CARTA DE CAMPINAS ENCONTRO DE REGISTRADORES DE IMÓVEIS DO ESTADO DE SÃO PAULO
Campinas, 15 de fevereiro de 2014
Os Registradores de Imóveis de São Paulo reunidos no Hotel Nacional Inn, em Campinas, no dia 15 de fevereiro de 2014 deliberaram e votaram as seguintes conclusões:
I – REGISTRO ELETRÔNICO
Os Registradores Imobiliários do Estado de São Paulo, ciosos da grande relevância da função pública constitucionalmente prevista que exercem:
RESSALTAM
a) que o art. 236 da Constituição Federal prevê que a função notarial e registral não será exercida pelo próprio Estado, mas, sim, em caráter privado pelos notários e oficiais de registro;
b) que a previsão constitucional de tal função como sendo pública, necessariamente não estatal, representa verdadeira garantia aos direitos individuais previstos no art. 5º da Constituição Federal (direito ao nome, estado, capacidade, personalidade, propriedade, segurança jurídica, etc) e modo de proteção do indivíduo frente ao Estado;
c) que o art. 236, §3º, indica que os delegatários de tais funções são pessoas físicas aprovadas em concursos públicos de provas e títulos;
d) que o exercício privado de tais funções públicas foi instituído pelo Poder Constituinte Originário e nunca compôs da estrutura do Estado brasileiro inaugurado pela Carta Magna de 1988;
e) que como o Estado brasileiro inaugurado em 1988 nunca deteve tais funções em sua estrutura, tais não poderão ser por ele avocadas sem a prévia intervenção do Poder Constituinte;
f) que o art. 236, §1º, indica que lei – em sentido estrito – regulará a atividade notarial e registral;
g) que o mesmo art. 236, §1º, prevê que o Poder do Estado incumbido da fiscalização da atividade notarial e registral é o Poder Judiciário;
h) que como o exercício dos registros públicos é cometido pela Constituição Federal aos Oficiais de Registro, a eles incumbe não somente a inscrição, mas a gestão e manejo do sistema, sob a fiscalização do Poder Judiciário;
i) que o art. 22, inciso XXV da Constituição Federal prevê a competência exclusiva da União para legislar em matéria de Registros Públicos;
j) que enquanto titulares da função registral imobiliária, incumbe aos registradores imobiliários a responsabilidade pela criação, custódia, gestão, manutenção e aperfeiçoamento do Registro Eletrônico de Imóveis, incumbindo ao Poder Público, neste ponto, apenas sua regulamentação;
k) que a infraestrutura necessária ao registro eletrônico e seus respectivos módulos já existe, tendo sido criada e implementada pelos próprios registradores imobiliários e se encontra em funcionamento sob os auspícios da Associação dos Registradores Imobiliários de São Paulo – ARISP, regulamentada pelos Provimentos 11/2013 e 37/2013 da Egrégia Corregedoria Geral da Justiça do Estado de São Paulo;
l) que tal plataforma foi construída de forma a permitir o armazenamento estruturado de dados relacionais do registro imobiliário brasileiro e o franco acesso à tais informações pelo Poder Público, bem como a fiscalização constante de modo online pelo Poder Judiciário, em absoluto respeito à Constituição Federal de 1988.
