “fornecer às partes as informações solicitadas”.

Segundo mencionado Parecer, os registradores imobiliários atuam como responsáveis pela configuração da realidade jurídica, ou do “mundo jurídico” (Rechtswelt), constituída por um conjunto de posições e relações jurídicas derivadas de regras jurídicas. Quando o registrador certifica que alguém é proprietário, ou usufrutuário, de um certo e determinado imóvel, está enunciando um conjunto de vínculos jurídicos, resultantes de regras constitutivas de direitos objetivamente válidas. O registrador, ao registrar e certificar, atua como longa manus da sociedade organizada na alocação de posições jurídicas pelos mecanismos da qualificação e da publicidade registrais.

Disso resultam consequências importantes para a publicidade registral. Segundo o Parecer, a publicidade, e a sua efetivação pelo registrador – por exemplo, ao emitir uma certidão – não tem por finalidade a difusão das informações contidas no registro, mas sim a criação de um fato institucional por meio de um ato performativo, ou seja, um ato consistente em um mecanismo válido de prova para quem pretenda realizar negócios jurídicos sobre um certo bem.

Diante destas conclusões, como uma primeira sugestão, mostra-se conveniente consagrar em texto normativo a inadmissibilidade, já reconhecida desde muito tempo pela Corregedoria Geral da Justiça de São Paulo[6], da consulta direta aos livros pelo interessado. O papel do registrador como “mediador” entre os livros e o interessado é reforçado pela nova Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, ao torná-lo garante do direito à autodeterminação informacional.

Certidão de inteiro teor

Outro ponto relacionado à finalidade da publicidade registral, ainda segundo o mencionado Parecer, diz respeito à emissão de certidões pelos registradores contendo elementos históricos da matrícula que se revelem irrelevantes para garantir a segurança das transações imobiliárias atuais, tais como aquisições anteriores, ônus e constrições já cancelados direta ou indiretamente etc. O fornecimento indiscriminado de certidões com estes dados violaria, potencialmente, o direito à autodeterminação informacional.

Nessa medida, advém uma profunda mudança na prática atual na expedição de certidões pelo Registro de Imóveis, já que o fornecimento de certidões de inteiro teor não se coadunará com o novo ambiente legal. No fornecimento de certidão do Registro de Imóveis deverá se dar publicidade tão somente das situações jurídicas vigentes: direitos reais atuais e ônus ativos que recaiam sobre o imóvel, na forma da lei. Essa mudança, contudo, exigirá dos oficiais de registro um considerável período de adaptação, já que o fornecimento de certidões da situação consolidada do imóvel exigirá, dos registradores, análise detida e percuciente da situação do registro antes da expedição de cada certidão.

Período de transição – cronograma e planejamento

O planejamento de prazo e de medidas para a transição é questão que exige maiores estudos, já que trará implicações complexas na realidade prática na diuturnidade das tarefas empreendidas pelas delegações extrajudiciais.

Sugere-se, para tal mister, a criação de grupo de trabalho misto, composto de magistrados e registradores, para estudar especificamente esse tema, a fim de verificar as medidas necessárias a serem adotadas na prática e o prazo requerido para a adaptação.

Por outro lado, a definição de um cronograma temporal para saneamento de todas as matrículas pode ser igualmente uma solução. Outra possibilidade pode ser a postergação até a implementação do Sistema de Registro Eletrônico de Imóveis (SREI), já que ele tem norma que levará a resultado semelhante: conforme observa-se no art. 10, 3, do Provimento 89 do Conselho Nacional de Justiça, foi estabelecido como um dos pilares do SREI a realização da “primeira qualificação eletrônica” e a abertura da matrícula eletrônica. Esta primeira qualificação deverá ser feita de maneira a se obter a situação “consolidada” do imóvel quando da migração ao meio eletrônico, e o consequente descerramento da matrícula eletrônica, formada por dados estruturados. Esta matrícula eletrônica, por sua própria essência, será publicitada por meio de certidões fundadas na situação jurídica atual do imóvel no momento em que solicitadas, nada revelando, como regra, dos fatos e atos anteriores que não mais projetem efeitos jurídicos sobre o bem. Com isso, tem-se que a incompatibilidade da certidão em inteiro teor da matrícula com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais estará saneada, salvo melhor juízo, pela estruturação do SREI baseada no uso da matrícula eletrônica, tal como previsto no Provimento CNJ n. 89/2019.

A mudança na estrutura das certidões, contudo, não decorre da mudança da plataforma do registro em suporte papel para o registro em suporte eletrônico. A mudança se impõe pelo novo marco legal sobre a proteção de dados pessoais.

Ainda, é certo que caberá a esta Egrégia Corregedoria Geral da Justiça definir o melhor momento e o período de transição para que tal mudança seja colocada em prática. Os estudos sobre a transição precisam levar em consideração as dificuldades inerentes à mudança de tal prática, de forma a compatibilizar as demandas do novo marco legal com as limitações operacionais existente na rotina das unidades extrajudiciais.

Assim, como uma segunda sugestão, apresenta-se a adoção como padrão de publicidade registral imobiliária, após período de transição a ser definido, do uso da certidão consolidada – espécie de certidão por quesitos – cujo fornecimento não exigirá qualquer justificativa do solicitante; e, por outro lado, o fornecimento da certidão integral de atos presentes e passados como modalidade excepcional de publicidade, demandando demonstração de interesse.

Observe-se que segundo o já mencionado Parecer, o art. 17 da Lei n. 6.015 de 1973 somente é compatível com o reconhecimento pelo Supremo Tribunal Federal do status constitucional do direito à autodeterminação informacional quando a dispensa de interesse estiver restrita às situações em que a certidão é expedida para que sejam produzidos os efeitos próprios da função registral.

Por conseguinte, naquilo que diz respeito aos deveres de indicação de um Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais (Lei n. 13.709 de 2018, art. 23, III), da formulação e adoção de regras de boas práticas e governança (Lei n. 13.709 de 2018, art. 50), de relatórios de impacto à proteção de dados pessoais (Lei n. 13.709 de 2018, art. 38) e o exercício de acesso facilitado pelo titular dos dados (Lei 13.709 de 2018, art. 9º), sugere-se a formulação de autorização para que possam os registradores adotar soluções coletivas ou colegiadas, por exemplo, por meio do Operador Nacional do Registro Eletrônico de Imóveis (ONR).

Trânsito eletrônico de dados

Não é unicamente relevante, para as considerações trazidas a este processo, as questões relacionadas com o output do sistema – como a publicidade registral, expedição de certidões, informações etc. Releva, igualmente, o input, ou seja: o acesso e o trânsito de informações entre os usuários e os oficiais de Registro de Imóveis.

