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Notícias do dia a dia do registrador.

RTD – o desmonte do registro público brasileiro

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Big data e privacidade — o RTD diante dos grandes bancos de dados privados

Tratei do episódio do desmonte do RTD brasileiro – que qualifiquei de crônica de uma morte anunciada, parafraseando o autor latino-americano – no post publicado em outubro do ano passado.

Esse é um tema recorrente aqui neste blogue. O leitor poderá encontrar uma defesa leal e sincera do RTD feita por um registrador que não tem essa importante atribuição. 

Hoje trago à apreciação dos leitores o que considero uma perfeita síntese desse processo de desmonte progressivo e efetivo do registro público brasileiro, tal e qual o conhecemos há mais de uma centúria.

Trata-se da decisão proferida no Processo CG 156.742/2015, decisão de de 25/11/2015 (DJe de 7/12/2015), do des. Xavier de Aquino que redundou no Provimento CG 52/2015, de 4/12/2015.

Nesta decisão vamos encontrar uma minuciosa cronologia das etapas que acabaram por consumar a substituição dos antigos sistemas registrais por novos e modernos, geridos e administrados por atores privados de capital multinacional, e por isso mesmo muito poderosos, que ocuparam, por ineficiência e falta de visão da própria categoria, os espaços que historicamente estiveram reservados às instituições registrais.

A crítica deve ser assimilada pelos registradores. Este triste exemplo deve ser objeto de uma detida reflexão por todas as especialidades que, em maior ou menor grau, sofrem o mesmo assédio e podem estar sujeitos aos mesmos azares.

Vivemos uma nova era – a era da informação. Os grandes bancos de dados acabarão por se impor, assimilando os registros ordinários de valor econômico e jurídico da sociedade. As transações econômicas serão estruturadas e “datificadas”, para usar um neologismo que surge no âmbito das tecnologias de big data.

Com as bênçãos do Judiciário (em primeiro lugar – antes mesmo que as reformas legislativas ganhassem corpo) e do executivo e legislativo, hoje temos um registro concorrente, constituído a latere dos sistemas tradicionais, denominado SNG – Sistema Nacional de Gravames, que realiza todas as operações de registro de alienações fiduciárias de veículos automotores. Trata-se do “maior banco de dados privado de informações sobre financiamentos de veículos do país”, segundo a mesma instituição privada.

Para que se tenha uma ideia do que este registro extravagante representa, no ano de 2015 o SNG registrou 1.474.995 financiamentos de veículos (vide aqui).

Não é pouco e isto não representa uma fração do que esses enormes bancos de dados armazenam.

RTD – crônica de uma morte anunciada

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Cartaz com a frase 'It's the economy, stupid' aludindo ao fundamento econômico da decisão do STF

O STF decidiu que é desnecessário o registro de alienação fiduciária de veículo automotor em RTD. (ADIs 4.227, 4.333 e o Recurso Extraordinário 611.639, com repercussão geral reconhecida).

A decisão é péssima para os tradicionais “Registros de Direitos” que têm uma trajetória multissecular de publicidade e eficácia de situações jurídicas relativas a bens móveis e imóveis. Os Registros Públicos brasileiros contam com um conjunto doutrinário tradicional muito importante.

No julgamento, o ministro Marco Aurélio entendeu inexistir um conceito constitucional fixo, determinado e estático de registro público. Segundo ele “compete à lei ordinária a regulação das atividades registrais”, abrindo as portas para a criação de registros de segurança jurídica por mera iniciativa legislativa. O art. 236 da CF foi relativizado.

Agora, com base nessa histórica decisão, não faltarão propostas de criação de registros de direitos sobre bens móveis e imóveis. É o vale-tudo registral.

No fundo, o eixo que sustenta a decisão é de caráter econômico. Segundo o relator, deve-se sopesar o custo-benefício da formalidade registral. A transcrição do título nos RTD não representaria, segundo ele, “segurança adicional suficiente ao ato para compensar a burocracia e os ônus impostos às partes sujeitas ao cumprimento da obrigação”.

It’s the economy, stupid!

Não aprendemos esta histórica lição. E é uma aula que nos vem do século XIX, quando juristas deram seu inestimável contributo para a criação de bons sistemas de publicidade registral. Sistemas jurídicos em atenção a necessidades de caráter econômico e social.

Cartoon sobre a morte do RTD por decisão do STF

Perdemo-nos pelo caminho, embrenhamo-nos em intoleráveis discussões formalistas — “andaimaria formalista”, na expressão de Rui Barbosa —, esquecendo-nos, completamente, das necessidades econômicas que se renovam e se transformam em uma sociedade em brusca mutação tecnológica.

Burocracia, ônus, economicidade, comodidade… conceitos que se desprenderam de seu contexto tradicional e foram utilizados pelo ministro com uma abrangência inaudita.

Eficácia em relação a terceiros, segundo ele, não será atributo que decorra “naturalmente” das atividades notariais e registrais. Pode a lei dispor que outros órgãos ou agentes (ou entidades privadas – v.g. art. 63-A da Lei 10.931/2004) promoverão registros de direitos, alcançando os mesmos efeitos de publicidade e eficácia em relação a terceiros.

Façamos um pequeno exercício para perceber o desastre da decisão.