ALERTAM
Aos Poderes Constituídos da República, à Sociedade Brasileira em geral, aos Oficiais Registradores brasileiros, encarecendo as entidades representativas de notários e registradores especial atenção:
a) Que a potencial edição e implementação do Decreto Presidencial regulamentador do denominado SINTER – Sistema Integrado de Gestão de Informações Territoriais, tal como posto, significa grave e frontal ofensa à Constituição Federal em todos os seus dispositivos supra citados;
b) Que o SINTER, não se limitando à gestão de dados cadastrais do Poder Público, implica em inconstitucional avocação do serviço registral imobiliário na medida em que abrange a gestão, manejo e custódia de todos os dados registrais definidores do direito de propriedade e direitos reais imobiliários confiados pela Constituição Federal aos Registradores Imobiliários em seu ao art. 236;
c) Que o art. 36 da Lei 11.977/09, ao prever a regulamentação do registro eletrônico, em momento algum modificou ou sugeriu modificar a ordem constitucional vigente em especial o exercício – em sentido amplo – da atividade registral imobiliária;
d) Que o SINTER é inconstitucional também na medida em que reforma toda a sistemática da Lei de Registro Públicos (Lei 6.015/73), no que tange ao registro imobiliário, resultando na revogação de grande parte de seus dispositivos via decreto, sem reserva de lei prevista no art. 22, XXV da Constituição Federal;
e) Que a avocação de todo o acervo registral imobiliário ao SINTER por via de decreto, sem consulta popular ou ao Congresso Nacional rompe com o ordenamento constitucional e vulnera direitos e garantias individuais;
f) Que tal projeto da forma como posto impõe o inafastável solapamento das funções do Poder Judiciário a quem incumbe a fiscalização dos notários e oficiais de registro.
DECLARAM:
a) Sua discordância em relação ao encaminhamento das discussões travadas no âmbito do GT-SINTER;
b) Sua desaprovação dos termos da minuta de decreto regulamentador do SINTER;
c) A convicção de que as gestões necessárias para a implementação do SINTER demandarão recursos materiais e humanos de grande vulto, pouco avaliados pelas autoridades gestoras do projeto.
RESOLVEM:
a) Apoiar a convocação de um FÓRUM NACIONAL DE REGISTRO DE IMÓVEIS, envolvendo todos os registradores, suas entidades representativas, autoridades do judiciário, executivo e legislativo e sociedade civil;
b) Divulgar amplamente esta Carta para conhecimento de todos os registradores, notários e demais interessados, buscando apoio e engajamento nas discussões sobre tema de transcendente relevância da proteção dos direitos constitucionais à propriedade, à privacidade e à tutela dos interesses privados a cargo dos registros de imóveis.
A pedido do Presidente do IRIB, apresento à nossa comunidade de registradores a minuta atualizada de decreto regulamentador do RE previsto na Lei 11.977, de 2009.
O projeto gera muitas controvérsias. Já manifestei meu total repúdio a essas iniciativas. A percepção que tenho do problema é de que se estreitam as chances de modificar substancialmente o projeto que pode representar o fim do Registro tal e qual o conhecemos. Além disso, percebo que todo o esforço de construção do sistema ARISP pode simplesmente ter sido debalde, pois discute-se uma nova estrutura de controle dos dados, como se pode ver no anteprojeto anexo.
A minuta foi o resultado da reunião do GT de Normas do SINTER nos dias 5 e 6 de fevereiro de 2014.
Ajustou-se a proposta de envio à RF de extrato simplificado em meio eletrônico dos Indicadores Pessoal e Real com link para imagem digital da matrícula na Central Nacional de Registradores de Imóveis, conforme definido no Manual Operacional.
Discute-se, agora, a criação da tal Central Nacional de Registradores de Imóveis que deverá atrair o Registro de Títulos e Documentos.
Posto à discussão desta comunidade, esperemos que possa motivar debates e sugestões.
Agradeço ao Presidente do IRIB, Dr. Ricardo Coelho, a gentileza de disponibilizar o material abaixo.
A Expansão Estatalista (10/2/2014)
Detesto discordar, mas penso que certos dados privados, ainda que tutelados por um serviço público, não são do estado. A fim de atender uma necessidade social, o Estado organiza serviços como os notariais e registrais que tratam, basicamente, de tutela de interesses de caráter privado. O des. Décio Antônio Erpen sustentava que as atividades notariais eram instituições pré-estatais…
A doutrina tradicional sempre distinguiu claramente os limites da intervenção do estado em esferas de interesses da sociedade. Os profissionais da fé pública podem se ver na situação, curiosa em si mesma, de defender os interesses do privado em face do próprio estado.