Merecem especial atenção a entrada de títulos, requisições e as várias demandas que aportam o sistema registral eletrônico em meios digitais, transitando por entidades intermediárias – como Centrais Estaduais e o próprio ONR. Ou seja, além da mudança na estrutura das certidões, o Parecer aponta ainda para outras importantes repercussões da LGPD no âmbito do Registro Imobiliário, impondo-se cuidadoso estudo na compreensão dos intercâmbios eletrônicos entre os usuários e as serventias, destinatárias e emissoras de informações – o que poderá ser apreciado pelo grupo de estudos ora proposto.

Por fim, há aspectos que, salvo superior entendimento de Vossa Excelência, igualmente devem merecer a consideração da autoridade judiciária: o compartilhamento de dados pessoais com terceiros (entidades públicas e privadas), além do planejamento da uniformização de práticas e estruturação de governança sobre proteção de dados e privacidade no âmbito registral, a elaboração de Relatórios de Impacto à Proteção de Dados Pessoais, avisos de privacidade, designação de Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais, entre outros temas relevantes e conexos.

Ao ensejo, renovamos nossos protestos da mais alta estima e distinta consideração, ao mesmo tempo em que permanecemos à disposição de Vossa Excelência para quaisquer esclarecimentos julgados necessários.

São Paulo, 9 de julho de 2020.

SÉRGIO JACOMINO
Presidente do Instituto de Registro Imobiliário do Brasil – IRIB

Notas

[1] O encontro internacional foi promovido pelo Irib em parceria com a AASP – Associação dos Advogados de S. Paulo, e se realizou entre os dias 28 e 29 de setembro de 2005, reunindo cerca de cem operadores do direito, todos voltados para as palestras e debates com os maiores especialistas em direito registral e informatização de Espanha e Brasil. Buscou-se a melhoria do sistema registral imobiliário em face dos avanços tecnológicos e revelando preocupação com a preservação do direito à privacidade, indispensáveis ao Estado Democrático de Direito e ao desenvolvimento socioeconômico do país. O resultado pode ser conferido na Revista de Direito Imobiliário, ed. 59, de dezembro de 2005, com seção especial dedicada ao tema. Vide Boletim do IRIB n. 322, jul./set. 2005, pp. 118 et seq.

[2] V. art. 1°: “Recomendar às Corregedorias Gerais da Justiça que na regulamentação ou na autorização de adoção de sistema de registro eletrônico por responsável por delegação de Registro de Imóveis, inclusive quando prestados com uso de centrais eletrônicas, sejam adotados os parâmetros e requisitos constantes do modelo de sistema digital para implantação de Sistemas de Registro de Imóveis Eletrônico – S-REI elaborado pela Associação do Laboratório de Sistemas Integráveis Tecnológicos – LSI-TEC em cumprimento ao contrato CNJ n° 01/2011”.

[3] V. NAVA. Matteo, BERNAL, Volnys. SREI – Sistema de Registro Eletrônico Imobiliário – Parte 4 – Auditoria Operacional de TIC – B – Requisitos para o Ambiente Operacional de TI. São Paulo: Lsitec/CNJ, 30/5/2012, item 3.2.10, p. 33. Acesso: http://kollsys.org/p4g.

[4] Para acesso à POC-SREI, acesse: https://near-lab.com/2020/02/14/poc-srei/.

[5] Para acesso integral à publicação: http://kollsys.org/p4h.

[6] Cf. Processo CGJSP 42.249/2005. Acesso: http://kollsys.org/8oz

SREI – Serviço de Registro Eletrônico de Imóveis

SJ Registro de Imóveis , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,

4º Curso de Iniciação na Atividade Registral e Notarial de São Paulo

O 4º Curso de Iniciação na Atividade Registral e Notarial, realizado pela Corregedoria-Geral da Justiça do Estado de São Paulo entre os dias 6 e 7 de junho de 2013, no bojo do Programa EDUCARTÓRIO – Educação Continuada de Cartórios, sob a direção do des. Ricardo Dip, rendeu inúmeros debates e discussões de capital importância para toda a categoria profissional.

Nesta edição, publicamos o extrato das exposições feitas no dia 7.6 pelo magistrado Antônio Carlos Alves Braga Jr.1 e pelo registrador paulistano Flauzilino Araújo dos Santos2.

Registro público eletrônico

Antônio Carlos Alves Braga Junior – juiz auxiliar da Corregedoria Geral da Justiça.

Antônio Carlos Alves Braga Jr.
Antônio Carlos Alves Braga Jr.

Mudando-se o meio, muda-se a forma. Temos à nossa frente uma perspectiva de revolução muito grande.

A tecnologia já não é mais nenhuma novidade para nós, mas a sua incorporação nas atividades notariais e de registro ainda contém uma característica de novidade.

Para a aplicação da tecnologia, dependemos de normatização, do estabelecimento de regras e da observância de certos padrões. Não é como ocorre em outras atividades privadas em que se pode simplesmente incorporar a modernidade e a tecnologia para se alcançar maior eficiência.

Precisamos tomar muito cuidado com os regramentos, para que possamos empregar as ferramentas tecnológicas com validade e segurança jurídicas e também com segurança operacional.

Sei que ferramentas tecnológicas não nos faltam. Softwares, Hardwares e todos os tipos de soluções surgem e vem sendo utilizadas a cada dia mais. A dificuldade, porém, não é esta. A dificuldade está na escolha das ferramentas e na forma de utilização na organização do serviço.

SREi – Sistema de Registro de Imóveis Eletrônico

Juntamente com a ARISP, começamos um estudo no CNJ que visa à criação de um sistema de registro eletrônico em âmbito nacional.

Em São Paulo, há mais de dez anos são feitas pesquisas e investimentos para o desenvolvimento desse sistema, sempre contando com a colaboração da Corregedoria Geral da Justiça. Nesta gestão, por seu Corregedor Desembargador José Renato Nalini, temos toda a retaguarda e estímulo necessários para o desenvolvimento e implantação do sistema.

A nossa fonte é a Lei 11.977/09. Embora a lei não tenha feito essa especificação, ao tratar do Programa Minha Casa Minha Vida, parece ter previsto de forma implícita o registro eletrônico de imóveis. Ou seja, existe uma previsão genérica na Lei para o registro. O entendimento hoje é de que todas as especialidades de registros – Registro Civil de Pessoas Naturais, Registro Civil de Pessoas Jurídicas, Registro de Imóveis – terão de operar em meios eletrônicos, até 7 de julho de 2014.

O Brasil está dormindo em relação a esse tema. Para operar o registro eletrônico, muita transformação há que ser feita. E, com exceção do Estado de São Paulo, muito pouco tem sido feito em relação a isso.