Destaquemos o trecho a seguir e com ele busquemos identificar no cenário jurídico uma instituição que pudesse prestar-se aos fins indicados:

“Como no pacto a tradição é ficta e a posse do bem continua com o devedor, uma política pública adequada recomenda a criação de meios conducentes a alertar eventuais compradores sobre o real proprietário do bem, evitando fraudes, de um lado, e assegurando o direito de oposição da garantia contra todos, de outro”.

Quais são os “meios tradicionais” para informação e advertência de terceiros? Os Registros Públicos, caro Watson!

Essa mesma necessidade foi sentida há mais de um século e a resposta institucional foi a criação de registros públicos, como o Registro de Imóveis e o Registro de Títulos e Documentos.

Por que os cartórios de RTD já não serão utilizados como via tradicional para efetivar a publicidade e eficácia desses contratos de compra e venda com garantia fiduciária?

Responde-nos o ministro: a exigência de registro em serventia extrajudicial acarreta ônus e custos desnecessários ao consumidor, além de não conferir ao ato a publicidade adequada. “Para o leigo, é mais fácil, intuitivo e célere verificar a existência de gravame no próprio certificado do veículo em vez de peregrinar por diferentes cartórios de títulos e documentos ou ir ao cartório de distribuição nos estados que contam com serviço integrado em busca de informações”, destacou o relator.

Em suma: ineficiência, atomização, assimetrias informativas pesaram na decisão do STF.

Trata-se de uma crônica de uma morte anunciada – como já tive ocasião de destacar alhures e com muito pesar.

Não torço contra a própria atividade, mas sou obrigado a concordar que o registro no RTD, como hoje é feito no Brasil, representa um ônus desnecessário e uma burocracia detestável – ao menos na opinião dos usuários e agora do próprio STF, em votação unânime.

Triste. Muito triste.

Lucro imobiliário – alienação de bens imóveis e direitos reais

SJ News ,

NOTAS DE ATUALIZAÇÃO SOBRE O LUCRO IMOBILIÁRIO NA ALIENAÇÃO DE BENS IMÓVEIS E DIREITOS REAIS.
Mauro Antônio Rocha [1]

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  1. A alienação de imóveis e outros direitos reais imobiliários que compõem o patrimônio da pessoa física pode gerar ganho de capital que estará sujeito à tributação do imposto sobre a renda – a que se convencionou chamar de imposto sobre o lucro imobiliário.

Recentemente, por meio da Medida Provisória nº 692/2015, a alíquota única de 15% (quinze por cento), que continua vigente até 31 de dezembro de 2015, foi alterada para o escalonamento da tributação por faixas de ganho obtido pelo contribuinte, passando a viger, a partir de 1º de janeiro de 2016, da seguinte forma:

AlíquotasFaixas de Ganho de Capital
15%Sobre a parcela dos ganhos que não ultrapassar R$ 1.000.000,00.
20%Sobre a parcela dos ganhos maior que R$ 1.000.000,00 que não exceder R$ 5.000.000,00.
25%Sobre a parcela maior que R$ 5.000.000,00 que não exceder R$ 20.000.000,00
30%Sobre a parcela dos ganhos que ultrapassar R$ 20.000.000,00

É importante ressaltar que além da venda, considera-se alienação para os efeitos legais a permuta, desapropriação, dação em pagamento, outorga de procuração em causa própria, promessa de compra e venda, cessão de direitos ou promessa de cessão de direitos, adjudicação, transmissão ‘causa mortis’, doação, adiantamento de legítima, atribuição decorrente da dissolução conjugal ou de união estável etc.

Restam, portanto, pouco mais de três meses para a conclusão dos negócios jurídicos em andamento, bem como a efetivação das transmissões de bens ou direitos imobiliários – onerosas ou gratuitas – por conta de ajustes societários, sucessórios ou resultantes de ação de planejamento fiscal sem a incidência das novas alíquotas que, no limite, poderão dobrar o montante do imposto devido.

Parece-nos conveniente, portanto, atualizar as informações a respeito da apuração do custo de aquisição e do valor de alienação do bem ou direito, de forma a possibilitar o integral aproveitamento das reduções e isenções autorizadas na lei e mitigação de sua incidência pelos contribuintes.

Inicialmente, cabe ressaltar que algumas transações que resultam na alienação de bens imóveis estão excluídas do campo de incidência do imposto, dispensando qualquer tipo de apuração de valores.

Está isento de tributação o lucro imobiliário auferido:

Na alienação de qualquer imóvel que tenha sido alienado por valor não superior a R$ 35.000,00.
Na alienação do único imóvel de titularidade do contribuinte, possuído individualmente, em condomínio ou comunhão e que tenha sido alienado por valor igual ou inferior a R$ 440.000,00.
Na alienação de imóvel residencial, de contribuinte pessoa física residente no País, desde que o beneficiário adquira outro imóvel residencial com o produto da venda, no prazo de cento e oitenta dias contados da celebração do contrato.

Quanto às duas últimas isenções acima, o contribuinte deve observar a que o benefício poderá ser usufruído apenas uma vez a cada cinco anos.

Com relação à utilização dos recursos auferidos com a alienação na compra de um novo imóvel residencial, é importante saber que a inobservância – deliberada ou não – da condição relativa à isenção, importará no pagamento do imposto devido acrescido de juros de mora, calculados a partir do segundo mês seguinte ao do recebimento do valor ou de parcela do valor do imóvel vendido até trinta dias após a expiração do prazo e multa, de mora ou de ofício, se o imposto não for pago.

