Na próxima segunda-feira venha debater o Direito Civil e registral com professores e autoridades brasileiras.
Nossa convidada é a Prof. Dra. Mónica Jardim, da Faculdade de Direito de Coimbra, Portugal. Nesta edição, os civilistas vão debater com juristas especializados em novas tecnologias, buscando encontrar pontos de interconexão entre as disciplinas tradicionais do direito em face das tecnologias de informação e comunicação.
Tradição & Modernidade– Direitos reais e registrais em debate
Data: 25 de novembro de 2019, segunda-feira
Local: Faculdade de Direito da Universidade de São Paulo – Largo São Francisco. Sala ADA PELEGRINI.
A entrada é franca e não é necessário inscrições.
Entidades promotoras: Faculdade de Direito da USP, CeNoR – Faculdade de Direito de Coimbra, Escola Paulista da Magistratura, ARPEN-SP, OAB-SP, NEAR-lab e IRIB
MANHÃ
9:00
Abertura.
9:15
Direito de Laje (BR) e Direito de Superfície (PT) – direito comparado. Prof. Dra. Mónica Jardim (FD-UC) e Prof. Dr. Otavio Luiz Rodrigues Junior (FD-USP), Prof. Dr. Eduardo César Silveira Vita Marchi.
10:30
Transexualidade – reflexos no Registro Civil e no Registro de Imóveis. Publicidade registral – limites – tutela pública e proteção de dados íntimos e pessoais. Prof. Dr. José Fernando Simão (FD-USP) e Dra. Karine Boselli (ARPEN-SP).
11:30
União estável: constituição, efeitos e dissolução – impacto nos atos da pessoal natural e reflexos patrimoniais. Des. Francisco Eduardo Loureiro (EPM) eDaniela Maria Cilento Morsello (TJSP – a confirmar)
12:30
A cultura jurídica brasileira e a efetividade da proteção de dados pessoais. Prof. Dr. Celso Fernandes Campilongo (FD-USP) e Dr. Fernando Antônio Tasso (EPM). Dra. Rachel Leticia Curcio Ximenes de Lima Almeida, mediadora.
TARDE
18:30
A distinção entre direitos pessoais e direitos reais no Direito Romano e na modernidade. Prof. Dr. Ignacio Maria Poveda Velasco (FD-USP). Dr. Ivan Jacopetti do Lago (IRIB).
19:20
Publicidade jurídica e a sociedade da informação – o que os Registros Públicos podem revelar e o que devem ocultar? Prof. Dr. Juliano Souza de Albuquerque Maranhão (FD-USP). Dr. Rafael Ricardo Gruber.
3º CURSO DE PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU” – ESPECIALIZAÇÃO EM DIREITO NOTARIAL E REGISTRAL IMOBILIÁRIO
A Escola Paulista da Magistratura comunica que estarão abertas as INSCRIÇÕES para o 3° Curso de Pós-Graduação “Lato Sensu” – Especialização em Direito Notarial e Registral Imobiliário, sob a responsabilidade da Professora Responsável Coordenadora Juíza Tânia Mara Ahualli e do Professor Responsável Coordenador Adjunto Juiz Marcelo Benacchio.
VAGAS OFERECIDAS: 150 (cento e cinquenta) vagas
PÚBLICO ALVO (todos bacharéis em Direito): Magistrados, Promotores de Justiça, Delegados de Polícia Estaduais e Federais, Procuradores, Defensores Públicos, Advogados, Funcionários do Tribunal de Justiça e dos demais Tribunais do Estado de São Paulo, e demais Bacharéis em Direito.
Para maiores detalhes e informações, acesse o EDITAL DE INSCRIÇÕES (DJe de 1/7/2016, p. 180)
Dando seguimento à série de entrevistas relacionadas com o evento em curso na Escola Paulista da Magistratura – Registros Públicos e Notas Eletrônicos, destacamos o tabelião Reinaldo Velloso dos Santos, atualmente o 3º Tabelião de Protesto da cidade paulista de Campinas.
Formado pela Faculdade de Direito do Largo São Francisco (USP), Reinaldo concluiu seu mestrado em Direito Comercial, apresentando a monografia Apontamentos sobre o protesto notarial (2012). Atualmente ocupa o cargo de secretário da Anoreg-SP, na condição em que nos deu a entrevista abaixo.
Sérgio Jacomino – As transações eletrônicas entre cartórios e utentes pode se dar por meios digitais (internet, p. ex.). O risco de captura desses dados é muito grande. São dados muito sensíveis, relativos à privacidade e mesmo à intimidade. Como vocês pensam os riscos inerentes à exposição de dados registrais e notariais em meios eletrônicos? Comente as reportagens abaixo.
Reinaldo Veloso dos Santos – As inovações tecnológicas trouxeram inúmeros benefícios à sociedade. Mas, por outro lado, criaram um seríssimo risco à privacidade das pessoas.
Lembro-me de ter participado, no já distante ano de 2005, do memorável evento “Proteção de Dados, Novas Tecnologias e Direito à Privacidade nos Registros Públicos”, promovido pelo Instituto de Registro Imobiliário do Brasil (Irib) e pela Associação dos Advogados de São Paulo (AASP). Naquela oportunidade, muitos problemas foram antevistos e discutidos, tendo servido de alerta quanto à centralização de dados que começava a ser delineada.
Como os serviços notariais e de registro mantêm um conjunto de informações sensíveis sobre um enorme contingente populacional, mostra-se imprescindível que os sistemas sejam concebidos e desenvolvidos segundo rígidos padrões de segurança, com a definição de protocolos, mapas de permissão, além da manutenção de registros sobre os acessos.
Obviamente, no antigo sistema o controle era mais fácil. Os registros eram mantidos de forma dispersa em cada localidade e a sociedade tinha o notário e o registrador como confiáveis depositários dessas informações, com toda a responsabilidade inerente à função.
É necessário observar que, como a transição ao novo sistema (Centrais de Dados) vem sendo promovida por iniciativa das próprias entidades de classe, sob a supervisão do Poder Judiciário, a confiança do sistema anterior fica mantida. Ao invés de cada tabelião ou oficial de registro, tem-se a coletividade desses profissionais zelando pela proteção dos indivíduos.
SJ – A AnoregSP criou um central de cartórios em SP. Como tem sido esta experiência? O que a entidade agrega de valor ao que já promovem as entidades? Centralização para obter a informação? Custo mais baixo de pesquisa? O que mais se informa ali que não se informa acolá?
RVS – No início da gestão da ex-Presidente Patrícia Ferraz, em 2008, foi criada na Anoreg/SP uma Comissão de Desburocratização. Nas reuniões dessa comissão, percebeu-se a necessidade de desenvolvimento de um portal voltado ao usuário, com um guia de informações e links de acesso aos serviços disponíveis na internet. Em 2010 foi iniciado o Projeto “Cartório mais fácil” (http://goo.gl/hVnWzv). Esse trabalho foi desenvolvido em conjunto com as entidades representativas de cada uma das especialidades notariais e de registro e, em 2013, foi lançado o CartorioSP.com.br. O vídeo com a apresentação do sistema está disponível na internet (<http://www.youtube.com/watch?v=20SJuJII6vw>).
O diferencial desse projeto, com foco no usuário do serviço, é concentrar em um único portal um guia de informações em linguagem simples e direta, bem como link para os serviços disponíveis na internet.
O usuário que não tem nenhuma familiaridade com os assuntos relacionados aos cartórios, encontra um excelente ponto de partida para acessar serviços ou obter informações. Seria o equivalente a um atendente com um colete “Posso ajudar?” em meio a uma multidão. Até mesmo porque, na multidão, encontramos alguns oportunistas que atuam como intermediários na obtenção de um serviço que está disponível diretamente ao cidadão, como um pedido de certidão de nascimento. É exatamente esse o papel do CartorioSP.com.br.
SJ – A AnoregSP sempre se equilibra entre os interesses, às vezes conflitantes, das especialidades. No meio digital, com a tendência quase irresistível de centralização de dados, como reafirmar a necessidade da “molecularização” do sistema, com salvaguarda de dados específicos, no projeto da entidade?
RVS – Como entidade representativa de todos os notários e registradores, a Anoreg/SP vem exercendo a relevante função de mediador e agregador das diversas especialidades. O melhor modelo, a meu ver, é que os diversos sistemas sejam mantidos de forma independente, mas atendendo a critérios de interoperabilidade. A própria internet, aliás, foi concebida como uma rede não centralizada, com dados dispersos em diferentes máquinas, sem a criação de um grande e único repositório.
As centrais eletrônicas compilam apenas parte da informação depositada em cada serventia. Esse sistema tem se mostrado bastante adequado, pois preserva em cada localidade a íntegra dos dados e centraliza apenas uma cópia resumida dos dados. Ameniza-se com isso o risco de intrusão, eliminação ou alteração indevida de dados.
Trata-se de uma adaptação dos antigos e eficientes sistemas de cópia de segurança. Como exemplo, o registro paroquial dos batismos de Portugal, em que uma cópia do livro, feita pelo pároco, era remetida ao arquivo regional. Em caso de destruição ou extravio do livro, os registros ou a cópia de segurança podiam ser restaurados a partir do outro exemplar.
RVS – Creio que o próximo passo será a implantação da interoperabilidade de sistemas. Um tabelião teria acesso às informações do Registro de Imóveis e do Registro Civil das Pessoas Naturais, com a possibilidade de remessa eletrônica do traslado para o registrador; o Registro de Títulos e Documentos receberia online a solicitação de notificação por parte de um Registro de Imóveis; o Tabelião de Protesto receberia um documento desmaterializado, como um formulário de protesto por indicações, enviado por um Tabelião de Notas, e assim por diante. Nesse contexto, o papel da Anoreg/SP será fundamental para incentivar e coordenar essa integração.