Desde o mês de abril último, o Estado de São Paulo já conta com toda a base normativa necessária para a operação do registro eletrônico (Provimento 11/2013 e Provimento 42/2012).

O registro eletrônico vai muito além do registro de imóveis, ele esbarra na atividade notarial, uma vez que não é possível a tramitação de registro eletrônico no registro de imóveis sem a produção de um título eletrônico na especialidade de notas.

Mais do que a base normativa, a cidade de São Paulo também conta com a infraestrutura implantada. Ao longo dos últimos 8 anos, a ARISP realizou pesquisas relacionadas ao desenvolvimento de sistemas e hoje já tem uma plataforma de registro eletrônico em condições imediatas de operação. E mais do que isto. Essa plataforma está pronta para operar em todo o Brasil, se for o caso. Com um ato normativo baixado pelo CNJ, uma Resolução ou um Provimento da Corregedoria, ela poderá ser transformada em uma plataforma nacional.

Etapas da virtualização – É exatamente o que se está fazendo, estamos saindo do papel para operar a informação em meios eletrônicos.

Prestação de serviços eletrônicos – Cada oficial de registro de imóveis passará a realizar algumas atividades de forma eletrônica. Isso já vem acontecendo há algum tempo. No momento em que se começa a fazer o indicador pessoal e o indicador real por meio de computador, já se estão operando serviços eletrônicos.

Com o emprego do certificado digital, podemos emitir certidões eletrônicas. Isso é um serviço eletrônico pulverizado, praticado localmente.

Integração dos serviços por intermédios de centrais – Foi exatamente o que fez o Provimento 42/2012, que instituiu a Central de Serviços Eletrônicos Compartilhados dos registradores de imóveis do estado de São Paulo.

Essa Central de Serviços Eletrônicos é apenas uma estrutura de software e hardware operada pela ARISP, mas que é resultado de uma ação conjunta da atividade extrajudicial com a Corregedoria Geral da Justiça.

Por intermédio do Provimento 42, o que se fez foi reconhecer que a atividade extrajudicial, no caso o registro de imóveis, está apta a operar serviços eletrônicos de forma integrada e a gerir o sistema. A tarefa do Judiciário é apenas de regulação e vinculação de todos os registradores de imóveis do Estado ao sistema.

Esse é o primeiro grande passo. No atual mundo não há mais espaço para o trabalho isolado, cada registrador de imóveis desenvolvendo o seu sistema de informática, o seu sistema de documentos eletrônicos. Precisamos formar superestruturas onde cada cartório de registro de imóveis represente a célula de um organismo. Todos os cartórios têm que estar integrados ao sistema. Se alguém quiser saber se determinada pessoa possui um imóvel, essa resposta só será efetiva com a participação de todos os registros. Assim como também não faz sentido que uma ordem de indisponibilidade de bens seja comunicada ou observada apenas por uma ou outra unidade, é necessária a participação do conjunto. Por isso que a instituição deve funcionar como um organismo, isto é, o registro imobiliário do Estado de São Paulo, e, muito em breve, o sistema de registro imobiliário nacional.

Também já está em andamento a criação das Centrais de Serviços Eletrônicos Compartilhados das demais especialidades. Foram criados grupos de trabalho que se reúnem seguidamente para discutir a forma com isso se dará.

Apesar de os notários já contarem com a CENSEC, ainda há necessidade de se fazer algumas regulamentações no Estado de São Paulo.

Também estamos realizando reuniões com o Dr. José Carlos Alves para a criação da Central do Protesto, cujo projeto já tem algumas características definidas, para implementação em todo o estado, numa tentativa de construção de soluções e outras formas de prestação de serviços.

O registro eletrônico está criando uma nova forma de fazer, uma forma muito mais potente, em termos de poder de informação, do que a atuação isolada e atomizada a que estão acostumados os notários e registradores.

A criação de uma central não significa a criação de um serviço, mas apenas a mudança da forma como é feita a prestação do serviço.

Uma terceira etapa será a integração de todas as centrais, fazer com que uma central possa conversar com a outra, de maneira a possibilitar a troca de informações e a solicitação de serviços, mas de forma automática.

As centrais já se comunicam entre si porque elas estão sendo criadas com a observância dos mesmos critérios, isto é, com formato aberto, software livre, enfim, com padrões reconhecidos pelo governo federal, evitando assim as surpresas e novidades.

Essa etapa de integração visa o intercâmbio de informações não apenas entre as centrais de serviços compartilhados, mas também com os órgãos com os quais a atividade extrajudicial já se comunica normalmente, como, por exemplo, o Poder Judiciário, os entes federais, órgãos de pesquisa, e mesmo as entidades privadas.

A ideia é, portanto, promover a abertura de um campo infinito de troca de informações.

A quarta etapa são as matrículas e escrituras digitais. Tudo que fizemos até agora é uma criação de sistemas que tem por finalidade a prestação do serviço eletrônico de forma intercambiada.

Outro passo a seguir é a virtualização interna da escrituração dos atos de registros e dos atos notariais, a partir da constituição do Livro Eletrônico.

Essa questão ainda não está regulamentada, mas estamos há poucos passos de alcançá-la, a partir do grupo de trabalho, que está sob a coordenação do Dr. Flauzilino Araújo dos Santos, Sérgio Jacomino e Joelcio Escobar, em que se discute a regulamentação desse procedimento. A nossa previsão é de que as regras para essa questão deverão estar em vigor até o final do ano.

Uma etapa subsequente são as camadas digitais. Futuramente, toda a informação oficial será encaminhada aos órgãos do governo por camadas digitais. Por meio de uma base de dados, será possível visualizar o território de um município ou de um Estado sob vários aspectos, entre eles, as unidades do registro imobiliário.

São várias as camadas que poderão integrar essa base de dados. Uma camada que traga informações ambientais, como a localização das áreas de preservação permanente, área de florestas, mananciais etc. Uma camada cujo enfoque seja a poluição, a defesa de fronteira, uma camada de análise tributária de arrecadação, enfim, uma infinidade de temas pode ser objeto da criação de uma camada.

Até mesmo o poder público poderá desenhar camadas a partir das informações coletadas por ele. Ele poderá, por exemplo, construir uma camada de saúde pública, em que possa fazer a distribuição de maternidades, hospitais e postos de saúde.

A construção dessa base de dados, em que se é permite a visualização de uma camada digital sobre a outra, representa um poder inimaginável para fins de administração. Poderá haver uma camada digital que tenha por finalidade a tomada de decisões pelo poder judiciário, para a distribuição de comarcas, distribuição de juízes etc.

Tudo que está sendo feito até o momento permitirá a criação de camadas digitais do registro de imóveis, das notas, do protesto, do títulos e documentos, e assim por diante.