Também a alienação de qualquer imóvel que tenha sido adquirido até 1969 estará excluída do campo de incidência do imposto o ganho de capital auferido por ter base de cálculo reduzida em 100% (cem por cento), conforme aplicação da tabela inserida no item 2.2.3 

  1. Apuração do lucro imobiliário

O lucro imobiliário – ou ganho de capital tributável – é o total da diferença positiva entre o valor de alienação e o custo de aquisição do bem imóvel apurados da forma abaixo descrita. 

2.1    Valor de alienação. 

O valor de alienação é o preço contratado na venda ou na cessão de direitos e, no caso de permuta, o valor da torna, se houver. Nas operações não expressas em dinheiro será o valor de mercado do bem e na alienação com transferência de saldo devedor de financiamento ou consórcio o valor efetivamente recebido do qual poderá ser descontado o montante pago à título de honorários ou comissão de corretagem devidamente comprovada, desde que, evidentemente, o pagamento tenha sido efetuado pelo vendedor.

Na transmissão onde não há pagamento efetivo, o valor de alienação será considerado o valor de transmissão utilizado para cálculo do ganho de capital pelo alienante anterior ou, ainda, o valor de mercado corrente na data da aquisição. 

2.2    Custo de aquisição.

O custo de aquisição do bem ou direito imobiliário alienado é o valor de compra expresso em reais na declaração de ajuste anual do imposto de renda do exercício fiscal da efetiva alienação.

Cabe relembrar, para melhor compreensão, que os bens que compõem o patrimônio da pessoa física estão registrados na declaração de bens (art. 798 do Decreto 3.000/99) – integrante da declaração de rendimentos e ajuste – pelos valores de aquisição em reais, sem qualquer tipo de atualização monetária desde a declaração de rendimentos do ano base 1995, correspondente ao exercício fiscal de 1996, o que provocará evidente distorção entre o valor patrimonial declarado e o valor real de mercado, capaz de gerar ganho de capital fictício, uma vez que dissociado de efetiva valorização desses bens.

Assim, o valor de aquisição registrado na declaração de imposto de renda do presente exercício fiscal corresponderá ao valor histórico de compra, atualizado da seguinte forma:

Bem adquirido até 31/12/1991O valor histórico foi trazido a valor de mercado na declaração do exercício de 1992 – ano calendário 1991 – e depois atualizado monetariamente até 1º/01/1996.
Bem adquirido

entre  1º/01/1992

a 31/12/1995

O valor histórico foi convertido em reais e atualizado monetariamente até 1º/01/1996, com os índices constantes da ‘Tabela de Atualização do Custo de Bens e Direitos’ anexa à Instrução Normativa SRF nº 84/2001.
Bem adquirido

após 1º/01/1996

O valor histórico de compra não sofreu nenhuma atualização monetária.

Aos valores apurados na forma acima foram acrescidos – em cada ano calendário – diretamente nas declarações de imposto de renda dos respectivos exercícios fiscais – os dispêndios com a construção, ampliação, reforma, pinturas, pisos, encanamentos etc.; os gastos com a demolição de prédio, como condição para a alienação do imóvel; as despesas de corretagem suportadas para a aquisição; o valor da contribuição de melhoria; o laudêmio pago; os juros e acréscimos legais pagos para a aquisição etc., comprovados com documentação hábil e idônea e discriminados na declaração de ajuste anual, não cabendo, senão por meio de declarações retificadoras, fazê-lo acumuladamente quando da alienação.

Dessa forma, somente os gastos e despesas incorridos no próprio ano base da alienação é que poderão ser acrescidos ao valor informado na declaração de imposto de renda do exercício fiscal.

2.3    Lucro imobiliário.

A diferença positiva entre o valor de alienação e o custo de aquisição é considerada ganho de capital tributável pelo imposto de renda à título de lucro imobiliário.

  • Fatores de redução do lucro imobiliário apurado.

O ganho de capital – lucro imobiliário – que constitui a base de cálculo para a tributação do imposto de renda, poderá ser ajustado pela aplicação dos seguintes fatores de redução admitidos pela legislação vigente:

  • Na alienação de imóvel realizada por pessoa física residente no País aplicar-se-á ao ganho de capital apurado fator de redução de 0,60% para cada mês ou fração decorrido entre a data da aquisição e o mês de novembro/2005, sem prejuízo do aproveitamento da redução seguinte;
  • Na alienação realizada por pessoa física residente no país, o ganho de capital que constitui a base de cálculo para a tributação do imposto de renda será ajustado pela aplicação da redução correspondente a 0,35% por mês-calendário ou fração decorrido entre o mês de dezembro/2005, ou o mês de aquisição, se posterior, e o mês da alienação;
  • Na alienação de imóvel adquirido até 31 de dezembro de 1988, será aplicado percentual fixo de redução sobre o ganho de capital apurado na forma acima, correspondente a 5% ao ano, determinado em função do ano de aquisição, conforme tabela:
Ano de aquisiçãoRedução %Ano de aquisiçãoRedução %
Até 1969100197950
197095198045
197190198140
197285198235
197380198330
197475198425
197570198520
197665198615
197760198710
19785519885

 

  1. Alíquotas

Sobre o lucro imobiliário apurado na forma retro descrita aplicam-se as alíquotas fixadas na legislação de regência, da seguinte forma:

Até o dia 31 de dezembro de 2015:

AlíquotaFaixa de Ganho de Capital
15%Sobre o total lucro imobiliário – ganho de capital – apurado na forma acima.