SJ – Testei uma pesquisa fuzzie na página e digitei “Flauzilino” e o resultado foi: http://www.cartoriosp.com.br/pesquisa.aspx?txt=Flauzilino. O nome é emblemático por várias razões (presidente, oficial do registro de imóveis da capital etc.). Como fazer para que a informação desestruturada possa encontrar um caminho de respostas ainda assim úteis?
RVS – O portal CartorioSP.com.br foi concebido como um primeiro contato do usuário com os cartórios. Houve uma preocupação em elaboração do guia de informações permanentemente atualizado, em linguagem simples e direta. Tratamos apenas dos temas mais corriqueiros na vida do cidadão comum. E o guia vem atendendo a essa maior demanda, atuando como uma cartilha de orientação inicial. Entendeu-se que um excesso de informações, incluindo casos mais complexos, poderia prejudicar o usuário, que se sentiria perdido em meio a tantos tópicos. Há outro problema: a responsabilidade pela atualização das informações é de cada entidade representativa da especialidade. E como existem inúmeros temas polêmicos, haveria uma séria dificuldade em tratá-los, até mesmo porque as entidades de classe têm que defender a prerrogativa de atuação independente do notário e do registrador na qualificação.
Por fim, embora inexista menção a nomes emblemáticos, há um respaldo institucional das diversas entidades. O texto tem, portanto, caráter de editorial, sem a indicação da autoria.
SJ – Os serviços “delegados” nunca foram prestados diretamente pelo Estado, segundo especialistas do direito público e do direito notarial e registral (p. ex. Ricardo Dip). As atividades, surgidas como necessidades sociais, no bojo da própria sociedade, deveriam ter sido recepcionadas pela CF/1988. Os constituintes preferiram “delegar” o que nunca foi próprio e, com isso, deram-se ensanchas para as iniciativas de captura direta das atividades pelo Executivo. Apesar de ser motivo de críticas acerbas na comunidade internacional, houve (e há) cartórios “estatizados” como as notas, p. ex., em Cuba, Albânia e mesmo em Portugal até pouco tempo. Comentem.
RVS – A atividade notarial é anterior à ideia de Estado. Existe uma necessidade social de segurança jurídica, com a intervenção de um sujeito imparcial em atos relevantes da vida das pessoas.
E o sistema vigente no Brasil preserva essa concepção. O notário e o registrador recebem uma delegação do Poder Público e são fiscalizados pelo Judiciário. Não houve, portanto, uma absorção pelo Estado dessa função.
Poderíamos traçar um paralelo não apenas com a atuação do tradutor juramentado e do leiloeiro, como também com o Tribunal do Júri e a Mesa Receptora de votos, casos em que os cidadãos confiam uma importante missão a seus pares.
Em todos esses casos, o Estado apenas supervisiona o exercício da atividade, por diferentes órgãos, mas sem nenhuma ingerência direta. Assumir diretamente essas funções é uma escolha política, mas, diante das inúmeras atribuições já exercidas pelo Estado e os problemas na execução, como ficou evidenciado nas manifestações de junho de 2013, não creio ser adequada uma alteração.
SJ – A inteligência artificial e as rotinas especializadas guiadas por computadores e softwares vão substituir atividades tipicamente humanas, tradicionais e seculares. Os notários e registradores serão afetados? O que pensam de rotinas especializadas e standard de contratação privada, protesto, registros eletrônicos, arquivamento e taxonomia por técnicas de indexação de tratamento de big data em que a qualificação registral fica reduzida ou limitada?
RVS – A tecnologia tem facilitado sobremaneira muitas atividades dos serviços notariais e de registro. Algumas rotinas que anteriormente dependiam da intervenção de uma série de pessoas hoje são totalmente automatizadas e apenas supervisionadas. No protesto percebo claramente esse fenômeno a partir da experiência pessoal que tive ao longo dos últimos nove anos. Algumas rotinas, como a apresentação dos títulos, a pré-qualificação, o recebimento de pagamento, as solicitações de desistência e a expedição de anuência ao cancelamento, foram automatizadas. Ou seja, uma significativa parcela dessas tarefas já é realizada de forma eletrônica. Mas há uma supervisão de todas essas operações e uma preocupação constante em aprimorar os mecanismos de controle.
Por outro lado, em uma série de tarefas, como a qualificação feita antes da expedição da intimação, especialmente para documentos de dívida, a análise humana tem sido fundamental. E, obviamente, o atendimento direto ao usuário, com o contato olho no olho, que é parte integrante do cotidiano dos serviços notariais e de registro. A instituição tem um cunho humano muito relevante.
Atualmente temos dedicado um maior tempo para as atividades que dependem de raciocínio enquanto as demais rotinas têm contado com a inestimável contribuição das máquinas. Isso acontece também do lado do usuário que, com acesso à tecnologia na ponta dos dedos – como o aplicativo de consulta de protesto para dispositivos móveis –, não tem desperdiçado tempo para tarefas como ir ao tabelionato para pedir uma certidão.
Enfim, como em todos os setores da atividade humana, os serviços notariais e de registro têm aproveitado o enorme potencial da tecnologia para atividades repetitivas, ganhando com isso em eficiência; sobra tempo para a análise dos casos mais complexos e também para implantar melhorias na prestação do serviço. Ou seja, embora a tecnologia possa contribuir para a eficiência, a intervenção humana é, em muitos casos, simplesmente imprescindível.
Enfim, não vejo como a máquina poderia substituir o notário e o registrador, pois essa atividade depende da aplicação criativa de diversos ramos do conhecimento a uma enorme variedade de situações. A propósito é bem interessante a afirmação do Papa Paulo VI de que os notários são profissionais “ricos de experiência humana”.
Concluo que será muito difícil – pelo menos nas próximas gerações – que as máquinas absorvam todo esse conhecimento e atinjam tamanho grau de sofisticação. E, ainda que isso ocorra, alguém precisará supervisionar o funcionamento dessa estrutura.
SJ – Os notários e registradores foram, ao longo de séculos, precursores na implantação de novas tecnologias empregadas na sua atividade. A realidade hoje será outra? Em função da centralização de dados – a maior racionalidade na coordenação, regulação e gestão de acervos digitais – padecemos hoje de um déficit regulamentar? tecnológico? de gerenciamento? Comentem.
RVS – O concurso público tem atraído um enorme contingente de pessoas talentosas, com diversas formações e experiências de vida. Tive a honra de integrar uma comissão examinadora e acompanhei as entrevistas aos candidatos, muito bem conduzidas pelo Des. Ricardo Cintra Torres de Carvalho. É motivador notar o enorme ganho institucional que o concurso público trouxe à atividade notarial e de registro.
Paralelamente a isso, a tecnologia tem permitido a constante interação entre esses titulares, com trocas de experiências positivas, gerando um verdadeiro círculo virtuoso. Algumas soluções engendradas em âmbito local têm sido replicadas e, num determinado momento, os modelos são confrontados e o melhor é aplicado. Esse processo dialético é bastante eficiente. Tenho certeza que, na implantação das centrais, os melhores resultados serão obtidos. No âmbito do IEPTB-SP, entidade que congrega os tabeliães de protesto do Estado, pude perceber, ao longo de mais de uma dezena de reuniões para discutir o futuro da atividade, que o sistema proposto é maduro e consistente. Estamos construindo nossa edificação eletrônica em um terreno sólido, pensado para durar muitas gerações. E são animadoras as perspectivas para a atividade, pois a tecnologia nos permitirá oferecer aos usuários uma série de funcionalidades inimagináveis no sistema tradicional.
SJ – Informação é poder. O mercado é dinâmico e pouco regulamentado. A “hiper-regulação” da atividade é um freio ao desenvolvimento de novas tecnologias aplicadas às notas e registros, ou será uma blindagem necessária em vista à preservação da segurança jurídica e a proteção de dados de caráter pessoal?
RVS – O mercado é regido pela livre iniciativa e busca atender às necessidades existentes na sociedade. A relevância das informações contidas nos serviços notariais e de registro sempre atraiu a atenção do mercado. Nesse sentido, posso trazer a colação a opinião de José Xavier Carvalho de Mendonça que, em seu célebre Tratado, relatou a torpe especulação das agências de informação, as quais, alegando a publicidade do protesto, obtiveram o fornecimento de certidões de todos os protestos lavrados, por meio de um provimento, editado em 1921, no Rio de Janeiro. Ou seja, aproveitando-se da necessidade do mercado de informações confiáveis para a concessão de crédito, criaram um lucrativo negócio. Outro exemplo: a proibição de inclusão de alguns protestos nas listagens enviadas às entidades de proteção ao crédito, em 1994, que foi questionada pela Federação das Indústrias do Estado, sob a alegação de que a norma teria contribuído para “fomentar a impontualidade”. A solução encontrada pelo mercado foi instituir um sistema de negativação feito diretamente pelo credor, que é exercido sem controle do Poder Público e que, por funcionar de forma automatizada e sem a intervenção de um agente imparcial, tem gerado uma quantidade absurda de processos judiciais.
Nesse contexto, é extremamente preocupante a substituição de um confiável sistema, em que a intervenção humana agrega um valor inestimável à informação, por um mero repositório de dados, mantido sem regulação e atendendo à lógica do mercado, visando o lucro. Uma das maiores empresas de informações de crédito do Brasil, com faturamento anual de aproximadamente 2 bilhões, é controlada por uma multinacional com ações listadas na bolsa de Londres. Felizmente, a Corregedoria Geral Eleitoral suspendeu o acordo de cooperação técnica firmado pelo Tribunal Superior Eleitoral com essa empresa, inibindo o fornecimento de dados públicos de todos os eleitores brasileiros. Esse é um bom exemplo dos riscos a que nossa sociedade está sujeita.
SJ – Como enfrentar o problema de atravessadores que, intitulando-se “cartórios” agenciam serviços próprios de serventias extrajudiciais, cobrando muito mais por isso – como “cartório mais”, “cartório postal”, “cartorio24horas” etc.?