Integração é a palavra do futuro. Da era da informatização, a qual já estamos vivendo plenamente, passaremos para a era da integração da informação, em que, a partir do acesso a diversas bases de dados, poderemos ter acesso a um universo infinito de informações.

Documento digital e documento eletrônico

O documento digital é basicamente um documento qualquer codificado em código binário. Pode ser um texto, uma fotografia, um filme, uma música. Se eu codifica-lo em zeros e uns, eu terei um documento digital.

Documento digital não é necessariamente eletrônico. Nada impede que eu codifique uma carta de zeros e uns em papel e lápis. Este será um documento digital, porém, não eletrônico.

Mas qual a razão de ser dos documentos digitais? Qual a razão de ser de codificar uma informação em zeros e uns?

Essa é a única linguagem que os sistemas eletrônicos entendem. Para escrever uma palavra em sistemas eletrônicos só podem ser utilizadas chavinhas ligadas ou desligadas, daí porque é preciso transformar a informação em código binário.

O documento eletrônico é algo que depende de um aparato eletrônico para ser codificado, interpretado, lido, analisado, gravado, armazenado, alterado e digitado.

Se analisarmos a expressão em sua essência, veremos que eletrônico não é o documento, que é binário, mas sim, o seu meio de armazenamento, leitura e emissão. Para ler um documento precisamos de um computador, de um leitor de DVD, de pen drives, ou seja, dependemos de aparatos eletrônicos que funcionem a energia elétrica para manusear os documentos.

Documento digital e documento digitalizado

Estamos convivendo com os dois meios. Papel, filmes, fitas de gravação, fotografia impressa, vinil, tudo isso é analógico. Mas tudo isso pode ser convertido para o meio eletrônico.

Quando o documento é produzido em meio eletrônico, já em formato binário e com equipamentos eletrônicos, temos o documento digital. Isto é, um documento formado em meio digital, com as garantias de validade e autenticidade.

Opõe-se a isso o documento digitalizado, aquele documento analógico que passa por um processo de transformação, por exemplo, uma fotografia, que ao ser escaneada, gera uma cópia digitalizada. Mas a validade desses documentos digitalizados sempre gera certa discussão.

Interoperabilidade

Para que esses documentos possam ser operados em meios eletrônicos é obrigatória a utilização de padrões previamente definidos pelo governo, a ICP-Brasil – Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira e o E-ping – padrão de interoperabilidade de governo eletrônico – que prevê a utilização daqueles dois tipos de formatos para documentos, o PDF/A-2, uma versão de longa duração do já difundido PDF, e o XML, que não é um formato, mas uma linguagem para a estruturação da informação.

No momento estamos trabalhando com o PDF como forma de documento, mas devemos passar para o arquivo XML.

Diferenças entre PDF e XML

Não existe nenhuma diferença com relação à aparência do documento na tela do computador. O PDF é uma imagem armazenada, o arquivo XML uma informação estruturada. O computador consegue ler o conteúdo do documento XML, ao contrário da imagem que deve ser interpretada por nós através da representação dos caracteres.

Assinatura digital

Muito se tem falado da assinatura digital, do certificado digital, e se os dois são a mesma coisa ou não.

Assinatura digital é um conceito genérico, bastante amplo e que compreende o certificado digital.

A assinatura é uma forma de autenticação. A senha do cartão bancário que utilizamos para efetuar o pagamento de uma conta é uma assinatura digital reconhecida pelo banco. Também é uma assinatura digital, quando inserimos um sinal gráfico em documentos redigidos.

O certificado digital, que é o que nos interessa, porque empregamos na nossa atividade, depende de um maior nível de segurança da integridade e da autenticidade. É uma ferramenta construída debaixo de uma hierarquia de autenticações, assim como ocorre com a hierarquia da ICP-Brasil, que tem o ITI como primeira autoridade. (O ITI não é autoridade de certificação).

Ou seja, lanço minha senha e uma entidade externa, como por exemplo, o Serasa, Receita Federal, OAB, entre as inúmeras certificadoras, garante que aquela assinatura é minha, além de também garantir a integridade do documento.

O sistema de conferência online é outra forma de confirmação de autenticidade e integridade. Costuma ser utilizado nos documentos extraídos do sistema do poder judiciário. Por exemplo, eu emito um extrato, lanço um código de confirmação no site do Tribunal de Justiça e o sistema retorna a imagem do original com a informação de que aquilo é um documento oficial. Porém, o documento que está em minhas mãos é mera cópia e não serve como prova para nada.

O problema apenas é a falta de portabilidade, isto é, o fato de a confirmação da autenticidade não estar no documento que estou portando, mas, sim, no sistema.

O certificado de atributo e o certificado de carimbo do tempo são muito importantes, mas ainda não estão em operação. Também são regulamentados pela ICP-Brasil.

O certificado digital diz quem assina o documento. Mas quem garante que dito autor tem atribuição para assinar aquele documento?

O certificado digital não tem essa tarefa. Quando recebo um documento eletrônico, não sei se quem está assinando detém essa atribuição. Se eu receber uma certidão digital do registro de imóveis, eu não tenho como saber se a pessoa que está assinando é de fato o oficial daquela unidade, e se não está impedido, por qualquer razão, de subscrever aquele ato. Essa é a missão do certificado de atributo.

Desse modo, uma certidão imobiliária, por exemplo, virá com dois certificados, o certificado de quem assina, que tem por finalidade a confirmação da autoria da assinatura, e o certificado de atributo.

O carimbo do tempo é o datador externo, um outro certificado que vai confirmar a data em que o documento foi assinado.

Temos uma grande e breve necessidade de operação desses certificados para a circulação de documentos eletrônicos Brasil afora. Por ora, só o que temos são algumas soluções paliativas.

Em São Paulo: Provimentos 42/2012 e 11/2013

No item 258 das Normas de Serviço da Corregedoria está a relação dos serviços eletrônicos já criados no Estado de São Paulo, em operação ou potencialmente em possibilidade de operação no site Central Registradores de Imóveis.

São eles:

Ofício Eletrônico; Penhora Eletrônica de Imóveis (Penhora Online); Certidão Digital; Matrícula Online; Pesquisa Eletrônica; Protocolo Eletrônico de Títulos (e-Protocolo); Repositório Confiável de Documento Eletrônico (RCDE); Acompanhamento Registral Online; Monitor Registral;

O ofício eletrônico é hoje um serviço, exclusivo para o poder judiciário, de busca de informações nos registros de imóveis do Estado de São Paulo. Essa busca só pode ser feita por intermédio desse módulo que retorna a informação quase que instantaneamente.

A Penhora Eletrônica de Imóveis também é um módulo que recepciona, para fins de averbação e o registro, os mandados de realização de penhora dos imóveis no Estado de São Paulo.