A partir de 1º de janeiro de 2016:

AlíquotasFaixas de Ganho de Capital
15%Sobre a parcela dos ganhos que não ultrapassar R$ 1.000.000,00.
20%Sobre a parcela dos ganhos maior que R$ 1.000.000,00 que não exceder R$ 5.000.000,00.
25%Sobre a parcela maior que R$ 5.000.000,00 que não exceder R$ 20.000.000,00
30%Sobre a parcela dos ganhos que ultrapassar R$ 20.000.000,00

3.3    Prazos e formas de recolhimento.

O montante do imposto deve ser apurado no próprio mês em que foi auferido o ganho de capital, de forma definitiva, ou seja, não integrará a base de cálculo do imposto na declaração de rendimentos, nem pode ser deduzido do devido na declaração.

  1. Como calcular e declarar o imposto devido. 

As informações acima servirão para o planejamento tributário da alienação do bem ou direito, assim como, para uma estimativa do tributo a ser desembolsado em função da transação a ser realizada.

Para o cálculo efetivo e exato do imposto devido na transação imobiliária, a Secretaria da Receita Federal disponibiliza um meio eletrônico para calcular, declarar e emitir o DARF para pagamento do imposto apurado.

O programa pode ser acessado e baixado no seguinte endereço eletrônico da SRF:

http://www.receita.fazenda.gov.br/PessoaFisica/GanhoCapital/2015/Gcapital/programaGC2015win.htm

6       Legislação aplicável.

A tributação do ganho de capital auferido pela pessoa física na alienação de bens e direitos está regulada pelo Decreto nº 3.000/99 – arts. 117 a 142, com as alterações introduzidas pelas Leis nº 7.713/88, 7.766/89, 8.134/90, 8.218/91, 8.383/91, 8.981/95, 9.249/95, 9.250/95, 9.393/96, 9.430/96, 9.532/97, além das Instruções Normativas SRF nº 84/2001 e 599/2005.

[1] Advogado graduado pela Universidade de São Paulo (USP). Pós-graduado em Direito Imobiliário e Direito Registral e Notarial. Coordenador Jurídico de Contratos Imobiliários da Caixa Econômica Federal.

Arrendamento rural e estrangeiros – o papel dos registros públicos

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O arrendamento rural de estrangeiros registra-se?

O CNJ foi provocado pelo Ministério Público Federal para que seja determinado às corregedorias estaduais o reconhecimento da vigência do art. 23 da Lei Federal 8.629/1993 a franquear o acesso ao registro de imóveis de arrendamentos rurais envolvendo estrangeiros.

Como veremos, o tema é espinhoso.

Arrendamento tácito

O arrendamento rural pode ser tácito ou expresso (art. 92 da Lei 4.504/1964). No Estado de São Paulo formou-se o entendimento, hoje pacífico, de que o arrendamento rural, diferentemente da locação urbana (cuja inscrição é meramente facultativa), por representar expressão de norma de ordem pública, portanto obrigatória, haveria de prevalecer independentemente da vontade das partes contratantes ou do registro no respectivo cartório imobiliário.

Além disso, o instituto não se acha elencado no rol do art. 167 da LRP. Por todas essas razões, o seu registro não tem sido permitido. Neste sentido: Ap. Civ.  1.956-0, São Paulo, j. 13.6.1983, DJ 13.7.1983, rel. des. Bruno Affonso de André; Ap. Civ. 23.757-0/2, Piracicaba, j. 11.5.1995, DJ 26.6.1995, rel. des. Antônio Carlos Alves Braga; Ap. Civ. 32.930-0/3, Marília, j. 15/08/1996, DJ 21/11/1996, des. Márcio Martins Bonilha; Ap. Civ. 1.262-6/4, Santa Adélia, j. 16/03/2010, DJ 25/05/2010, rel. des. Munhoz Soares;

Um aspecto não enfrentado nas ditas decisões é o fato de que os contratos de arrendamento rural podem ser celebrados por meio de “contrato expresso ou tácito, estabelecido entre o proprietário e os que nela exercem atividade agrícola ou pecuária”.

Como haveremos de registrar um contrato tácito?

O detalhe não passou despercebido pelo min. Aldir Passarinho no RESP 263.774: “O art. 92, caput, é bastante claro em prever o contrato tácito, além da forma escrita, e o parágrafo 3º, ao fixar se deva dar preferência ao arrendatário, mediante notificação, absolutamente não distingue entre ambos, nem traz qualquer exigência quanto à necessidade de registro do contrato no R.G.I. Aliás, o contrato tácito nem teria como ser registrado”. (REsp 263.774, j. 15/08/2006, rel. min. Aldir Passarinho Júnior). No mesmo sentido: REsp 904810, j. 15/02/2007, DJ 19/03/2007, rel. min. Humberto Gomes de Barros; REsp 164442, DJe 01/09/2008, rel. min. Luis Felipe Salomão.

Arrendamento rural por estrangeiros

Agora o debate se renova com a sustentação, muito bem redigida aliás, feita pelos Procuradores da República que firmaram o documento que se pode → ler aqui.