RVS – Ao longo da última década as entidades de classe têm feito uma boa divulgação dos serviços pela imprensa. Todas as iniciativas que facilitam o acesso direto do cidadão ao serviço são sempre muito bem acolhidas pelos veículos de comunicação, o que permite um maior alcance da notícia.
A Anoreg/SP, ao lançar o portal CartorioSP.com.br, fez uma campanha publicitária, com a contratação de uma agência e a veiculação de anúncios na internet. Houve a preocupação de mostrar ao cidadão comum que a iniciativa tem caráter oficial, com a participação dos cartórios paulistas, e que as certidões podem ser solicitadas sem intermediários. Essa campanha foi muito bem sucedida e o portal tem aparecido com destaque nos buscadores de internet.
Com a ampla disseminação da internet na sociedade, as novas gerações – já familiarizadas com a tecnologia – cada vez mais utilizarão a internet como ponto de partida para buscar informações e acessar os serviços.
Precisamos manter e aprimorar essa estratégia para facilitar ainda mais o acesso dos usuários.
SJ – A certificação digital (assinatura digital) foi apregoada como a tecnologia que decretaria o fim do “terceiro garante de autenticidade” – como os notários, com seus reconhecimentos de firmas e autenticações. Com fortes presunções legais (não repúdio, autenticidade, identidade etc.) o que faltou para o dispositivo eletrônico para suplantar as tradicionais técnicas de autenticação?
RVS – A certificação digital é uma tecnologia cara e de difícil acesso. E que no Brasil tem sido imposta às pessoas jurídicas para a outorga de procuração eletrônica para transmissão à Caixa Econômica Federal das informações do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço.
Ou seja, impôs-se a todas as pessoas jurídicas do país a compra antecipada de um pacote de reconhecimentos de firma para, muitas vezes, uma única utilização.
Criou-se, com isso, um enorme e lucrativo mercado no país. De acordo com o ITI – Instituto Nacional de Tecnologia da Informação –, foram emitidos no Brasil, no período de julho de 2013 a julho de 2014, mais de dois milhões e quinhentos mil certificados digitais. Se considerarmos o custo médio de um certificado, esse mercado deve movimentar por ano, no mínimo, meio bilhão de reais para atender apenas uma pequena parcela da população.
E a emissão de um certificado digital, tendo em vista os riscos envolvidos, tem se caracterizado como um procedimento complexo, que envolve a apresentação de uma série de documentos, além da instalação de hardware e programas de informática.
Por outro lado, o cidadão comum geralmente não se importa em apresentar seu documento e comparecer presencialmente a um local para assinar um documento; um procedimento que pode facilitar a vida do cidadão é levar um documento a um cartório e reconhecer a firma. Na cidade de São Paulo, por exemplo, são 88 cartórios que prestam esse serviço. Imagine se todas as pessoas que diariamente vendem e compram um veículo se dirigissem diretamente às unidades do Detran/SP para formalizar o negócio. Haveria condições de absorver toda essa demanda?
Enfim, para o cidadão comum os meios tradicionais de autenticação são mais simples e bem mais baratos do que a tecnologia de certificação digital.
SJ – Como avaliam esta iniciativa da EPM/CGJSP/TJSP/CNJ?
RVS – A iniciativa do curso é fantástica, especialmente se considerarmos o nível dos palestrantes e os temas abordados. Certamente as discussões trarão excelentes frutos e boas diretrizes para o aprimoramento dos serviços notariais e de registro.
O entrevistado de hoje do Observatório do Registro, neste domingo de eleições, é Manuel Dantas Matos. Conhecido de notários e registradores de todo o Brasil, Matos tem um currículo invejável. Passando pelo setor público (como a presidência da seguradora da Caixa Econômica Federal e do Banco do Brasil) e pelo privado (foi fundador da Via Internet S/A) é membro e coordenador dos estudos para a implantação da Certificação Digital da Comissão de Normas e Procedimentos da SUSEP
Titular do Conselho Consultivo e Coordenador do Comitê Setorial de Seguros da Câmara Brasileira de Comércio Eletrônico – Camara-e.net e destacado membro efetivo do Comitê Gestor da ICP-Brasil, dedica-se ao fortalecimento da economia digital no país.
Sua importância no âmbito de notários e registradores é imensa. Criador do conceito das centrais eletrônicas de serviços compartilhados, regulamentadas em inúmeros provimentos das Corregedorias-Gerais de Justiça de vários Estados (e do próprio CNJ – Conselho Nacional de Justiça), Manuel Matos é um apóstolo da modernização das atividades notariais e registrais, pavimentando o acesso desse segmento ao mundo da certificação digital, dos documentos eletrônicos e da universalização do acesso dos serviços por meios eletrônicos.
Matos esteve presente em todos os momentos decisivos de transformação dos registros públicos. Provam-no as centenas de fotos e de vídeos que mantemos de sua intensa atividade de assessoria e aconselhamento técnico seja na ARISP ou no IRIB. Certamente, a sua importância capital, neste delicado momento de renovação tecnológica da atividade notarial e registral, será reconhecida e consagrada.
Cerimônia de lançamento da certidão eletrônica (Provimento conjunto 1/2008). Foto de 30.4.2008, by C. Petelinkar.
Tenho a certeza de que os Registros e as Notas brasileiros não seriam o que são na atualidade sem o gênio político e criador, o tirocínio e a visão de longo alcance de um grande navegador que inventa, a partir de uma Nova Sagres, um admirável mundo novo dos meios eletrônicos. (Sérgio Jacomino).
SJ – Certa feita, vi um cantor popular entonando uma singela e previsível melodia diante de um cenário exuberante onde se lia “jung parrots”. Será que estamos vivendo, ainda, a época em que as pessoas falam, falam, falam sobre documentos eletrônicos e firmas digitais e pouco se sabe e compreende acerca desta nova realidade documental?
MM – Entendo que nenhuma mudança é instantânea ao observador atento. É um “processo”, ou seja, uma sucessão de fatos e acontecimentos. Às vezes esse processo é rápido, às vezes lento. No caso do documento eletrônico o processo tem sido rápido e, em menos de uma década, a maioria das coisas que fazemos se realiza online. Não é imprescindível que as pessoas compreendam o impacto de uma determinada tecnologia nas suas vidas para que possam fazer uso dela. Tome como exemplo a telefonia celular, o internet banking e as redes sociais. Zero de papel.
SJ – O advento das assinaturas digitais – e suas presunções de não repúdio, autenticidade, identidade, localidade etc. – levantou uma falsa euforia no meio da ICP-Basil e da comunidade da informação acerca da suplantação da atividade notarial pelos novos recursos tecnológicos. O que é verdade? O que é mito? Gostaria que comentasse a questão da certificação, sob responsabilidade do notário, da capacidade e identidade das partes (art. 215, §1, II do código civil) e que avaliasse o fenômeno do identity theft que assola a América.
MM – Antes de responder diretamente a questão, vamos esclarecer alguns pontos: não são todas as assinaturas digitais que possuem as presunções citadas e, sim, a assinatura executada com o uso de certificado digital emitido por Autoridade Certificadora no âmbito da ICP-Brasil. É necessário que atentemos para o fato de que o Brasil dispõe de uma infraestrutura de certificação digital, robusta e consolidada, para mitigar os riscos de fraudes nas assinaturas eletrônicas. Existem diversas modalidades de assinaturas eletrônicas, mas as presunções de autenticidade, integridade e não repúdio são características apenas das PKIs, ou, infraestruturas de chaves públicas, fundamentadas no uso de criptografia assimétrica e inseridas no arcabouço legal de cada nação. Agora, respondendo diretamente a questão da função notarial, entendo que não houve qualquer indisposição da ICP Brasil ou dos usuários de certificados quanto aos notários. Ao contrário. A Autoridade Certificadora Notarial é uma iniciativa dos primórdios da ICP Brasil. A função de qualificação presencial de titulares de certificados digitais é natural aos notários. É mais provável que a ICP Brasil seja aprimorada e robustecida pelos notários do que torná-los desnecessários. Quanto ao roubo de identidades, note que se trata de uso indevido de logins, senhas e outras formas menos robustas de autenticação de pessoas, entidades ou equipamentos. As infraestruturas de chaves públicas dispõem de mecanismos para mitigar esses riscos e proteger titulares de certificados digitais.
SJ – “Uma coisa é uma coisa; outra coisa é outra coisa” – dizia o estagirita. Qual a importância de identificar cada coisa pelo seu nome e atribuir a cada delas o seu atributo ou qualidade?
MM – Mudam os meios, permanecem as funções. A essência da função notarial está preservada e para que a exerçam na sua plenitude e que venham ao encontro dos anseios da sociedade. Os notários e registradores deverão dominar as técnicas atuais de registro de fatos, como fizeram no passado com a pena, caneta tinteiro, esferográfica, microfilmagem etc. A terminologia que gira em torno das funções de autenticidade, integridade, validade jurídica e preservação documental de longo prazo no mundo digital deve ser do domínio do notário e do registrador. É para lá que a humanidade caminha e isso independe da nossa vontade.
SJ – A internet modificou a sociedade de consumo. Vai ingressando, sem retrocesso, nos serviços, modificando, substancialmente, as atividades humanas tradicionais. Você acredita que as atividades notariais e registrais serão assimiladas por sistemas de inteligência artificial? O computador substituirá o homem no registro das bases primárias da nação?
MM – Acredito que notários e registradores, no exercício das suas funções, aprimorarão as técnicas de garantia de autenticidade, integridade, validade jurídica e preservação documental de longo prazo das bases de dados primárias da nação, das quais são os custodiantes constitucionais.
SJ – A ICP-Brasil reconhece a importância dos notários e registradores para efetivação de uma política de serviços públicos pela internet com segurança e previsibilidade?
MM – A ICP Brasil reconhece e conta com a intensa colaboração de notários e registradores. Boa parte da pesquisa científica avançada em torno do documento eletrônico tem a marca dos notários e registradores brasileiros. Além, é claro, da imensa contribuição de um registrador – Sergio Jacomino – na revisão e aprimoramento do conjunto normativo da nossa infraestrutura. A ICP Brasil pertence à sociedade brasileira e notários e registradores são parte dela.