A Certidão Digital, como consta do próprio nome, são as certidões emitidas e encaminhadas por meio eletrônico.

A Matrícula Online é um sistema de busca e visualização da matrícula, no formato PDF, de imóveis localizados em todo o Estado de São Paulo, também de forma instantânea.

A Pesquisa Eletrônica e o Protocolo Eletrônico de Títulos, ou seja, é o próprio protocolo que receberá os títulos eletrônicos. Ao lado dele, um Repositório para os documentos que acompanham os títulos.

O acompanhamento registral online permite ao interessado o acompanhamento de toda a tramitação do título, desde o momento da protocolização.

E o Monitor Registral é uma ferramenta que mantém o interessado atualizado sobre eventuais alterações relacionadas com a matrícula.

A Correição Online é um modo de fiscalização ativa, ou seja, é o próprio sistema que informa à Corregedoria os eventuais descumprimentos de prazo.

E, por último, o Cadastro de Regularização Fundiária Urbana, que tem por finalidade realizar o cadastramento de todos os projetos de regularização fundiária registrados nas unidades de registros de imóveis do Estado.

Central Registradores de Imóveis

Flauzilino Araújo dos Santos, registrador

Flauzilino Araújo dos Santos
Flauzilino Araújo dos Santos

Vou falar sobre a Central de Serviços Eletrônicos Compartilhados dos Registradores de Imóveis que objetiva operar o registro eletrônico de imóveis.

A Central foi desenvolvida para funcionamento em todo o território nacional. Firmamos um termo de cooperação técnica com o Instituto de Registro Imobiliário do Brasil, e os serviços desenvolvidos na Central, alguns deles, resultaram de acordos de cooperação técnica com o CNJ, porém, todos foram normatizados pela Corregedoria Geral da Justiça do Estado de São Paulo.

Temos uma plataforma unificada que atendem dois sites. Um site para acesso exclusivo do poder judiciário e órgãos da administração pública, o www.oficioeletronico.com.br e o site www.registradores.org.br, para acesso das pessoas físicas e jurídicas. Ambos os sites requisitam e trafegam numa plataforma unificada.

Desenvolvemos esses sistemas com suporte legal, baseados, especialmente, no art. 236 da Constituição Federal, e nas Leis 6.015/73 e 8.935/94, que disciplinam, taxativamente, que os livros, fichas, documentos, papeis, imagens, dados, sistemas, deverão permanecer sempre sob a guarda e responsabilidade do titular do serviço de registro, que zelará e responderá pela sua ordem, segurança e conservação.

Esse é um ponto importante que temos afirmado institucionalmente. Estamos resistindo a muitas iniciativas de poderes públicos e de entes privados que desejam insistentemente fazer a gestão dos dados e das imagens dos cartórios. Atualmente há uma iniciativa forte do governo federal que estamos bravamente resistindo.

No que se refere ao desenvolvimento da Central do Registro de Imóveis, criamos dois ambientes compartilhados. O primeiro deles é o banco de dados light, que traz algumas informações do indicador pessoal do registro de imóveis, como o número do CPF ou CNPJ, nome do titular do direito, número da matrícula e número do cartório.

O outro ambiente compartilhado são os servidores de backup que são colocados à disposição dos registradores imobiliários.

Apesar do grande espaço, a disponibilização para backup dos dados e imagens é limitada. Mesmo assim, temos conseguido atender a todos os cartórios, desde os grandes aos menores.

Tanto o banco de dados light quanto os nossos servidores para backup funcionam como um ambiente próprio do oficial.

Pode acontecer o falecimento de um oficial e sua senha não ser do conhecimento de seu substituto, ou de qualquer outra pessoa. Essa é uma questão que não foi objeto de estudo pela CGJ, mas para evitar problemas deste tipo, há a possibilidade de o cartório ter um servidor dedicado no mesmo Datacenter onde está a nossa infraestrutura, em outro Datacenter, ou, ainda, ter um servidor dedicado no próprio cartório, desde que a unidade disponha de recursos humanos capazes de operar o sistema. O oficial ficará livre para fazer a escolha que melhor reflita o que disciplina a nossa legislação e as NSCGJ – Normas de Serviço da Corregedoria.

Uma vez feita a solicitação na Central do Registro de Imóveis, o sistema irá buscar a informação e devolvê-la no ambiente onde ela está localizada.

Já construímos uma infraestrutura capaz de responder positivamente aos desafios da sociedade da informação e do governo eletrônico.

Na nossa infraestrutura há uma autoridade certificadora, para emissão de certificados digitais, de propriedade das entidades representativas dos registros IRIB, ARPEN-SP e CDT – Centro de Estudos e Distribuição de Títulos e Documentos. Essa autoridade certificadora tem permitido aos registradores ter voz e voto em todos os foros onde se discute o documento eletrônico.

Nos primeiros momentos em que se discutia o documento eletrônico tivemos assento no único comitê gestor técnico da ICP-Brasil, por intermédio do Dr. Sérgio Jacomino, que foi relator de importantes documentos que culminaram com a consolidação do documento eletrônico.

A ARISP é uma autoridade de registro para emissão efetiva dos certificados digitais.

Para que todos os cartórios possam operar no registro eletrônico, mesmo os que dispõem de estrutura de informatização, criamos alguns softwares que são distribuídos gratuitamente para os registradores de imóveis. Um deles é o Assinador Digital Registral, o primeiro oferecido gratuitamente para download na web. Na época, esse assinador digital custava em torno de R$350, mas nós disponibilizamos gratuitamente como forma de contribuição para a disseminação e implementação da economia digital no país.

Temos orgulho em dizer que nosso assinador foi recomendado pelo próprio ITI – Instituto de Tecnologia da Informação, e grandes empresas, como a Vale, adotaram o nosso assinador na sua tecnologia.

Desenvolvemos um outro sistema chamado Certidão Express. De acordo com a Lei 11.977/09, no artigo 38, os documentos que emigram do registro de imóveis devem atender à arquitetura ICP-Brasil e ao padrão e-PING.

No padrão e-PING, além do XML, o documento de longa duração é no formato PDF-A.

Os provimentos da Corregedoria Geral da Justiça de São Paulo disciplinam que as certidões emitidas pelos registros devem ter o formato de longa duração, qual seja o PDF-A.

Desenvolvemos um aplicativo que tem por finalidade a conversão de um documento em qualquer formato para o formato PDF-A, com a inclusão de metadados, que possibilita a localização de um documento em frações de segundos.

Esse software busca a imagem da matrícula ou o texto do Word e transforma em PDF-A, com a inclusão de metadados e assinatura digital. É um sistema que facilita muito a atividade diária do cartório. E qualquer escâner de R$ 300 pode funcionar no sistema eletrônico.