Os procuradores sustentam que a Lei Federal 8.629/1993 (art. 23), ao alterar a Lei 5.709/1971, impôs a forma pública para celebração dos contratos de arrendamento rural. Com esse entendimento, pretendem, fundamentalmente, que o controle dos arrendamentos – a exemplo do que já ocorre com a administração registral das aquisições de imóveis rurais por estrangeiros – seja feita pelos Registros de Imóveis de todo o país.

Não está em causa, portanto, o direito de preferência do arrendatário. O que mobiliza a administração pública federal é o controle registral da aquisição e arrendamento de imóveis rurais por estrangeiros.

O raciocínio parece muito bem conduzido. Nos casos de arrendamento rural celebrado com estrangeiros:

  • É requisito essencial de validade do negócio jurídico a forma pública (escritura pública – art. 23 da Lei 8.629/1993 c.c. art. 8º da Lei 5.709/1971).
  • O registro torna-se obrigatório (art. 168 da LRP) já que se aplicam ao arrendamento “todos os limites, restrições e condições aplicáveis à aquisição de imóveis rurais por estrangeiro” (§ 1º do art. 23 da citada Lei 8.629/1993).

Não é possível fazer-se o controle previsto no art. 10º da Lei 5.709/1971 sem que o contrato de arrendamento seja objeto de registro.

Controle registral

Averbo, como expressão de uma opinião meramente pessoal, que o controle da aquisição ou do arrendamento de imóvel rural, contratados por estrangeiro, por depender de autorização prévia dos órgãos competentes, quando o caso (inc. III do 10º da Lei 5.709/1971) e, ainda, por ser a escritura pública requisito de validade do próprio negócio jurídico (art. 23 da citada Lei 8.629/1993), que o controle, como dizia, pudesse ser feito previamente pelos órgãos da própria administração pública federal. Sem a autorização específica, nem a escritura pública seria lavrada, nem o registro consumado, nem mesmo o controle extravagante de aquisição e arrendamento rural seria feito pelo Registro de Imóveis. E isto evitaria uma série apreciável de aborrecimentos e despesas.

CNJ e o controle nacional de aquisição de imóveis rurais

Outra hipótese, a ser aventada e defendida perante o CNJ, seria a constituição de um banco de dados nacional, a exemplo da Central de Indisponibilidades, centralizado e mantido pelos próprios registradores, em que esse controle poderia ser feito de maneira mais racional, econômica e adequada. E isso pela razão fundamental de que um município pode se conter em mais de uma circunscrição e o controle, individualizado, não levaria às consequências antevistas pelos procuradores (art. 12 da Lei 5.709/1971). O livro auxiliar de “cadastro especial” criado pela  Lei 5.709/1971 (art. 10º) poderia se constituir, facilmente, um repositório eletrônico compartilhado. Isto seria fácil e rápido, bastando a regulamentação pelo Conselho Nacional de Justiça, com base nos arts. 37 e seguintes da Lei 11.977/2009.

Consulte: Arrendamento rural – controle pelo RI.

Serventias extrajudiciais – administração, recursos humanos e gerenciamento econômico-financeiro

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Rogério Tobias*

Administrar um “cartório” extrajudicial é planejar, organizar, dirigir e controlar o uso de recursos e elementos humanos com a finalidade da melhor prestação possível dos serviços notariais e de registro.

Nos termos do artigo 21 da Lei 8.935, de 18 de novembro de 1994, o tabelião ou oficial de registro tem responsabilidade exclusiva sobre o gerenciamento administrativo e financeiro da unidade extrajudicial. Não há participação do Estado nos investimentos. A unidade deve ser gerida de modo a propiciar uma prestação de serviços notariais e de registro da melhor qualidade.

Os futuros notários e registradores, após terem seus conhecimentos jurídicos aferidos por meio de disputado concurso público, ao iniciar na atividade, devem também cuidar, e muito, das questões administrativas e gerenciais da unidade que vão assumir.

Instalações físicas e sede da unidade

As instalações, mobiliário e equipamentos existentes compreendem, entre outros, os microcomputadores, scanners, impressoras, máquinas copiadoras, armários, balcões, mesas, cadeiras e prateleiras. Deve haver um ajuste com o proprietário destes itens para aquisição ou locação.

A unidade extrajudicial deve ser instalada em um local de fácil acesso, especialmente servida por meios de transporte coletivo, bem como ser bem iluminada, limpa, sinalizada e disponibilizar assentos em quantidade adequada para o público. Enfim, deve atender aos padrões necessários de conforto, higiene e segurança. A acessibilidade não deve ser esquecida para a possibilidade de utilização dos serviços pelos portadores de necessidades especiais. A disponibilização de água e toalete para os usuários do serviço também são necessárias.

O candidato aprovado tem a opção de manter a unidade no mesmo imóvel ou mudar. Também, pode se utilizar das instalações, mobiliário e equipamentos já existentes ou adquirir material novo. A análise sobre qual a melhor solução deve ser feita individualmente em cada unidade. O que não pode ocorrer é a interrupção na prestação dos serviços.

Controle dos atos praticados

O controle de todos os atos praticados é muito importante, sejam gratuitos ou pagos. Um sistema de informática de banco de dados é extremamente útil e necessário. Deve haver o lançamento diário dos atos praticados com seus respectivos fechamentos: diário, mensal e anual. No caso do registro civil das pessoas naturais, o controle das certidões fica facilitado se elas forem separadas por lotes de numeração distintos para os atos gratuitos e pagos. Em relação aos papéis inutilizados ou extraviados, deve haver campo disponível no sistema para lançamento desta informação. Todo papel inutilizado deve ser arquivado para conferência e controle efetivo dos atos praticados e seus recolhimentos.

