Dando seguimento à série Assinaturas Eletrônicas e a Lei 14.382/2022, hoje encerramos o ciclo enfrentando o disposto nos §2º do art. 4º e art. 9º, ambos do Provimento CN-CNJ 94/2020. As questões aqui agitadas guardam estreita relação com o tema central dos artigos anteriores: autenticidade e integridade dos títulos apresentados a registro. Os ditos dispositivos do Provimento 94/2020, baixado no auge da pandemia, em circunstâncias excepcionais – o que de certo modo justificava a solução ali alvitrada –, poderão ser reapreciados pela Corregedoria Nacional de Justiça, razão pela qual apresentamos as breves linhas que se seguem, feitas com o objetivo de colaborar com os debates públicos[1].
Neste primeiro episódio, detalhamos o plano de trabalho que orientou as ações do grupo criado pelo CNJ para promover a modernização do sistema registral brasileiro. As parcerias com o Arquivo Nacional, a Biblioteca Nacional, o LSITec, a criação do e-Folivm, com o registro de suas atividades, tudo isso o registrador pode acessar.
Neste episódio, há um delineamento de uma nova perspectiva a respeito da gestão documental dos Registros Públicos brasileiros. Quais são as referências legais para que o acervo tradicional e digital possa ser conservado nas Serventias prediais de todo o Brasil?
SREI – Registro de Imóveis Eletrônico
Aqui o espectador vai penetrar nas ideias que estavam em discussão no âmbito do Projeto SREI – suas referências tecnológicas, breve discussão sobre o poder normativo do Poder Judiciário, a distinção, que já se delineava claramente, entre os aspectos internos e externos do Registro de Imóveis eletrônico.
Seguem os trabalhos da Comissão Especial para a gestão documental do Foro Extrajudicial, que no último dia 4 de abril de 2011 reuniu-se na sede do Arquivo Nacional, no Rio de Janeiro, para discutir e aprofundar os estudos sobre a matéria.
O juiz-auxiliar do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), Marcelo Martins Berthe, em entrevista concedida ao CNJ, fez um alerta aos notários e registradores brasileiros: Em breve, editaremos normas de preservação do documento em meio eletrônico. Seria prudente aguardar a edição dessas normas, pois elas virão e deverão ser seguidas. Essas pessoas se arriscam a fazer duas vezes o trabalho.
Títulos registrados – preservação permanente
A Comissão está dedicada à tarefa de redigir regras claras para a conservação de títulos, documentos e papeis que, nos termos da Lei 6.015, de 1973, devem ser conservados pelos registradores.
Segundo Sérgio Jacomino, a Lei de Registros Públicos é bastante clara no tocante ao acervo documental dos cartórios que deve ser reputado como de preservação permanente. A série de artigos do Cap. V da Lei (art.s 22 a 27) prevê que os registradores “devem manter em segurança, permanentemente, os livros e documentos”, respondendo por sua ordem e conservação.
Segundo o Registrador paulistano, os livros e papeis pertencentes ao arquivo do cartório deverão ali permanecer indefinidamente (art. 26). “o problema”, diz ele, “é que milhares de documentos estão sendo digitalizados em formatos que não seguem critérios técnicos adequados que possa garantir os efeitos jurídicos esperados e logo em seguida são eliminados ou devolvidos às partes”.
Ainda em relação aos cartórios diz que muitas vezes o Oficial é mal orientado por empresas que não atuam tradicionalmente no segmento e acabam vendendo soluções que representam, na verdade, maiores problemas:
Estão vendendo digitalização sem garantir nenhum tipo de segurança – nem jurídica, nem de preservação documental. E isso está acontecendo descontroladamente. Nem sequer as normas baixadas pelo Conarq (Conselho Nacional de Arquivos) vem sendo observadas. Não há segurança jurídica”,
Folivm – Gestão Documental do Extrajudicial
Na reunião foi deliberado a criação de uma nome próprio que pudesse singularizar a Comissão e rapidamente identificar o núcleo de trabalho que desenvolve suas atividades na gestão do acervo documental do Extrajudicial.
Por unanimidade foi eleita a expressão FOLIVM, palavra latina que guarda íntima relação com as atividades registrais.
Deliberou-se, ainda, a criação de um repositório eletrônico para os documentos de trabalho da Comissão: www.folivm.com
Na próxima reunião, marcada para ocorrer no Arquivo Nacional no dia 26 de abril (terça-feira), será a vez dos registradores apresentarem seus desafios e contribuições.
→ CNJ – Regina Bandeira – Agência CNJ de Notícias – Publicado em Quinta, 07 Abril 2011 00:00