A estrutura que temos disponível para os registradores que assumirão o registro de imóveis é o banco de dados light, o backup online, de até um terabyte por cartório, o servidor virtual, em nuvem privada, e o papel de segurança registral.

A correição online é um sistema que permite a Corregedoria Geral da Justiça promover a fiscalização à distância. A partir dela a Corregedoria poderá fazer o controle dos prazos, saber, por exemplo, se uma penhora online foi prenotada ou se uma certidão foi emitida dentro do prazo previsto nas normas de serviço.

O próprio sistema gera um email automático enviado para o oficial e ao DIGOGE, informando a serventia de eventuais desatualizações no seu sistema de dados, ausência de prenotação dentro do prazo estabelecido etc.

A qualquer momento, os juízes da CGJ poderão acessar o sistema e gerar relatórios gerenciais e o juiz corregedor permanente poderá fazer o acompanhamento online de todos esses dados.

 [1] Antônio Carlos Alves Braga Jr. é  juiz-auxiliar da Corregedoria-Geral da Justiça de São Paulo e coordenador do Grupo de Trabalho do sREI – Sistema de Registro Eletrônico de Imóveis.

[2] Flauzilino Araújo dos Santos é registrador imobiliário na Capital de São Paulo e Presidente da ARISP – Associação dos Registradores de Imóveis do Brasil.

O 4º Curso de Iniciação na Atividade Registral e Notarial de São Paulo realizou-se entre os dias 6 e 7 de junho de 2013 no Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo, Palácio MMDC, São Paulo, Capital.

As fotos são de autoria de Carlos A. Petelinkar. A edição de Sérgio Jacomino.

Serventias extrajudiciais – administração, recursos humanos e gerenciamento econômico-financeiro

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Rogério Tobias*

Administrar um “cartório” extrajudicial é planejar, organizar, dirigir e controlar o uso de recursos e elementos humanos com a finalidade da melhor prestação possível dos serviços notariais e de registro.

Nos termos do artigo 21 da Lei 8.935, de 18 de novembro de 1994, o tabelião ou oficial de registro tem responsabilidade exclusiva sobre o gerenciamento administrativo e financeiro da unidade extrajudicial. Não há participação do Estado nos investimentos. A unidade deve ser gerida de modo a propiciar uma prestação de serviços notariais e de registro da melhor qualidade.

Os futuros notários e registradores, após terem seus conhecimentos jurídicos aferidos por meio de disputado concurso público, ao iniciar na atividade, devem também cuidar, e muito, das questões administrativas e gerenciais da unidade que vão assumir.

Instalações físicas e sede da unidade

As instalações, mobiliário e equipamentos existentes compreendem, entre outros, os microcomputadores, scanners, impressoras, máquinas copiadoras, armários, balcões, mesas, cadeiras e prateleiras. Deve haver um ajuste com o proprietário destes itens para aquisição ou locação.

A unidade extrajudicial deve ser instalada em um local de fácil acesso, especialmente servida por meios de transporte coletivo, bem como ser bem iluminada, limpa, sinalizada e disponibilizar assentos em quantidade adequada para o público. Enfim, deve atender aos padrões necessários de conforto, higiene e segurança. A acessibilidade não deve ser esquecida para a possibilidade de utilização dos serviços pelos portadores de necessidades especiais. A disponibilização de água e toalete para os usuários do serviço também são necessárias.

O candidato aprovado tem a opção de manter a unidade no mesmo imóvel ou mudar. Também, pode se utilizar das instalações, mobiliário e equipamentos já existentes ou adquirir material novo. A análise sobre qual a melhor solução deve ser feita individualmente em cada unidade. O que não pode ocorrer é a interrupção na prestação dos serviços.

Controle dos atos praticados

O controle de todos os atos praticados é muito importante, sejam gratuitos ou pagos. Um sistema de informática de banco de dados é extremamente útil e necessário. Deve haver o lançamento diário dos atos praticados com seus respectivos fechamentos: diário, mensal e anual. No caso do registro civil das pessoas naturais, o controle das certidões fica facilitado se elas forem separadas por lotes de numeração distintos para os atos gratuitos e pagos. Em relação aos papéis inutilizados ou extraviados, deve haver campo disponível no sistema para lançamento desta informação. Todo papel inutilizado deve ser arquivado para conferência e controle efetivo dos atos praticados e seus recolhimentos.

Livro-caixa

O controle diário do caixa da unidade é extremamente importante. O software utilizado ou eventual planilha deve controlar as entradas e saídas de dinheiro em relação aos atos praticados. Assim, devem ser lançados os atos efetivamente pagos e aqueles que serão pagos posteriormente, como por exemplo, o dos usuários mensalistas, para possibilitar o correto fechamento do caixa no final do dia.

Extremamente importante é a leitura do capítulo XIII das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça do Estado de São Paulo, em que há normatização para o lançamento das receitas e despesas no “Livro Diário de Receitas e Despesas”. As receitas lançadas neste livro são os emolumentos devidos ao notário ou registrador. As custas e contribuições (repasses) não podem ingressar como receita neste livro. Outro controle das receitas totais deve ser feito em separado. São lançados os atos pagos praticados, com remissão ao número do termo, livro e folha ou número de lançamento no livro protocolo; e, à direita colunas com os lançamentos dos valores dos emolumentos e de todas as custas e contribuições (repasses), com um totalizador ao final. Esta é a relação paralela dos atos praticados.

Em relação às despesas, no Livro Diário de Receitas e Despesas são lançadas apenas aquelas relacionadas à atividade da unidade, sem restrição, pouco importando se dedutíveis ou não. Este livro é destinado a refletir a real situação econômica da serventia e pertence à unidade, mesmo com o ingresso de novo delegatário. Deve ser visado pelo Juiz Corregedor Permanente anualmente no mês de fevereiro. O livro que pertence ao notário ou registrador é o Livro Caixa, que deve ser escriturado separadamente do Livro Diário de Receitas e Despesas. Neste livro apenas as despesas dedutíveis é que podem ser lançadas. O website da Receita Federal (www.receita.fazenda.gov.br) apresenta muitas informações e possibilita o download do programa carnê-leão. Por meio dele são lançadas as receitas, despesas, recolhimentos para a previdência social do tabelião ou registrador. O software gera demonstrativo mês a mês (que será utilizado na declaração anual do imposto de renda), além de emitir a DARF para o pagamento do Imposto de Renda Pessoa Física (carnê-leão) mensal.