Livro-caixa

O controle diário do caixa da unidade é extremamente importante. O software utilizado ou eventual planilha deve controlar as entradas e saídas de dinheiro em relação aos atos praticados. Assim, devem ser lançados os atos efetivamente pagos e aqueles que serão pagos posteriormente, como por exemplo, o dos usuários mensalistas, para possibilitar o correto fechamento do caixa no final do dia.

Extremamente importante é a leitura do capítulo XIII das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça do Estado de São Paulo, em que há normatização para o lançamento das receitas e despesas no “Livro Diário de Receitas e Despesas”. As receitas lançadas neste livro são os emolumentos devidos ao notário ou registrador. As custas e contribuições (repasses) não podem ingressar como receita neste livro. Outro controle das receitas totais deve ser feito em separado. São lançados os atos pagos praticados, com remissão ao número do termo, livro e folha ou número de lançamento no livro protocolo; e, à direita colunas com os lançamentos dos valores dos emolumentos e de todas as custas e contribuições (repasses), com um totalizador ao final. Esta é a relação paralela dos atos praticados.

Em relação às despesas, no Livro Diário de Receitas e Despesas são lançadas apenas aquelas relacionadas à atividade da unidade, sem restrição, pouco importando se dedutíveis ou não. Este livro é destinado a refletir a real situação econômica da serventia e pertence à unidade, mesmo com o ingresso de novo delegatário. Deve ser visado pelo Juiz Corregedor Permanente anualmente no mês de fevereiro. O livro que pertence ao notário ou registrador é o Livro Caixa, que deve ser escriturado separadamente do Livro Diário de Receitas e Despesas. Neste livro apenas as despesas dedutíveis é que podem ser lançadas. O website da Receita Federal (www.receita.fazenda.gov.br) apresenta muitas informações e possibilita o download do programa carnê-leão. Por meio dele são lançadas as receitas, despesas, recolhimentos para a previdência social do tabelião ou registrador. O software gera demonstrativo mês a mês (que será utilizado na declaração anual do imposto de renda), além de emitir a DARF para o pagamento do Imposto de Renda Pessoa Física (carnê-leão) mensal.

Capital inicial, economia e investimentos

Para aqueles que estão iniciando e nunca tiveram contato com a administração de qualquer negócio, economizar no começo é bastante importante. A atividade não proporciona uma renda fixa todos os meses. As receitas e despesas são variáveis, podendo ocorrer algumas oscilações mais ou menos altas em decorrência de diversos fatores. Além do capital inicial necessário para a aquisição das instalações, mobiliário e equipamentos, um montante de capital de giro é necessário. Os registradores civis devem economizar mais no início. Todos os atos gratuitos indenizáveis do mês são pagos apenas no dia 20 do mês seguinte, desde que toda a documentação e planilha devidamente visada pelo Juiz Corregedor Permanente cheguem à entidade gestora (Sinoreg-SP) até o dia 5. Com isso, praticamente as despesas de dois meses são pagas para então ocorrer o recebimento desta indenização.

Obrigações e responsabilidade tributárias

A responsabilidade tributária do notário e registrador é muito grande. Ele é, ao mesmo tempo, contribuinte, responsável e substituto tributário. Ele é contribuinte no recolhimento mensal de seu INSS (contribuinte individual), do ISS e do IRPF (carnê-leão).  O ISS cobrado atualmente varia conforme o município. Alguns municípios cobram um valor fixo anual. Outros fazem a cobrança por meio de uma alíquota de até 5% sobre o valor bruto dos emolumentos. Esta última modalidade de cobrança, salvo melhor juízo, é de legalidade duvidosa. O IRPF (Imposto de Renda de Pessoa Física) deve ser recolhido mensalmente, tendo como base de cálculo o saldo apurado no final do mês (receitas – despesas), além das deduções legais. Se o saldo for negativo (déficit), não há pagamento, e este valor é transportado para o mês seguinte, dentro do mesmo ano fiscal. O transporte do saldo negativo (déficit) de um ano para o outro não é possível. Se o saldo for positivo (superávit), o pagamento deve ser feito até o último dia útil do mês seguinte. Caso este dia caia em sábado, domingo ou feriado, o pagamento deve ser antecipado para o primeiro dia útil anterior. Usem apenas o software do carnê-leão fornecido pela Receita Federal para efetuar o cálculo do valor do Imposto de Renda Pessoa Física (carnê leão) para evitar possíveis erros e pagamento de multa e juros.

Atua, ainda, o tabelião como responsável tributário no recolhimento de ITBI e ITCMD devidos na lavratura de escrituras públicas. É substituto tributário no recolhimento das custas e contribuições devidas ao Estado pela prática de seus atos, e, no recolhimento das contribuições previdenciárias e IRRF(Imposto de Renda Retido da Fonte) como empregador. O recolhimento das custas e contribuições é feito semanalmente, à exceção do fundo para custeio do registro civil que é mensal. As custas devidas ao Tribunal de Justiça são feitas por meio de recolhimento de guia (boleto) gerada no website www.extrajudicial.tj.sp.gov.br (Portal do Extrajudicial). O acesso ao Portal deve ser diário. O lançamento dos atos praticados é feito semanalmente e o próprio sistema gera o boleto. Em caso de atraso ou recolhimento a menor, que configuram falta administrativa, o próprio sistema já calcula o valor da multa e juros moratórios. Ele, também, gera guia complementar no caso de lançamento a menor já efetuado.