Na atividade tabelioa estas noções ficam ainda mais claras e patentes. É raro a ocorrência de tabeliães estatizados. Salvo Cuba, Albânia e outros países em que o estatalismo chega ao grau máximo, a tutela de certos interesses privados, instrumentalizados pelo notário, é sempre delegada a um particular. A publicidade dos seus atos encontra o limite legal e constitucional no direito de obtenção de informações específicas e singularizadas, cuja rogação deva ser legitimada. É, afinal, o princípio de rogação – tão prestigiado na doutrina registralista. Não tem sentido dar uma cópia do seu HD para empresas privadas, ainda que paguem os emolumentos, nem para órgãos de estado – salvo expressa previsão legal.
Aliás, leia-se com atenção a regra do art. 41 da Lei 11.977/2009: “A partir da implementação do sistema de registro eletrônico de que trata o art. 37, os serviços de registros públicos disponibilizarão ao Poder Executivo federal, por meio eletrônico e sem ônus, o acesso às informações constantes de seus bancos de dados, conforme regulamento”. Note: acesso aos bancos de dados dos registros; não “sequestro” de toda a base.
Dados do estado seriam, p. ex., os obtidos pela DOI – que conta com legislação específica. Já os dados de caráter pessoal e privado, embora registrados em um Registro Público, não devem ser “sequestrados”, sob pena de malferir a regra dos art. 198 e 199 do CTN. As requisições de informações específicas sempre dependem de decisão judicial ou de expressa previsão legal – o que não ocorre no presente caso.
Enfim… é certo que vivemos uma época de expansão estatalista. Tudo é perscrutado, tudo escrutinado, compartilhado por redes ilegais de informação. Lembrem-se dos casos de divulgação de dados fiscais de contribuintes e de CD´s na [Rua] Santa Ifigênia…
Causa-me espécie que este tema esteja tão mal discutido entre nós.
A Folha de São Paulo de hoje publicou editorial (confira abaixo) dirigido contra a PEC 471, de 2005, de autoria do deputado João Campos.
Não há como discordar da posição do jornal. Nós mesmos, aqui neste site, temos discutido o tema tentando abordar os vários aspectos envolvidos.
Contudo, o jornal comete deslizes e veicula equívocos que merecem ser enfrentados e refutados. A falta de informação precisa gera aguda desinformação. O editorialista da FSP comete alguns erros históricos:
1) De pai pra filho. Diz o jornal que, antes da CF/1988, os titulares eram “indicados por apadrinhamento político”. Isto é um erro. Nós sabemos que o Decreto 9.420/1885 introduziu a exigência de concurso público para o provimento de ofícios (art. 1°). Mais tarde, pelo Decreto 3.322, de 14.7.1887, a Princesa Isabel Leopoldina, Regente do Império, reiteraria a exigência. O que permitiu a proliferação de cartórios vagos, ocupados por interinos por tanto tempo, não foi falta de legislação; foi a falta de ação política.
2) Cargos, “regiamente remunerados”. Outro erro palmar. Primeiro, não se trata de cargo, mas delegação de serviço público; depois, perto de 70% dos cartórios vivem de rendas menores do que, em regra, ganha um profissional do direito em cargos estatais em suas respectivas carreiras (contados os benefícios diretos e indiretos, especialmente a falta de responsabilidade pelos atos praticados, o que gera um custo adicional relevantíssimo e, via de consequência, comprometimento da renda das pequenas serventias). Falta estudo e maior rigor nas afirmações genéricas e preconceituosas.
(3) Livre concorrência nas atividades registrais. Mais um erro. As partes não escolhem o juiz que julgará o pleito ou apitará a partida; nem se escolhe o fiscal da receita federal que vai auditar suas contas. Tudo isso leva à ideia, já remansosa em fóruns internacionais, de que certas atividades não podem submeter-se às regras de livre escolha sancionada pelo mercado. Sob pena de alterar-lhe a própria essência.