Capital inicial, economia e investimentos

Para aqueles que estão iniciando e nunca tiveram contato com a administração de qualquer negócio, economizar no começo é bastante importante. A atividade não proporciona uma renda fixa todos os meses. As receitas e despesas são variáveis, podendo ocorrer algumas oscilações mais ou menos altas em decorrência de diversos fatores. Além do capital inicial necessário para a aquisição das instalações, mobiliário e equipamentos, um montante de capital de giro é necessário. Os registradores civis devem economizar mais no início. Todos os atos gratuitos indenizáveis do mês são pagos apenas no dia 20 do mês seguinte, desde que toda a documentação e planilha devidamente visada pelo Juiz Corregedor Permanente cheguem à entidade gestora (Sinoreg-SP) até o dia 5. Com isso, praticamente as despesas de dois meses são pagas para então ocorrer o recebimento desta indenização.

Obrigações e responsabilidade tributárias

A responsabilidade tributária do notário e registrador é muito grande. Ele é, ao mesmo tempo, contribuinte, responsável e substituto tributário. Ele é contribuinte no recolhimento mensal de seu INSS (contribuinte individual), do ISS e do IRPF (carnê-leão).  O ISS cobrado atualmente varia conforme o município. Alguns municípios cobram um valor fixo anual. Outros fazem a cobrança por meio de uma alíquota de até 5% sobre o valor bruto dos emolumentos. Esta última modalidade de cobrança, salvo melhor juízo, é de legalidade duvidosa. O IRPF (Imposto de Renda de Pessoa Física) deve ser recolhido mensalmente, tendo como base de cálculo o saldo apurado no final do mês (receitas – despesas), além das deduções legais. Se o saldo for negativo (déficit), não há pagamento, e este valor é transportado para o mês seguinte, dentro do mesmo ano fiscal. O transporte do saldo negativo (déficit) de um ano para o outro não é possível. Se o saldo for positivo (superávit), o pagamento deve ser feito até o último dia útil do mês seguinte. Caso este dia caia em sábado, domingo ou feriado, o pagamento deve ser antecipado para o primeiro dia útil anterior. Usem apenas o software do carnê-leão fornecido pela Receita Federal para efetuar o cálculo do valor do Imposto de Renda Pessoa Física (carnê leão) para evitar possíveis erros e pagamento de multa e juros.

Atua, ainda, o tabelião como responsável tributário no recolhimento de ITBI e ITCMD devidos na lavratura de escrituras públicas. É substituto tributário no recolhimento das custas e contribuições devidas ao Estado pela prática de seus atos, e, no recolhimento das contribuições previdenciárias e IRRF(Imposto de Renda Retido da Fonte) como empregador. O recolhimento das custas e contribuições é feito semanalmente, à exceção do fundo para custeio do registro civil que é mensal. As custas devidas ao Tribunal de Justiça são feitas por meio de recolhimento de guia (boleto) gerada no website www.extrajudicial.tj.sp.gov.br (Portal do Extrajudicial). O acesso ao Portal deve ser diário. O lançamento dos atos praticados é feito semanalmente e o próprio sistema gera o boleto. Em caso de atraso ou recolhimento a menor, que configuram falta administrativa, o próprio sistema já calcula o valor da multa e juros moratórios. Ele, também, gera guia complementar no caso de lançamento a menor já efetuado.

DARE-SP

A partir de 1º.7.2013 é obrigatório o recolhimento das custas devidas ao Estado e Ipesp (Carteira de Previdência das Serventias não Oficializadas da Justiça do Estado), além da Contribuição de Solidariedade às Santas Casas de Misericórdia, por meio do portal da receita estadual (www.fazenda.sp.gov.br) no link DARE-SP, logo abaixo de “Ambiente de Pagamentos”. Este portal gera um documento único chamado DARE (Documento de Arrecadação de Receitas Estaduais), que deve conter os “documentos detalhe“ dos valores referentes ao Ipesp, Estado e Santas Casas. Exceção apenas às unidades de registro de imóveis, títulos e documentos e civil de pessoa jurídica que não recolhem a contribuição devida às santas casas de misericórdia, por expressa disposição legal.

O acesso a este portal pode ser feito com ou sem o e-CPF e já está disponível para utilização. A vantagem do acesso com o e-CPF é que ficam armazenadas as DAREs geradas e os pagamentos efetuados. O novo delegatário deve alterar o cadastro do responsável pela unidade no site. O oficial ou tabelião que estejam respondendo pela unidade interinamente ingressam com seu e-CPF no site para que a alteração seja feita.

Registro Civil – fundo de custeio

O recolhimento ao fundo de custeio do registro civil que efetua a indenização para compensação dos atos gratuitos e complementação da renda das unidades deficitárias é feito por meio de pagamento mensal de boleto bancário à entidade gestora, que no Estado de São Paulo é o SINOREG-SP. Anualmente a entidade envia um carnê com os boletos para preenchimento e pagamento mensal. Apenas em relação aos atos de registro civil é que não incidem custas para este fundo. Em relação aos atos praticados pelas outras especialidades há incidência de custas destinadas ao custeio do fundo do registro civil. Não se esqueçam que a unidade de registro civil irá recolher para o fundo em razão da prática de atos notariais, tais como autenticações, reconhecimento de firmas e procurações.

Em caso de atraso, a multa moratória devida é de 0,33 pontos percentuais ao dia, com limite máximo de 20%. Os juros moratórios devidos são de 1% compostos mensalmente. Em caso de atraso de apenas um dia, prevê a lei a incidência de 1% de juros de mora (alíquota mínima). Todas as disposições sobre custas e emolumentos estão expressas na Lei Paulista 11.331, de 26 de dezembro de 2002.

Despesas gerais da serventia

No decorrer do mês, há várias despesas incidentes sobre a unidade que são de responsabilidade do notário ou registrador, tais como: aluguel do imóvel, imposto de renda incidente sobre o valor deste aluguel, tarifa de energia elétrica e telefone, taxa de água e esgoto, internet (verifique se há exigência da municipalidade em utilizar IP fixo para a geração das guias de recolhimento de ITBI), alarme e monitoramento, escritório de contabilidade, locação das máquinas fotocopiadoras, folha de pagamento dos prepostos e seus encargos etc. Muita atenção e cautela em relação ao 13º salário. O ideal é efetuar uma provisão de 1/12 avos, todos os meses, para que no final do ano não haja dificuldade financeira com estes pagamentos. Em relação aos papéis de segurança, existe também o custo com selos de autenticidade, certidões e livros. Há necessidade de se manter classificadores obrigatórios, conforme disposição expressa do já mencionado capítulo XIII das NSCGJ. O ideal é a contratação de empresa especializada que fornece tais arquivos.