SJ – Devolvendo a gentileza – mas, neste caso com inteira justiça – o Sr. criou inúmeras expressões que foram assimiladas pelas atividades notariais e registrais e pelos seus órgãos regulatórios. Ex.: “base primária da nação” (relacionando-as com registros públicos); “centrais eletrônicas compartilhadas”; Nova Sagres (referindo-se aos novos descobridores deste admirável mundo novo das redes) etc. Como avalia que as atividades notariais e registrais assimilaram as suas ideias, desde a sua chegada, no Mosteiro de São Bento (SP), trazendo na algibeira as boas-novas do front digital?
MM – Na verdade busquei identificar a verdadeira vocação de cada especialidade e suas funções no mundo digital. Considero um privilégio o contato com notários, registradores e magistrados pelo profundo conhecimento e vasto domínio do “Trivium” da Era Moderna: autenticidade, integridade e validade jurídica do documento, independente do meio. As lideranças notariais e de registro, souberam aproveitar os conceitos que foram surgindo como resultado do nosso convívio. As centrais de serviços eletrônicos notarial e de registro, com suas aplicações estruturantes e de serviços, existem. Concreto. Visível. Bom, creio que o conceito do necessário domínio do “Trivium” do Terceiro Milênio ou Era Moderna: autenticidade, integridade e validade jurídica do documento, independente do meio que suporte o registro de um fato, também poderá ser aproveitado (risos). Sem esse domínio, não haverá economia digital.
SJ – Atomização x molecularização x centralização implica opacidade x dinamismo informativo x perda de privacidade. Comente.
MM – Por definição, “toda escolha corresponde a uma renúncia”. A sociedade brasileira precisa debater a proteção à sua base de dados. Precisamos fazer escolhas. Desde o básico – segurança e liberdade são conceitos antagônicos – até o específico. Registro público pressupõe publicidade, sejam dados agregados ou dispersos. Os efeitos são os mesmos da física. Combinar átomos às vezes tem um efeito explosivo. A sociedade precisará escolher.
SJ – O governo não realiza uma boa gestão de seus dados e os expõe a ataques e à divulgação não consentida. Veja as matérias na Globo, SBT, Band. Como evitar que os dados registrais e notariais sejam assimilados pelo governo e eventualmente perdidos nos escaninhos imponderáveis dos subterrâneos da internet?
MM – O fenômeno é mundial (Ex: Snowden) e a pergunta poderia ter sido no plural: “os governos”. A melhor resposta que eu encontro para a sua indagação é ser mais eficiente na gestão e custódia dos dados públicos. A fundamentação para que os serviços públicos sejam delegados é a eficiência dos agentes privados. Se isso não for uma verdade para o usuário, estará aberto o caminho para a tentativa de assimilação pelo governo da gestão das bases de dados primárias da nação. Entretanto, acredito que o Poder Judiciário está atento e cumpre bem sua função. O melhor exemplo que eu posso dar é o processo judicial eletrônico. O judiciário busca a eficiência como um dos pilares da justiça. Notários e registradores estão caminhando a passos largos na mesma direção.
SJ – Como avalia esta iniciativa da EPM?
MM – Sintonia com a realidade desse início de século. A iniciativa da EPM é um importante passo na disseminação do “Trivium” da Era Moderna: autenticidade, integridade e validade jurídica do documento. É o compromisso com o justo. É levar a justiça e a segurança jurídica ao universo digital. Enfim, é a versão atual do planejamento estratégico da chamada Escola de Sagres. Quero agradecer o generoso convite para participar de tão importante debate sobre o futuro dessas milenares atividades: o Registro e as Notas. Agradeço o privilégio desse convívio com mentes inquietas em busca do justo. Agradeço a oportunidade que tive de aprender e ser desafiado a pensar no movimento de transbordamento das atividades notariais e de registro para a Nação Digital. Aos organizadores deste evento e, em especial, ao amigo registrador Sergio Jacomino – brilhante arqueólogo do futuro – os meus sinceros agradecimentos. Manuel Matos, cidadão brasileiro.
Dando curso à divulgação do Seminário Registros Públicos e Notas Eletrônicos, que se inicia na próxima quinta-feira, em São Paulo (nota abaixo), hoje entrevistamos o registrador Marcelo Salaroli de Oliveira, diretor da Arpen-SP – Associação dos Registradores Civis das Pessoas Naturais de São Paulo, que nos concedeu as respostas deliciosamente adequadas e pertinentes que o leitor lê em seguida.
Marcelo Salaroli foi registrador imobiliário, com quem convivi na presidência do IRIB – Instituto de Registro Imobiliário do Brasil. Convidei-o para integrar o ilustre Conselho Editorial da Revista de Direito Imobiliário, de quem foi um competente coordenador. Além disso, Marcelo é excelente poeta, de quem furtei o haikai que se lê numa das perguntas.
Hoje registrador civil das pessoas naturais, desempenha um papel destacado na ARPEN-SP, em nome de cuja entidade nos concedeu a entrevista. (Sérgio Jacomino).
“O nascimento do SIRC representa o óbito do sistema tradicional de registro civil?” – esta foi uma pergunta adrede provocadora para que os registradores civis pudessem expor a trajetória de sua experiência com o governo federal. Os registros civis estiveram assentados na Igreja Católica no passado e foram delegados ao particular. Agora vivemos uma época de apropriação desses dados desejados pelo próprio estado. O que pensa a respeito disso?
Informação é poder. É normal que o Estado deseje os dados do registro civil, até para que exerça o seu poder em prol dos cidadãos, organizando de forma eficiente os serviços públicos. Mas a história nos mostra que, junto com o poder, vem o abuso do poder e o desvio de finalidade. A solução que temos para isso, também apontada pela história, é a divisão do poder, que não pode ficar concentrado em uma só pessoa, nem em um só órgão ou instituição. Por isso é importante que os dados do registro civil, ainda que informatizados, permaneçam sob a guarda e conservação do Oficial de Registro. Estes profissionais do direito estão capacitados para realizar um filtro no acesso e publicidade destes dados, bem como identificar as pessoas que consultaram os dados sensíveis, o que significa transparência no exercício do serviço público e garantia dos direitos fundamentais do cidadão.
As notícias que temos hoje de perda do controle dos dados do registro civil, caindo nas mãos de criminosos ou de entidades privadas, que irão utilizá-los conforme sua lógica própria, inclusive para vender essas informações, tem acontecido por meio de órgãos do Poder Público, como se vê nessas reportagens, nunca diretamente do acervo do Registro Civil. Na pergunta anterior, comentei o perigo de que os dados fiquem concentrados nas mãos do Estado, mas também há o perigo dos dados serem devassados por particulares, que igualmente poderão fazer mal uso das informações, sem que seja possível apurar a responsabilidade. Se o Registrador Civil permanecer com sua missão histórica de colher e guardar os atos vitais dos cidadãos, disponibilizando-os conforme as regras próprias, sem necessidade de transferir esses dados para o Governo, teremos uma forma democrática e segura de preservação desses dados, por um profissional que já é tradicionalmente especializado em conservá-los.
[Centralização X privacidade] – [descentralização X acesso] – [rapidez X segurança] – estes são alguns binômios tensivos com os quais devemos tratar. Comente.
A pergunta está muito bem colocada. Na sociedade contemporânea, para desespero de alguns mais despreparados, não há maniqueísmos, não há divisão estanque entre o bem e o mal, logo não há necessidade de escolher um dos lados do binômio e fazer dele sua bandeira. É preciso justamente compreender a tensão entre eles e buscar o equilíbrio. Tudo isso aponta para a necessidade de debatermos com tempo e método esses temas, donde decorre a importância deste seminário que a EPM nos participa e convida. Oportunidade ímpar para desenvolvermos esses temas com a profundidade e abrangência que eles merecem.
Como avalia o grau de informatização dos registros civis brasileiros? Quais são os maiores desafios? Quais são os maiores riscos?
O Brasil é muito grande e desigual e o Registro Civil também o é. Os Estados de São Paulo, Paraná e alguns outros já organizaram suas Centrais e alcançaram um nível alto de informatização, já experimentado na prática e que serve de ponto de partida e referência para a informatização nacional. Esse é o desafio: abranger todos os registradores do Brasil num nível de informatização que garanta eficiência, interoperabilidade e segurança. O maior risco certamente é o financeiro, pois o registro civil vive com o seu orçamento apertado e, no curto prazo, a informatização demanda custos altos, que somente poderão ser recuperados no longo prazo.
Na sua opinião, quais as medidas mais importantes a serem tomadas para que a migração dos meios tradicionais para os eletrônicos se dê de forma ordenada e segura?
É preciso combater a falsa premissa de que informatizar é desburocratizar, pois a proliferação de sistemas, dos mais diversos tipos, pelos mais diversos órgãos, ou seja, uma informatização aleatória, torna o exercício da atividade registral mais trabalhosa e burocrática, repleta de redundâncias e inutilidades e, o que é ainda pior, com o risco de se perder todo o trabalho realizado. É preciso normas administrativas objetivas, factíveis, eficientes e de âmbito nacional. Mas boas normas não serão suficientes sem que os notários e registradores participem ativamente e se preparem para essa nova fase. Acontece que os Registradores Civis estarão impossibilitados de participar se não tiverem, em todo o Brasil, uma remuneração digna, o que não acontece em Estados que o registro de nascimento é remunerado com apenas R$ 10,00, ou quando, sob a rubrica de compensação dos atos de registro civil, arrecada-se dinheiro que é desviado para outras atividades judiciárias.
A informatização envolve investimentos de vulto – não só para implantação, mas, principalmente, com a manutenção e gestão do acervo em meios eletrônicos. Os cartórios de RC estão capacitados economicamente para suportar esses custos?