Falta desenvolver esses temas. Mas isso fica por conta de “nossas” entidades de classe, que parecem mais preocupadas com outras coisas do que atuar, dia após dia, para afastar o preconceito.
Modernizar os cartórios
Pródigo em decisões contra o interesse público, o Congresso se prepara para reexaminar uma proposta de emenda constitucional de 2005 para dar titularidade a donos de cartórios que não cumprem a exigência de concurso público.
De tempos em tempos, algum político tenta reavivá-la, como fez recentemente o presidente da Câmara, Henrique Eduardo Alves (PMDB). O deputado potiguar justificou a decisão de pôr o assunto em pauta com um suposto “desgaste” após as idas e vindas do projeto.
A aprovação da PEC, contudo, geraria desgaste muito maior –para toda a sociedade, refém de um arcaico sistema notarial.
Antes da Constituição de 1988, os titulares de cartórios eram indicados por apadrinhamento político. Depois dela, tornou-se obrigatório preencher os cargos por concursos. Só em 1994 uma lei federal regulamentou os serviços notariais e de registro civil.
A PEC dos Cartórios propõe que aqueles à frente do serviço por cinco anos ininterruptos ganhem a titularidade, mesmo sem concurso.
Em maio de 2012, entrou em pauta na Câmara, sem que a votação tenha sido concluída, um texto similar, mas que acrescentava uma condição: a manobra só beneficiaria quem tivesse assumido um cartório até o final de 1994.
A cláusula extra não basta para salvar a proposta. Os deputados agiriam melhor se, em vez de sacramentar privilégios, buscassem modernizar as regras de serviços cartorários no país.
Conforme a legislação atual, os cargos, regiamente remunerados, são vitalícios. Além disso, há pouco incentivo para que o tabelião melhore a qualidade dos serviços, já que a concorrência é limitada.
Uma reforma poderia começar pela simplificação das inúmeras exigências documentais feitas pelos três níveis de governo. Muitas dessas exigências burocráticas são desnecessárias e só servem para empatar a vida dos cidadãos.
A criação de um regime de concorrência livre nos serviços de registros de caráter privado, como no caso de contratos, também beneficiaria a sociedade. Não há necessidade de submetê-los a um monopólio de concessões, sendo suficiente a formulação de regras para qualquer firma atuar no setor.
4º CURSO DE INICIAÇÃO NA ATIVIDADE REGISTRAL E NOTARIAL
Dando seguimento à publicação dos trabalhos apresentados no transcurso do 4º Curso de Iniciação na Atividade Registral e Notarial, realizado pela Corregedoria-Geral da Justiça do Estado de São Paulo, no bojo do Programa EDUCARTÓRIO – Educação Continuada de Cartórios, sob a direção do des. Ricardo Dip, publicamos as notas práticas da registradora civil Fátima Cristina Ranaldo Caldeira.
Fátima Cristina Ranaldo Caldeira
Temas práticos de Registro Civil das Pessoas Naturais Fátima Cristina Ranaldo Caldeira, registradora civil em Americana
Desejo as boas vindas a todos e parabenizo pela aprovação no concurso!
Apesar da fragilidade financeira do Registro Civil em relação às outras especialidades, a escolha pelo Registro Civil das Pessoas Naturais pode ser uma boa opção. Prova disso são colegas registradores de muito tempo de carreira e com potencial para aprovação em qualquer concurso que se mantiveram na especialidade.
Também temos colegas que saíram de Registro de Imóveis e migraram para o Registro Civil das Pessoas Naturais, tudo dependerá da escolha que fizerem para a vida de vocês.
Sei que muitos que aqui estão foram aprovados em vários grupos, portanto, peço que vejam com carinho o Registro Civil das Pessoas Naturais.
Fizemos um apanhado das situações diárias do Registro Civil das Pessoas Naturais que consideramos mais importantes para este momento.
Acervo da serventia – inventário minucioso
Uma primeira providência importante que todos devem tomar é a produção de um inventário documentado de todo o acervo, mobília, equipamentos e material em estoque. Isso dará uma segurança maior tanto ao titular que está assumindo como ao designado.