DARE-SP

A partir de 1º.7.2013 é obrigatório o recolhimento das custas devidas ao Estado e Ipesp (Carteira de Previdência das Serventias não Oficializadas da Justiça do Estado), além da Contribuição de Solidariedade às Santas Casas de Misericórdia, por meio do portal da receita estadual (www.fazenda.sp.gov.br) no link DARE-SP, logo abaixo de “Ambiente de Pagamentos”. Este portal gera um documento único chamado DARE (Documento de Arrecadação de Receitas Estaduais), que deve conter os “documentos detalhe“ dos valores referentes ao Ipesp, Estado e Santas Casas. Exceção apenas às unidades de registro de imóveis, títulos e documentos e civil de pessoa jurídica que não recolhem a contribuição devida às santas casas de misericórdia, por expressa disposição legal.

O acesso a este portal pode ser feito com ou sem o e-CPF e já está disponível para utilização. A vantagem do acesso com o e-CPF é que ficam armazenadas as DAREs geradas e os pagamentos efetuados. O novo delegatário deve alterar o cadastro do responsável pela unidade no site. O oficial ou tabelião que estejam respondendo pela unidade interinamente ingressam com seu e-CPF no site para que a alteração seja feita.

Registro Civil – fundo de custeio

O recolhimento ao fundo de custeio do registro civil que efetua a indenização para compensação dos atos gratuitos e complementação da renda das unidades deficitárias é feito por meio de pagamento mensal de boleto bancário à entidade gestora, que no Estado de São Paulo é o SINOREG-SP. Anualmente a entidade envia um carnê com os boletos para preenchimento e pagamento mensal. Apenas em relação aos atos de registro civil é que não incidem custas para este fundo. Em relação aos atos praticados pelas outras especialidades há incidência de custas destinadas ao custeio do fundo do registro civil. Não se esqueçam que a unidade de registro civil irá recolher para o fundo em razão da prática de atos notariais, tais como autenticações, reconhecimento de firmas e procurações.

Em caso de atraso, a multa moratória devida é de 0,33 pontos percentuais ao dia, com limite máximo de 20%. Os juros moratórios devidos são de 1% compostos mensalmente. Em caso de atraso de apenas um dia, prevê a lei a incidência de 1% de juros de mora (alíquota mínima). Todas as disposições sobre custas e emolumentos estão expressas na Lei Paulista 11.331, de 26 de dezembro de 2002.

Despesas gerais da serventia

No decorrer do mês, há várias despesas incidentes sobre a unidade que são de responsabilidade do notário ou registrador, tais como: aluguel do imóvel, imposto de renda incidente sobre o valor deste aluguel, tarifa de energia elétrica e telefone, taxa de água e esgoto, internet (verifique se há exigência da municipalidade em utilizar IP fixo para a geração das guias de recolhimento de ITBI), alarme e monitoramento, escritório de contabilidade, locação das máquinas fotocopiadoras, folha de pagamento dos prepostos e seus encargos etc. Muita atenção e cautela em relação ao 13º salário. O ideal é efetuar uma provisão de 1/12 avos, todos os meses, para que no final do ano não haja dificuldade financeira com estes pagamentos. Em relação aos papéis de segurança, existe também o custo com selos de autenticidade, certidões e livros. Há necessidade de se manter classificadores obrigatórios, conforme disposição expressa do já mencionado capítulo XIII das NSCGJ. O ideal é a contratação de empresa especializada que fornece tais arquivos.

Em relação às contas a receber, as unidades que trabalham com usuários mensalistas devem estar atentas em relação ao fluxo de caixa. Geralmente tais usuários efetuam os pagamentos mensalmente, ou seja, o notário ou registrador deverá custear estes serviços, recolhendo as guias de custas e contribuições no mínimo por quatro semanas seguidas, para só então receber o valor total. Outro dado importante, para evitar dissabores com os usuários, é a informação prévia do valor dos emolumentos antes da prática do ato. Sempre informe o valor total dos serviços antecipadamente para que o usuário autorize sua execução.

O controle destes valores a receber deve ser feito com muita organização e atenção para evitar atrasos ou não pagamentos. Os sistemas de informática devem ter registro em arquivo, de acesso restrito, de todas as atividades que os usuários efetuam para melhor controle da unidade.

Recursos humanos

O tema recursos humanos parece ser a parte mais desafiadora e importante da unidade, tanto em relação aos prepostos, bem como no trato com os usuários dos serviços notariais e de registro. De nada adianta a unidade possuir instalações belíssimas e equipamentos de última geração se o ambiente de trabalho não for acolhedor e vibrante. O notário e registrador devem ser líderes de sua equipe, buscando meios para aumentar o entusiasmo e comprometimento. Há diversos maneiras para inspirar e aperfeiçoar a equipe. Pesquisas já comprovam algumas técnicas que não funcionam. A técnica do medo e da manipulação é desastrosa, pois os colaboradores lutam apenas para não perder o emprego, e, ainda, comunicação e cooperação da equipe ficam muito prejudicadas. A técnica da motivação por incentivos até funciona bem inicialmente, pois as pessoas trabalham mais para receber recompensas, mas, e, depois? Novos e melhores prêmios têm que ser apresentados constantemente. Atualmente a técnica da promoção do propósito e do crescimento pessoal tem apresentado maior sucesso. A valorização das pessoas e a compreensão da importância de sua contribuição para os serviços é muito eficaz.