Como é sabido, a grande maioria dos atos praticados pelo Registro Civil são gratuitos e a atividade somente subsiste em razão do Fundo de Compensação dos Atos Gratuitos. A importância do Registro Civil é tão grande para o cidadão que a lei determinou a existência de pelo menos um registrador civil em todo município brasileiro. Isso traz outra dificuldade, pois em algumas localidades o número de atos praticados é tão pequeno, que mesmo que sejam compensados, não é suficiente para manter uma porta aberta e um computador conectado para atender a população todos os dias da semana, já que isso tem um custo fixo elevado. A solução é incentivos tributários, fixação de uma renda mínima para serventias deficitárias e a possibilidade de cobrar do usuário do serviço eletrônico taxas administrativas. Já se percebe que o usuário não reclama de pagar essa taxa, pois são módicas, são mais baratas do que seria gasto com despachantes, correios, locomoção, caso não existisse o serviço eletrônico, que é mais eficiente e deixa o cidadão satisfeito. Essas taxas administrativas permitem cobrir as despesas de manutenção e gestão do acervo, que devem ser realizadas por meio da associação, de forma coletiva, o que é mais barato, mais organizado e mais seguro do que a realização individual por cada cartório.
Como tornar a internet um veículo de universalização e aproximação de usuários dos registros civis?
Atualmente, já existe tanto serviço disponível na internet, que levá-la para todos os cantos desse Brasil é uma política pública essencial, que levará mais facilidades e mais qualidade de vida para as pessoas. O Registro Civil já está nesse meio, no endereço http://www.registrocivil.org.br , onde já se pode solicitar certidões de nascimento, casamento e óbito de 4 Estados e a previsão é que até o final de 2015 seja possível solicitar certidões de qualquer lugar do Brasil e do serviço consular brasileiro no exterior. Ainda chegaremos a realizar o próprio registro de casamento, óbito e nascimento pela internet.
Fale sobre os projetos da ARPEN-SP.
A Arpen tem uma ampla atuação, em várias frentes. Olha para dentro da classe, oferecendo cursos, assessoria, convênios com empresas, ou seja, facilita e dá respaldo para o trabalho do registrador e também olha para fora da classe, defendendo os temas e levando os serviços do registro civil para o cidadão, a sociedade, o Poder Judiciário, o governo, a imprensa. É impossível pensar o Registro Civil sem a Arpen. Quando analisamos a informatização e interligação dos cartórios, que começou no ano de 1998, com a intranet e expandiu-se assombrosamente, vamos nos dar conta de quão importante é ter uma associação forte. Graças aos sistemas informatizados da Arpen hoje é possível realizar os registros de nascimento nas maternidades, entregando a certidão no mesmo momento, emitir certidões de um cartório para o outro, sem necessidade que o cidadão se desloque, nem necessidade de correios, consultar o índice de registros civis de todos os cartórios do Estado, facilitando assim a localização de registros. Ainda há muito para crescer, como a expansão nacional dos serviços, a interligação com o serviço consular, o protocolo de títulos em um cartório para serem cumpridos em outro.
Comente a iniciativa da EPM, CGJSP, TJSP e CNJ na realização deste seminário. Qual a sua opinião sobre o evento?
Aproveito essa questão para agradecer, não só pela honra de participar deste seminário, como pela iniciativa em si, que trará muitos frutos para o exercício da atividade registral. Muitos desatinos eletrônicos são cometidos, até mesmo em normas jurídicas, por simples desconhecimento e ignorância, o que acarreta enormes dificuldades e gastos no dia-a-dia do registrador civil. Um seminário como esse, com interlocutores de todas as especialidades notariais e registrais, representantes do Poder Judiciário e especialistas nacionais e estrangeiros sobre a matéria, é uma ocasião muito proveitosa para lançar luzes e abrir caminhos na escuridão da selva eletrônica.
MARCELO SALAROLI DE OLIVEIRA é Mestre em Direito Privado pela UNESP – Universidade Estadual Paulista “Júlio de Mesquita Filho” (2006). Bacharel em Direito pela Universidade de São Paulo (2001). Conselheiro Editorial da Revista de Direito Imobiliário (2004 a 2006). Coordenador da Revista de Direito Imobiliário (2007). Oficial de Registro de Imóveis no Estado de São Paulo (2003-2007). Oficial de Registro Civil das Pessoas Naturais no Estado de São Paulo (desde 2007). Diretor da Associação dos Registradores das Pessoas Naturais do Estado de São Paulo (ArpenSP). Co-autor do Livro “Registro Civil das Pessoas Naturais – Volumes I e II”, Coleção Cartórios, Editora Saraiva.
EPM abre inscrições para o 9º Ciclo de debates “Café com Jurisprudência”
Até o dia 23 de setembro, estão abertas as inscrições para o 9º Ciclo de debates “Café com Jurisprudência” da EPM, sob a coordenação dos desembargadores Ricardo Henry Marques Dip e Luís Paulo Aliende Ribeiro e da juíza Tânia Mara Ahualli.
As atividades acontecerão de 12 de setembro a 21 de novembro (às sextas-feiras), das 10 às 12 horas, no auditório do 1º andar do prédio da EPM (Rua da Consolação, 1.483).
As inscrições são gratuitas e abertas a magistrados, integrantes do Ministério Público, registradores, notários, advogados e funcionários do Poder Judiciário, Justiça Militar e serventias extrajudiciais.
São oferecidas 50 vagas (presenciais).
Será considerado aprovado o aluno que registrar frequência mínima de 75%. Haverá emissão de certificado de conclusão para os aprovados.
Inscrições: os interessados deverão preencher a ficha de inscrição diretamente no site da EPM. Caso o número de inscritos exceda o número de vagas, será divulgada lista dos selecionados, obedecendo-se a ordem cronológica de inscrição. Caso contrário, todos serão selecionados.
Após efetuada a matrícula, oportunamente, o aluno receberá mensagem de confirmação de matrícula no e-mail informado na ficha de inscrição, contendo login e senha de acesso à seção “Sala de Alunos” do site da EPM, onde poderá obter informações pertinentes ao curso.
Programa
Dia 26/9
União Estável – Sucessões, Divórcio e Partilha de Bens. Aspectos notariais e registrais. Palestrante: desembargador Euclides Benedito de Oliveira.
Dia 17/10
Alienação Fiduciária – Aspectos controversos (constituição de dupla garantia real, incorporação imobiliária e parcelamentos do solo). Palestrante: juiz Josué Modesto Passos
Dia 31/10
CND do INSS e Receita Federal – Alienação e oneração de bens imóveis – dispensa nos atos extrajudiciais. Palestrante: desembargador José Luiz Germano.
Dia 28/11
A nova questão de gênero e o Registo Público. Palestrante – professora Regina Beatriz Tavares da Silva.
Dia 5/12
Doação: Aspectos atuais (doação conjuntiva, entre cônjuges e reversão). Palestrante: desembargadora Rosa Maria Barreto Borriello de Andrade Nery.
Registro e Notas Eletrônicos Preparados para o futuro?
O desembargador Marcelo Martins Berthe, coordenador da área de Direito Notarial e Registral da Escola Paulista da Magistratura, concedeu-nos a entrevista onde expõe suas expectativas em relação ao seminário que ocorrerá entre os dias 18 de setembro e 27 de novembro de 2014, com sessões alternados. O desembargador nos fala, ainda, da experiência na presidência do 9º concurso público de provas e títulos para outorga de delegações de notas e de registro do estado de São Paulo, em andamento. (Sérgio Jacomino).
A Escola Paulista da Magistratura, atenta à missão cometida ao Poder Judiciário de regular e fiscalizar as atividades notariais e registrais (art. 236, § 1º, da Carta de 1988) e empenhada no aperfeiçoamento dos seus serviços auxiliares e das “serventias e órgãos prestadores de serviços notariais e de registro que atuem por delegação do poder público” (EC 45, art. 103-B, III), vai promover o seminário Registros Públicos e Notas Eletrônicos – Novas tecnologias e os desafios da atividade notarial e registral, cujos objetivos gerais são os seguintes:
Segundo consta do projeto do seminário, os objetivos que animaram os organizadores do evento foram prospectar e trazer à discussão os temas mais importantes relativos à transmigração de meios (papel/digitalização), conservação, manutenção, atualização de acervos documentais em meios eletrônicos, enfocando os problemas, já reconhecidos, que essas transformações tecnológicas representam. Além disso, os organizadores visam:
Debater e discutir as conexões existentes entre o marco legal que regula a preservação, organização e proteção dos acervos documentais de preservação permanente e a legislação relativa às atividades notariais e registrais.
Buscar vias de modernização e o aperfeiçoamento das atividades notariais e registrais bandeirantes em bases tecnológicas digitais com abonação de autoridades ou instituições de reconhecida competência e notoriedade.
Indicar metas, objetivos gerais e específicos para se alcançar um padrão de excelência na prestação de serviços notariais e de registro em meios eletrônicos, atendendo as necessidades e os reclamos da sociedade por serviços eletrônicos.
Indicar caminhos para a modernização dos meios de regulação e fiscalização dos órgãos prestadores de serviços notariais e de registro.
Proporcionar e indicar aos órgãos do Poder Judiciário encarregados de regular as atividades notariais e registrais padrões mínimos e referências técnicas para a utilização dos recursos da tecnologia de informação e comunicação no âmbito das notas e dos registros.
Apresentar aos participantes os problemas e dificuldades inerentes à migração das bases de dados para novas plataformas digitais. Debater a obrigatoriedade das políticas de contingenciamento (arquivos de segurança, backup, computação em nuvem etc.).
Discutir e aprofundar aspectos sensíveis relativos à publicidade registral e notarial em meios eletrônicos e ao direito à privacidade, os riscos inerentes à disponibilização de dados em repositórios na internet etc. Enfrentar o tema da publicidade mitigada do Registro de Títulos e Documentos e das Notas (registro para mera conservação, sem efeitos em relação a terceiros).