Em relação às contas a receber, as unidades que trabalham com usuários mensalistas devem estar atentas em relação ao fluxo de caixa. Geralmente tais usuários efetuam os pagamentos mensalmente, ou seja, o notário ou registrador deverá custear estes serviços, recolhendo as guias de custas e contribuições no mínimo por quatro semanas seguidas, para só então receber o valor total. Outro dado importante, para evitar dissabores com os usuários, é a informação prévia do valor dos emolumentos antes da prática do ato. Sempre informe o valor total dos serviços antecipadamente para que o usuário autorize sua execução.

O controle destes valores a receber deve ser feito com muita organização e atenção para evitar atrasos ou não pagamentos. Os sistemas de informática devem ter registro em arquivo, de acesso restrito, de todas as atividades que os usuários efetuam para melhor controle da unidade.

Recursos humanos

O tema recursos humanos parece ser a parte mais desafiadora e importante da unidade, tanto em relação aos prepostos, bem como no trato com os usuários dos serviços notariais e de registro. De nada adianta a unidade possuir instalações belíssimas e equipamentos de última geração se o ambiente de trabalho não for acolhedor e vibrante. O notário e registrador devem ser líderes de sua equipe, buscando meios para aumentar o entusiasmo e comprometimento. Há diversos maneiras para inspirar e aperfeiçoar a equipe. Pesquisas já comprovam algumas técnicas que não funcionam. A técnica do medo e da manipulação é desastrosa, pois os colaboradores lutam apenas para não perder o emprego, e, ainda, comunicação e cooperação da equipe ficam muito prejudicadas. A técnica da motivação por incentivos até funciona bem inicialmente, pois as pessoas trabalham mais para receber recompensas, mas, e, depois? Novos e melhores prêmios têm que ser apresentados constantemente. Atualmente a técnica da promoção do propósito e do crescimento pessoal tem apresentado maior sucesso. A valorização das pessoas e a compreensão da importância de sua contribuição para os serviços é muito eficaz.

O valor do salário e eventuais bônus devem ser compatíveis com o desempenho, dedicação e capacidade dos prepostos, mas de modo a se adequar à realidade econômica e financeira da unidade. Há muitos prepostos extremamente capazes em unidades pequenas que mereceriam ser mais bem remunerados, mas em razão do baixo volume de receitas da serventia isto não é possível. A avaliação sobre o real custo de um preposto na unidade não deve ser feito examinando apenas o valor de sua remuneração, outros fatores devem ser levados em conta.

O imóvel em que são prestados os serviços deve possuir um ambiente confortável e agradável, que promova uma sensação de bem estar. Todos passamos a maior parte de nosso dia no ambiente de trabalho. O notário ou registrador, para prestar um serviço que busca a excelência, é aquele que, além de saber fazer, deve saber orientar.

As responsabilidades dos prepostos devem ser bem definidas e quanto mais informações tiverem sobre suas atividades, melhor será o desempenho. O tabelião ou registrador deve ser uma pessoa inspiradora e otimista, tanto para seus colaboradores quanto para os usuários do serviço. Seja aberto, peça sugestões e idéias, aceite críticas; com isso, a prestação dos serviços e o ambiente de trabalho sempre melhoram.

Formação do quadro funcional

Invista nos seus prepostos, ofereça cursos, disponibilize pleno acesso a material jurídico, tais como jurisprudência e doutrina. Faça reuniões freqüentes, ouça sugestões, e, o mais importante, elogie as pessoas, isso vale muito. A motivação de sua equipe é o que gera a excelência na prestação dos serviços.

O notário ou registrador pode ter sólidos conhecimentos jurídicos, experiência, talento e capacidade, mas se sua equipe estiver desmotivada a prestação dos serviços será medíocre. A atividade notarial e de registro tem por finalidade a segurança jurídica, e, para sua consecução, o notário ou registrador deve ser uma pessoa de confiança para seus colaboradores e usuários do serviço. Nunca prometam o que não podem fazer. Sejam sempre francos, honestos, transparentes e claros em relação aos serviços da atividade notarial e de registro, bem como em relação aos valores dos emolumentos e prazos para sua realização.

O maior ativo da atividade notarial e de registro são as pessoas, a sua equipe. Quanto mais confiança você demonstrar, melhor será seu desempenho. Jamais faça críticas a seus prepostos em público ou na frente de outras pessoas em razão de eventuais falhas que possam ocorrer. Converse reservadamente, procurando, no início, escutar mais do que falar. Há excelentes prepostos que podem estar precisando ser mais bem trabalhados e treinados. É como se fosse um processo de lapidação de jóia, cujo resultado pode ser surpreendente. Pesquisas têm demonstrado que o item mais valorizado para os colaboradores não é salário, cargo ou bonificação, mas a qualidade do ambiente de trabalho. Todos querem se sentir bem, queridos, acolhidos e, acima de tudo, respeitados.

O melhor ambiente de trabalho é aquele que cria aquela sensação de que “todo mundo quer trabalhar aqui”. No trato com os usuários dos serviços, seja sempre simpático e agradável, e demonstre o quanto você se preocupa com a situação dele. A atividade não existe para complicar a vida das pessoas, mas para resolver. Seja educado e firme mesmo quando tiver que falar um “não”, mas sempre explique os motivos de modo fundamentado e numa linguagem clara e acessível. O notário e registrador, como líderes de sua unidade, devem ser facilitadores dos trabalhos da equipe. Valorizem seu time, treinem as pessoas, criem uma atmosfera alegre e positiva no ambiente de trabalho. Energize as pessoas com uma certa dose de humor, ria com as pessoas, jamais ria das pessoas. A cobrança pelo desempenho do notário, registrador e seus prepostos será muito grande. Sejam parceiros e orientadores de outros colegas, de advogados, de corretores de imóveis, enfim, de toda a sociedade.

Confiem em vocês, consultem outros colegas, escutem seus colaboradores, formem um time motivado e confiante. O mais difícil, o concurso, já passou. Agora vem a melhor parte da atividade, a prática e o trabalho em si, além do gratificante trato com a população.

A atividade é envolvente, desafiadora e apaixonante, mas requer muita dedicação, trabalho e organização. Aos iniciantes: quanto mais se dedicarem e trabalharem, mais rapidamente terão controle da unidade e dos serviços em geral. Nunca se esqueçam, delegação não se delega! Boa sorte, muito sucesso a todos e me coloco à disposição!

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* Palestra proferida por Rogério Tobias – 2º Tabelião de Notas e de Protesto de Letras e Títulos de Jaú – SP (tobias.rogerio@hotmail.com) no transcurso do 4º Curso de Iniciação na Atividade Registral e Notarial do Estado de São Paulo promovido pela EPM – Escola Paulista da Magistratura, em parceria com a Corregedoria-Geral da Justiça de São Paulo no bojo do projeto Educartório – Educação Continuada de Cartórios.