O valor do salário e eventuais bônus devem ser compatíveis com o desempenho, dedicação e capacidade dos prepostos, mas de modo a se adequar à realidade econômica e financeira da unidade. Há muitos prepostos extremamente capazes em unidades pequenas que mereceriam ser mais bem remunerados, mas em razão do baixo volume de receitas da serventia isto não é possível. A avaliação sobre o real custo de um preposto na unidade não deve ser feito examinando apenas o valor de sua remuneração, outros fatores devem ser levados em conta.

O imóvel em que são prestados os serviços deve possuir um ambiente confortável e agradável, que promova uma sensação de bem estar. Todos passamos a maior parte de nosso dia no ambiente de trabalho. O notário ou registrador, para prestar um serviço que busca a excelência, é aquele que, além de saber fazer, deve saber orientar.

As responsabilidades dos prepostos devem ser bem definidas e quanto mais informações tiverem sobre suas atividades, melhor será o desempenho. O tabelião ou registrador deve ser uma pessoa inspiradora e otimista, tanto para seus colaboradores quanto para os usuários do serviço. Seja aberto, peça sugestões e idéias, aceite críticas; com isso, a prestação dos serviços e o ambiente de trabalho sempre melhoram.

Formação do quadro funcional

Invista nos seus prepostos, ofereça cursos, disponibilize pleno acesso a material jurídico, tais como jurisprudência e doutrina. Faça reuniões freqüentes, ouça sugestões, e, o mais importante, elogie as pessoas, isso vale muito. A motivação de sua equipe é o que gera a excelência na prestação dos serviços.

O notário ou registrador pode ter sólidos conhecimentos jurídicos, experiência, talento e capacidade, mas se sua equipe estiver desmotivada a prestação dos serviços será medíocre. A atividade notarial e de registro tem por finalidade a segurança jurídica, e, para sua consecução, o notário ou registrador deve ser uma pessoa de confiança para seus colaboradores e usuários do serviço. Nunca prometam o que não podem fazer. Sejam sempre francos, honestos, transparentes e claros em relação aos serviços da atividade notarial e de registro, bem como em relação aos valores dos emolumentos e prazos para sua realização.

O maior ativo da atividade notarial e de registro são as pessoas, a sua equipe. Quanto mais confiança você demonstrar, melhor será seu desempenho. Jamais faça críticas a seus prepostos em público ou na frente de outras pessoas em razão de eventuais falhas que possam ocorrer. Converse reservadamente, procurando, no início, escutar mais do que falar. Há excelentes prepostos que podem estar precisando ser mais bem trabalhados e treinados. É como se fosse um processo de lapidação de jóia, cujo resultado pode ser surpreendente. Pesquisas têm demonstrado que o item mais valorizado para os colaboradores não é salário, cargo ou bonificação, mas a qualidade do ambiente de trabalho. Todos querem se sentir bem, queridos, acolhidos e, acima de tudo, respeitados.

O melhor ambiente de trabalho é aquele que cria aquela sensação de que “todo mundo quer trabalhar aqui”. No trato com os usuários dos serviços, seja sempre simpático e agradável, e demonstre o quanto você se preocupa com a situação dele. A atividade não existe para complicar a vida das pessoas, mas para resolver. Seja educado e firme mesmo quando tiver que falar um “não”, mas sempre explique os motivos de modo fundamentado e numa linguagem clara e acessível. O notário e registrador, como líderes de sua unidade, devem ser facilitadores dos trabalhos da equipe. Valorizem seu time, treinem as pessoas, criem uma atmosfera alegre e positiva no ambiente de trabalho. Energize as pessoas com uma certa dose de humor, ria com as pessoas, jamais ria das pessoas. A cobrança pelo desempenho do notário, registrador e seus prepostos será muito grande. Sejam parceiros e orientadores de outros colegas, de advogados, de corretores de imóveis, enfim, de toda a sociedade.

Confiem em vocês, consultem outros colegas, escutem seus colaboradores, formem um time motivado e confiante. O mais difícil, o concurso, já passou. Agora vem a melhor parte da atividade, a prática e o trabalho em si, além do gratificante trato com a população.

A atividade é envolvente, desafiadora e apaixonante, mas requer muita dedicação, trabalho e organização. Aos iniciantes: quanto mais se dedicarem e trabalharem, mais rapidamente terão controle da unidade e dos serviços em geral. Nunca se esqueçam, delegação não se delega! Boa sorte, muito sucesso a todos e me coloco à disposição!

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* Palestra proferida por Rogério Tobias – 2º Tabelião de Notas e de Protesto de Letras e Títulos de Jaú – SP (tobias.rogerio@hotmail.com) no transcurso do 4º Curso de Iniciação na Atividade Registral e Notarial do Estado de São Paulo promovido pela EPM – Escola Paulista da Magistratura, em parceria com a Corregedoria-Geral da Justiça de São Paulo no bojo do projeto Educartório – Educação Continuada de Cartórios.