Estudar a viabilidade de soluções compartilhadas, com proveito da economia de escala para enfrentamento dos custos e dificuldades da adoção de novas tecnologias (“soluções cooperativas ou compartilhadas” e “ganhos com a redução de custos e com a adoção de tecnologia e metodologia padronizadas” tratados no Processo CG 117.706/2012, São Paulo, decisão de 20/12/2013, DJe de 21/05/2014, des. José Renato Nalini).
Aprofundar os temas relativos a: certificados digitais, documentos eletrônicos em geral, digitalização, computação em nuvem, big data, microfilmagem, conservação e preservação de acervos documentais etc.
Elaborar textos e documentos técnicos de referência para servir de base ao progressivo aperfeiçoamento da prestação de serviços, gestão documental e organização interna das serventias extrajudiciais.
Na preparação Deste importante evento, iniciamos uma série de entrevistas com os organizadores e com os participantes do seminário, buscando trazer aos leitores a opinião de cada um e a expectativa que os anima a participar de evento desta magnitude e importância.
Marcelo Martins Berthe Coordenador de Direito Notarial e Registral
Iniciamos esta série com o desembargador Marcelo Martins Berthe, que é o coordenador da área de Direito Notarial e Registral da Escola Paulista da Magistratura, juntamente com o magistrado Gustavo Henrique Bretas Marzagão. Além disso, o desembargador exerce a presidência do 9º concurso público de provas e títulos para outorga de delegações de notas e de registro do estado de São Paulo, que se acha em andamento. Foi juiz-auxiliar do Conselho Nacional de Justiça, além de uma trajetória intensa em várias gestões da Corregedoria-Geral da Justiça de São Paulo.
Sérgio Jacomino. Como Coordenador da área de Notas e Registros Públicos da EPM – Escola Paulista da Magistratura, como o Sr. vê a preocupação da escola em atrair, para a cátedra e bancos, notários e registradores?
Marcelo Martins Berthe – A Coordenadoria da Área de Direito Notarial e Registral da Escola Paulista da Magistratura deve ter, na minha visão, uma especial preocupação de atrair não só Juízes para participar de suas atividades. EPM é uma Escola Judicial. Assim, o Magistrado deve ser a sua preocupação permanente. Mas Notários e Registradores são delegados diretos do Poder Judiciário. Prestam serviços públicos extrajudiciais e integram o Sistema de Justiça. Uma Escola Judicial precisa abrir espaço para o aprimoramento do Poder Judiciário, considerado tanto o serviço judicial, prestado diretamente pela Magistratura, como o serviço extrajudicial, a cargo de seus órgãos auxiliares, como é o caso dos serviços delegados de Notas e Registro. Apenas assim será possível alcançar a efetividade e a eficiência da prestação jurisdicional, que depende do trabalho conjunto de todo o Sistema de Justiça.
O tema do acesso aos Registros Públicos e Notas por vias eletrônicas é um caminho sem volta. O que o Sr. pensa disso?
Não tenho dúvida nenhuma disso. Os serviços de Notas e Registro Eletrônicos já são uma realidade, no Brasil e no mundo. Não haverá espaço para a sobrevivência do nosso sistema se não houver essa consciência. E no Brasil já foram dados passos importantes nessa direção, o que vem consolidando os meios eletrônicos como indispensáveis à eficiência do serviço de Notas e de Registros Públicos. A relevância da atividade dependerá sempre de avanços nesse campo dos meios eletrônicos.
Algumas iniciativas governamentais apontam para a criação de um “megacadastro” registral, com atração de todos os dados relativos à situação jurídica. O que o Sr. pensa do assunto?
Os movimentos nesse sentido ainda são incipientes e há muitos aspectos de outras naturezas que precisariam ser considerados para que se pudesse pensar em algo que centralizasse tudo. Há cadastros e informações que interessam à Administração Pública, para controles ambientais, controles fiscais, urbanísticos e etc. Todavia, a segurança do registro da propriedade imóvel, em cadastro que assegure o direito de propriedade, assim como os direitos e as garantias reais, devem e precisam de um sistema fundado em princípios e regras normativas que não são tão importantes para aquelas outras finalidades. A partir dessa premissa é que entendo que a convergência de informações, pelos meios eletrônicos, embora seja uma tendência que já está delineada, e parece até mesmo consequência lógica do emprego dos meios eletrônicos, não se pode simplesmente concretizar a partir apenas de um “megacadastro” com múltiplas finalidades, que concentrasse todo tipo de informações, de diversas naturezas e variados interesses. Para mim, assim como vejo, hoje, o rumo dos acontecimentos, muito melhor seria que cada um guardasse as informações próprias de cada direito inscrito, observando os princípios e as regras de segurança que se relacionam a cada matéria. A integração das informações deve ser proporcionada pelos sistemas, pela tecnologia, sem que, contudo, seja o “megacadastro” confiado à guarda de um órgão que inscreveria nele, de modo descontrolado, informações conflitantes de toda ordem. Há muito o que refletir sobre este tema sensível. Mas isso é estimulante.
O seminário Notas e Registros Eletrônicos abrange um leque imenso de temas e assuntos. Como o Sr. avalia esse temário. Tece seus comentários.
Para mim esse seminário vem recuperar muitos estudos e pensamentos isolados, que foram e continuam sendo desenvolvidos na área dos meios eletrônicos aplicados aos serviços notariais e registrais, o que poderá proporcionar uma compilação de tantos conhecimentos esparsos, uma sistematização de trabalhos diversos, para abrir novos horizontes.
O concurso para notários e registradores de SP entra na fase final. Como o Sr. avalia o certame? O que pode ser mantido e o que deve ser modificado nos concursos, a partir de sua experiência na presidência?
Acho ainda cedo para assentar aqui uma conclusão. Por ora diria que o regime de delegação, tal como eleito pela Constituição, a mim me parece o melhor. A qualidade e a eficiência dos serviços de Notas e Registro no Brasil hoje falam por si só. O Concurso Público me parece um caminho adequado. Mas apenas o concurso não basta. É preciso conjugar o concurso com a regulação e a fiscalização das atividades.
O Poder Judiciário, dos Estados, por suas Corregedorias, e o próprio CNJ, por sua Corregedoria Nacional, precisam ter setores permanentes para a organização dos concursos, para a atualização de normas reguladoras da atividade e para uma efetiva e eficiente fiscalização das atividades delegadas, agindo como autênticas agências reguladoras, preocupadas com a formação dos delegados e com o funcionamento adequado do serviço em todo o país.
Apenas isso poderá fortalecer a instituição notarial e registral, que já dá mostra de que o modelo eleito pelo constituinte é o melhor.
Como o Sr. avalia o sistema registral brasileiro? Leve em consideração, na resposta, a sua experiência na Amazônia e nos estados do nordeste.
Aqui retorno ao que disse acima. As grandes diferenças encontradas no país denotam que o Poder Judiciário dos Estados, bem como o CNJ, ambos precisam, com urgência, organizar esses serviços nos moldes do que já ocorre em alguns Estados, especialmente em São Paulo. Será exigido um trabalho árduo, mas que pode e deve ser feito para que seja fortalecida essa instituição que garante a segurança jurídica e favorece o desenvolvimento econômico. Esse braço delegado do Poder Judiciário não pode ser esquecido, ou ele sofrerá irreversível atrofia, com reflexos muito ruins em todo o Brasil. Nesse ponto é que acredito que também as organizações de notários e registradores devem reunir forças para o engrandecimento da atividade em todo o país.
A tecnologia poderá diminuir as assimetrias na prestação do serviço notarial e registral no país? Os concursos podem contribuir?
Sim. Tanto o concurso, como a tecnologia, como visto, podem contribuir muito para a diminuição das diferenças. Mas deposito especial esperança em notários e registradores, bem como em suas organizações associativas ou culturais, que têm se desdobrado para contribuir em tantos avanços, colocando-se muitas vezes ao lado das Corregedorias Estaduais e do CNJ, a fim de emprestarem a sua contribuição a esses órgãos de fiscalização e controle da atividade. Tudo isso pode fortalecer a instituição na busca de um nivelamento entre os serviços existentes no Brasil.
Até o dia 12 de setembro, estão abertas as inscrições e matrículas para o curso Registros Públicos e Notas Eletrônicos da EPM.
As atividades serão realizadas de 18 de setembro a 27 de novembro, às quintas-feiras, das 19h30 às 22 horas e às sextas-feiras, das 9 às 12 horas,no auditório do 4º andar do prédio da EPM (Rua da Consolação, 1.483), sob a coordenação dojuiz Antonio Carlos Alves Braga Júnior.
O objetivo do curso é prospectar e trazer à discussão os temas mais importantes relativos à transmigração de meios (papel/digitalização), conservação, manutenção, atualização de acervos documentais em meios eletrônicos, enfocando os problemas, já reconhecidos, que essas transformações tecnológicas representam.
As inscrições são abertas a magistrados, procuradores, promotores de Justiça, defensores públicos, advogados, titulares e prepostos dos órgãos prestadores dos serviços notariais e de registro do Poder Judiciário, nos termos da Emenda Constitucional 45, de 2004 e funcionários do Tribunal de Justiça e da Justiça Militar do Estado de São Paulo.
Inscrições e matrículas: os interessados deverão preencher a ficha de inscrição diretamente no site da EPM, selecionando a modalidade desejada (presencial ou a distância). Após o preenchimento e envio, será automaticamente remetido e-mail confirmando a inscrição.
Sérgio Jacomino será o primeiro expositor no seminário. Buscará contar a história das transformações tecnológicas no extrajudicial armando um cenário para acolher os novos desafios.
Segundo ele, “o objetivo da exposição é proporcionar uma visão retrospectiva da atividade notarial e registral sob o estrito ângulo das transformações tecnológicas ao longo do tempo, possibilitando ao participante perceber que o desenvolvimento técnico das notas e dos registros esteve na base da permanência multissecular da atividade. Desde a antiguidade, passando pela idade média, o tabelião contou com regulação específica para o tratamento dos meios utilizados para a fixação de seus atos em meios idôneos”.
O Escriba inventou a escrita; a escrita, o notário. O surgimento da escrita e do notário. O exemplo sumeriano. A tabuletas de argila e o depósito público (registro) de contratos. A segurança das tabuletas partidas.
Egito faraônico e seus escribas sentados. Os registros no antigo Egito faraônico e na Grécia.
Orientalização do direito romano e a adoção dos instrumentos públicos na formalização das transações. As novas constituições de Justiniano acerca das funções do tabelião e os cuidados na lavratura do ato. A adoção de papel (papiro) de segurança em Constantinopla. A ocorrência do protocolo etc.
Idade média portuguesa e os atos reais acerca da segurança de dados e do suporte material dos atos (ou “pulgamyos”).
Período colonial. Os desafios da criação do registro de sesmarias. O colapso do sistema sesmarial e os livros volantes.
Período do Império. Regime hipotecário brasileiro. A criação do registro hipotecário. Os antigos livros de registro e a técnica de registração em papel (transcrição X inscrição).
República. A criação do título-propriedade – sua emissão e circulação. O “registro eletrônico” propugnado por Rui Barbosa.
Manuscritos do século XX. Os grandes livros de registro manuscritos e o colapso do modelo na década de 60 do século XX.
Vanguarda tecnológica. Novas técnicas de registração: indicadores pessoal e real pelo sistema cardex; livros auxiliares; mecanização dos registros; desfoliação dos livros (matrícula de folha solta), microfilme, banco de dados, registros estruturados.
Perspectivas: registro integral estruturado; big data, IA – inteligência artificial generalizada (IA aplicada a vários processos em que há desempenho semelhante ou superior ao humano).
Administrar um “cartório” extrajudicial é planejar, organizar, dirigir e controlar o uso de recursos e elementos humanos com a finalidade da melhor prestação possível dos serviços notariais e de registro.
Nos termos do artigo 21 da Lei 8.935, de 18 de novembro de 1994, o tabelião ou oficial de registro tem responsabilidade exclusiva sobre o gerenciamento administrativo e financeiro da unidade extrajudicial. Não há participação do Estado nos investimentos. A unidade deve ser gerida de modo a propiciar uma prestação de serviços notariais e de registro da melhor qualidade.
Os futuros notários e registradores, após terem seus conhecimentos jurídicos aferidos por meio de disputado concurso público, ao iniciar na atividade, devem também cuidar, e muito, das questões administrativas e gerenciais da unidade que vão assumir.
Instalações físicas e sede da unidade
As instalações, mobiliário e equipamentos existentes compreendem, entre outros, os microcomputadores, scanners, impressoras, máquinas copiadoras, armários, balcões, mesas, cadeiras e prateleiras. Deve haver um ajuste com o proprietário destes itens para aquisição ou locação.
A unidade extrajudicial deve ser instalada em um local de fácil acesso, especialmente servida por meios de transporte coletivo, bem como ser bem iluminada, limpa, sinalizada e disponibilizar assentos em quantidade adequada para o público. Enfim, deve atender aos padrões necessários de conforto, higiene e segurança. A acessibilidade não deve ser esquecida para a possibilidade de utilização dos serviços pelos portadores de necessidades especiais. A disponibilização de água e toalete para os usuários do serviço também são necessárias.
O candidato aprovado tem a opção de manter a unidade no mesmo imóvel ou mudar. Também, pode se utilizar das instalações, mobiliário e equipamentos já existentes ou adquirir material novo. A análise sobre qual a melhor solução deve ser feita individualmente em cada unidade. O que não pode ocorrer é a interrupção na prestação dos serviços.
Controle dos atos praticados
O controle de todos os atos praticados é muito importante, sejam gratuitos ou pagos. Um sistema de informática de banco de dados é extremamente útil e necessário. Deve haver o lançamento diário dos atos praticados com seus respectivos fechamentos: diário, mensal e anual. No caso do registro civil das pessoas naturais, o controle das certidões fica facilitado se elas forem separadas por lotes de numeração distintos para os atos gratuitos e pagos. Em relação aos papéis inutilizados ou extraviados, deve haver campo disponível no sistema para lançamento desta informação. Todo papel inutilizado deve ser arquivado para conferência e controle efetivo dos atos praticados e seus recolhimentos.
Livro-caixa
O controle diário do caixa da unidade é extremamente importante. O software utilizado ou eventual planilha deve controlar as entradas e saídas de dinheiro em relação aos atos praticados. Assim, devem ser lançados os atos efetivamente pagos e aqueles que serão pagos posteriormente, como por exemplo, o dos usuários mensalistas, para possibilitar o correto fechamento do caixa no final do dia.
Extremamente importante é a leitura do capítulo XIII das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça do Estado de São Paulo, em que há normatização para o lançamento das receitas e despesas no “Livro Diário de Receitas e Despesas”. As receitas lançadas neste livro são os emolumentos devidos ao notário ou registrador. As custas e contribuições (repasses) não podem ingressar como receita neste livro. Outro controle das receitas totais deve ser feito em separado. São lançados os atos pagos praticados, com remissão ao número do termo, livro e folha ou número de lançamento no livro protocolo; e, à direita colunas com os lançamentos dos valores dos emolumentos e de todas as custas e contribuições (repasses), com um totalizador ao final. Esta é a relação paralela dos atos praticados.
Em relação às despesas, no Livro Diário de Receitas e Despesas são lançadas apenas aquelas relacionadas à atividade da unidade, sem restrição, pouco importando se dedutíveis ou não. Este livro é destinado a refletir a real situação econômica da serventia e pertence à unidade, mesmo com o ingresso de novo delegatário. Deve ser visado pelo Juiz Corregedor Permanente anualmente no mês de fevereiro. O livro que pertence ao notário ou registrador é o Livro Caixa, que deve ser escriturado separadamente do Livro Diário de Receitas e Despesas. Neste livro apenas as despesas dedutíveis é que podem ser lançadas. O website da Receita Federal (www.receita.fazenda.gov.br) apresenta muitas informações e possibilita o download do programa carnê-leão. Por meio dele são lançadas as receitas, despesas, recolhimentos para a previdência social do tabelião ou registrador. O software gera demonstrativo mês a mês (que será utilizado na declaração anual do imposto de renda), além de emitir a DARF para o pagamento do Imposto de Renda Pessoa Física (carnê-leão) mensal.
Capital inicial, economia e investimentos
Para aqueles que estão iniciando e nunca tiveram contato com a administração de qualquer negócio, economizar no começo é bastante importante. A atividade não proporciona uma renda fixa todos os meses. As receitas e despesas são variáveis, podendo ocorrer algumas oscilações mais ou menos altas em decorrência de diversos fatores. Além do capital inicial necessário para a aquisição das instalações, mobiliário e equipamentos, um montante de capital de giro é necessário. Os registradores civis devem economizar mais no início. Todos os atos gratuitos indenizáveis do mês são pagos apenas no dia 20 do mês seguinte, desde que toda a documentação e planilha devidamente visada pelo Juiz Corregedor Permanente cheguem à entidade gestora (Sinoreg-SP) até o dia 5. Com isso, praticamente as despesas de dois meses são pagas para então ocorrer o recebimento desta indenização.
Obrigações e responsabilidade tributárias
A responsabilidade tributária do notário e registrador é muito grande. Ele é, ao mesmo tempo, contribuinte, responsável e substituto tributário. Ele é contribuinte no recolhimento mensal de seu INSS (contribuinte individual), do ISS e do IRPF (carnê-leão). O ISS cobrado atualmente varia conforme o município. Alguns municípios cobram um valor fixo anual. Outros fazem a cobrança por meio de uma alíquota de até 5% sobre o valor bruto dos emolumentos. Esta última modalidade de cobrança, salvo melhor juízo, é de legalidade duvidosa. O IRPF (Imposto de Renda de Pessoa Física) deve ser recolhido mensalmente, tendo como base de cálculo o saldo apurado no final do mês (receitas – despesas), além das deduções legais. Se o saldo for negativo (déficit), não há pagamento, e este valor é transportado para o mês seguinte, dentro do mesmo ano fiscal. O transporte do saldo negativo (déficit) de um ano para o outro não é possível. Se o saldo for positivo (superávit), o pagamento deve ser feito até o último dia útil do mês seguinte. Caso este dia caia em sábado, domingo ou feriado, o pagamento deve ser antecipado para o primeiro dia útil anterior. Usem apenas o software do carnê-leão fornecido pela Receita Federal para efetuar o cálculo do valor do Imposto de Renda Pessoa Física (carnê leão) para evitar possíveis erros e pagamento de multa e juros.
Atua, ainda, o tabelião como responsável tributário no recolhimento de ITBI e ITCMD devidos na lavratura de escrituras públicas. É substituto tributário no recolhimento das custas e contribuições devidas ao Estado pela prática de seus atos, e, no recolhimento das contribuições previdenciárias e IRRF(Imposto de Renda Retido da Fonte) como empregador. O recolhimento das custas e contribuições é feito semanalmente, à exceção do fundo para custeio do registro civil que é mensal. As custas devidas ao Tribunal de Justiça são feitas por meio de recolhimento de guia (boleto) gerada no website www.extrajudicial.tj.sp.gov.br (Portal do Extrajudicial). O acesso ao Portal deve ser diário. O lançamento dos atos praticados é feito semanalmente e o próprio sistema gera o boleto. Em caso de atraso ou recolhimento a menor, que configuram falta administrativa, o próprio sistema já calcula o valor da multa e juros moratórios. Ele, também, gera guia complementar no caso de lançamento a menor já efetuado.
DARE-SP
A partir de 1º.7.2013 é obrigatório o recolhimento das custas devidas ao Estado e Ipesp (Carteira de Previdência das Serventias não Oficializadas da Justiça do Estado), além da Contribuição de Solidariedade às Santas Casas de Misericórdia, por meio do portal da receita estadual (www.fazenda.sp.gov.br) no link DARE-SP, logo abaixo de “Ambiente de Pagamentos”. Este portal gera um documento único chamado DARE (Documento de Arrecadação de Receitas Estaduais), que deve conter os “documentos detalhe“ dos valores referentes ao Ipesp, Estado e Santas Casas. Exceção apenas às unidades de registro de imóveis, títulos e documentos e civil de pessoa jurídica que não recolhem a contribuição devida às santas casas de misericórdia, por expressa disposição legal.
O acesso a este portal pode ser feito com ou sem o e-CPF e já está disponível para utilização. A vantagem do acesso com o e-CPF é que ficam armazenadas as DAREs geradas e os pagamentos efetuados. O novo delegatário deve alterar o cadastro do responsável pela unidade no site. O oficial ou tabelião que estejam respondendo pela unidade interinamente ingressam com seu e-CPF no site para que a alteração seja feita.
Registro Civil – fundo de custeio
O recolhimento ao fundo de custeio do registro civil que efetua a indenização para compensação dos atos gratuitos e complementação da renda das unidades deficitárias é feito por meio de pagamento mensal de boleto bancário à entidade gestora, que no Estado de São Paulo é o SINOREG-SP. Anualmente a entidade envia um carnê com os boletos para preenchimento e pagamento mensal. Apenas em relação aos atos de registro civil é que não incidem custas para este fundo. Em relação aos atos praticados pelas outras especialidades há incidência de custas destinadas ao custeio do fundo do registro civil. Não se esqueçam que a unidade de registro civil irá recolher para o fundo em razão da prática de atos notariais, tais como autenticações, reconhecimento de firmas e procurações.
Em caso de atraso, a multa moratória devida é de 0,33 pontos percentuais ao dia, com limite máximo de 20%. Os juros moratórios devidos são de 1% compostos mensalmente. Em caso de atraso de apenas um dia, prevê a lei a incidência de 1% de juros de mora (alíquota mínima). Todas as disposições sobre custas e emolumentos estão expressas na Lei Paulista 11.331, de 26 de dezembro de 2002.
Despesas gerais da serventia
No decorrer do mês, há várias despesas incidentes sobre a unidade que são de responsabilidade do notário ou registrador, tais como: aluguel do imóvel, imposto de renda incidente sobre o valor deste aluguel, tarifa de energia elétrica e telefone, taxa de água e esgoto, internet (verifique se há exigência da municipalidade em utilizar IP fixo para a geração das guias de recolhimento de ITBI), alarme e monitoramento, escritório de contabilidade, locação das máquinas fotocopiadoras, folha de pagamento dos prepostos e seus encargos etc. Muita atenção e cautela em relação ao 13º salário. O ideal é efetuar uma provisão de 1/12 avos, todos os meses, para que no final do ano não haja dificuldade financeira com estes pagamentos. Em relação aos papéis de segurança, existe também o custo com selos de autenticidade, certidões e livros. Há necessidade de se manter classificadores obrigatórios, conforme disposição expressa do já mencionado capítulo XIII das NSCGJ. O ideal é a contratação de empresa especializada que fornece tais arquivos.
Em relação às contas a receber, as unidades que trabalham com usuários mensalistas devem estar atentas em relação ao fluxo de caixa. Geralmente tais usuários efetuam os pagamentos mensalmente, ou seja, o notário ou registrador deverá custear estes serviços, recolhendo as guias de custas e contribuições no mínimo por quatro semanas seguidas, para só então receber o valor total. Outro dado importante, para evitar dissabores com os usuários, é a informação prévia do valor dos emolumentos antes da prática do ato. Sempre informe o valor total dos serviços antecipadamente para que o usuário autorize sua execução.
O controle destes valores a receber deve ser feito com muita organização e atenção para evitar atrasos ou não pagamentos. Os sistemas de informática devem ter registro em arquivo, de acesso restrito, de todas as atividades que os usuários efetuam para melhor controle da unidade.
Recursos humanos
O tema recursos humanos parece ser a parte mais desafiadora e importante da unidade, tanto em relação aos prepostos, bem como no trato com os usuários dos serviços notariais e de registro. De nada adianta a unidade possuir instalações belíssimas e equipamentos de última geração se o ambiente de trabalho não for acolhedor e vibrante. O notário e registrador devem ser líderes de sua equipe, buscando meios para aumentar o entusiasmo e comprometimento. Há diversos maneiras para inspirar e aperfeiçoar a equipe. Pesquisas já comprovam algumas técnicas que não funcionam. A técnica do medo e da manipulação é desastrosa, pois os colaboradores lutam apenas para não perder o emprego, e, ainda, comunicação e cooperação da equipe ficam muito prejudicadas. A técnica da motivação por incentivos até funciona bem inicialmente, pois as pessoas trabalham mais para receber recompensas, mas, e, depois? Novos e melhores prêmios têm que ser apresentados constantemente. Atualmente a técnica da promoção do propósito e do crescimento pessoal tem apresentado maior sucesso. A valorização das pessoas e a compreensão da importância de sua contribuição para os serviços é muito eficaz.
O valor do salário e eventuais bônus devem ser compatíveis com o desempenho, dedicação e capacidade dos prepostos, mas de modo a se adequar à realidade econômica e financeira da unidade. Há muitos prepostos extremamente capazes em unidades pequenas que mereceriam ser mais bem remunerados, mas em razão do baixo volume de receitas da serventia isto não é possível. A avaliação sobre o real custo de um preposto na unidade não deve ser feito examinando apenas o valor de sua remuneração, outros fatores devem ser levados em conta.
O imóvel em que são prestados os serviços deve possuir um ambiente confortável e agradável, que promova uma sensação de bem estar. Todos passamos a maior parte de nosso dia no ambiente de trabalho. O notário ou registrador, para prestar um serviço que busca a excelência, é aquele que, além de saber fazer, deve saber orientar.
As responsabilidades dos prepostos devem ser bem definidas e quanto mais informações tiverem sobre suas atividades, melhor será o desempenho. O tabelião ou registrador deve ser uma pessoa inspiradora e otimista, tanto para seus colaboradores quanto para os usuários do serviço. Seja aberto, peça sugestões e idéias, aceite críticas; com isso, a prestação dos serviços e o ambiente de trabalho sempre melhoram.
Formação do quadro funcional
Invista nos seus prepostos, ofereça cursos, disponibilize pleno acesso a material jurídico, tais como jurisprudência e doutrina. Faça reuniões freqüentes, ouça sugestões, e, o mais importante, elogie as pessoas, isso vale muito. A motivação de sua equipe é o que gera a excelência na prestação dos serviços.
O notário ou registrador pode ter sólidos conhecimentos jurídicos, experiência, talento e capacidade, mas se sua equipe estiver desmotivada a prestação dos serviços será medíocre. A atividade notarial e de registro tem por finalidade a segurança jurídica, e, para sua consecução, o notário ou registrador deve ser uma pessoa de confiança para seus colaboradores e usuários do serviço. Nunca prometam o que não podem fazer. Sejam sempre francos, honestos, transparentes e claros em relação aos serviços da atividade notarial e de registro, bem como em relação aos valores dos emolumentos e prazos para sua realização.
O maior ativo da atividade notarial e de registro são as pessoas, a sua equipe. Quanto mais confiança você demonstrar, melhor será seu desempenho. Jamais faça críticas a seus prepostos em público ou na frente de outras pessoas em razão de eventuais falhas que possam ocorrer. Converse reservadamente, procurando, no início, escutar mais do que falar. Há excelentes prepostos que podem estar precisando ser mais bem trabalhados e treinados. É como se fosse um processo de lapidação de jóia, cujo resultado pode ser surpreendente. Pesquisas têm demonstrado que o item mais valorizado para os colaboradores não é salário, cargo ou bonificação, mas a qualidade do ambiente de trabalho. Todos querem se sentir bem, queridos, acolhidos e, acima de tudo, respeitados.
O melhor ambiente de trabalho é aquele que cria aquela sensação de que “todo mundo quer trabalhar aqui”. No trato com os usuários dos serviços, seja sempre simpático e agradável, e demonstre o quanto você se preocupa com a situação dele. A atividade não existe para complicar a vida das pessoas, mas para resolver. Seja educado e firme mesmo quando tiver que falar um “não”, mas sempre explique os motivos de modo fundamentado e numa linguagem clara e acessível. O notário e registrador, como líderes de sua unidade, devem ser facilitadores dos trabalhos da equipe. Valorizem seu time, treinem as pessoas, criem uma atmosfera alegre e positiva no ambiente de trabalho. Energize as pessoas com uma certa dose de humor, ria com as pessoas, jamais ria das pessoas. A cobrança pelo desempenho do notário, registrador e seus prepostos será muito grande. Sejam parceiros e orientadores de outros colegas, de advogados, de corretores de imóveis, enfim, de toda a sociedade.
Confiem em vocês, consultem outros colegas, escutem seus colaboradores, formem um time motivado e confiante. O mais difícil, o concurso, já passou. Agora vem a melhor parte da atividade, a prática e o trabalho em si, além do gratificante trato com a população.
A atividade é envolvente, desafiadora e apaixonante, mas requer muita dedicação, trabalho e organização. Aos iniciantes: quanto mais se dedicarem e trabalharem, mais rapidamente terão controle da unidade e dos serviços em geral. Nunca se esqueçam, delegação não se delega! Boa sorte, muito sucesso a todos e me coloco à disposição!
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* Palestra proferida por Rogério Tobias – 2º Tabelião de Notas e de Protesto de Letras e Títulos de Jaú – SP (tobias.rogerio@hotmail.com) no transcurso do 4º Curso de Iniciação na Atividade Registral e Notarial do Estado de São Paulo promovido pela EPM – Escola Paulista da Magistratura, em parceria com a Corregedoria-Geral da Justiça de São Paulo no bojo do projeto Educartório – Educação Continuada de Cartórios.