Pode acontecer futuramente de o titular dar pela falta de algum livro e não saber explicar o que de fato aconteceu, se houve extravio do livro ao tempo em que a serventia já estava sob sua responsabilidade ou se o extravio ocorreu na época da designação.
Para se ter uma ideia, quando assumi a serventia, em 1994, eu não tinha livro em estoque para lavrar nascimentos. A minha sorte foi que um colega me forneceu o livro. Imaginem que situação desagradável constatar, no segundo dia depois do início do exercício, que a serventia não tem papel de segurança para expedir certidão…
Portanto, como ninguém está livre de passar por uma situação dessas, é importante fazer um inventário minucioso de todo acervo, mobília e material em estoque.
Certificado digital
Uma segunda providência fundamental, conforme já dito anteriormente, é que os titulares, antes mesmo de assumirem, deveriam providenciar o certificado digital. O certificado digital possibilitará o acesso à Central de Registro Civil, onde vocês poderão verificar eventuais pendências de cumprimento, em relação a comunicações e envio de dados à CRC.
Outra providência bastante importante é a atualização dos dados no Portal do Extrajudicial, Ministério da Justiça, Conselho Nacional de Justiça, Censec – Central Notarial de Serviços Eletrônicos Compartilhados e CRC – Central de Informações do Registro Civil.
Já tive experiência como designada, antes de prestar concurso e assumir a serventia da qual hoje sou titular. Também tive de assumir uma serventia em razão de intervenção. Esta intervenção, infelizmente, não foi pedagógica, mas punitiva e que culminou na perda da delegação. Portanto, já assumi três serventias no decorrer da minha carreira.
Com base nessa minha experiência, ao assumirem a serventia, recomendo a todos que deem um tempo a vocês mesmos, de maneira que vocês possam sentir melhor os funcionários, o ambiente do cartório, assim como o perfil da população usuária dos serviços, que pode variar muito de cidade para cidade.
É lógico que o perfil dos usuários do Registro Civil das Pessoas Naturais é extremamente heterogêneo, são pessoas de vários níveis culturais e de todas as condições.
Se você abrir os braços para a cidade, a cidade certamente abrirá os braços para você. Com disposição para o trabalho, haverá uma percepção da população com relação a isso.
Contratação de novos funcionários
A contratação ou não de novos funcionários é muito relativa. Há 19 anos, quando assumi o cartório de Americana, optei por continuar com todos os funcionários, exceto a interina, e, dentre eles, a minha atual substituta. Por essa razão é necessário estudar mais atentamente os funcionários, dentre os quais pode estar um excelente escrevente para o cartório.
Além do bom senso, é preciso ter muita serenidade ao assumir uma serventia. Não se pode querer assumir o papel da Corregedoria, procurando erros no designado. É preciso considerar que a designação partiu do Poder Público, e que, portanto, esta não é a função do titular.
Neste momento é muito importante se colocar na posição do outro, tentar imaginar como ela deve estar se sentindo com a sua chegada, como é o relacionamento dela com a população local. Principalmente nas cidades de pequeno porte, o oficial do Registro Civil das Pessoas Naturais é visto muitas vezes como um conselheiro para a população. Talvez por isso não seja uma boa política chegar confrontando, mas sim ter bom senso e muita cautela.
Informática – mudar?
Também de fundamental importância é a questão que envolve a mudança de programas de informática.
Tendo como base a minha experiência, creio que não seja uma boa medida para esse primeiro momento. Essa é uma tarefa que deve ser feita com muita cautela para não correr o risco de perda de dados, o que pode causar sérios problemas à prestação dos serviços. Além disso, a recuperação dos dados custa muito caro. Não tenho conhecimento do valor atualmente, mas há algum tempo atrás a recuperação de dados, sem muita certeza de êxito, já custava algo em torno de R$ 30 mil.
Quanto à prestação do serviço propriamente dita, destacamos algumas questões importantes que devem ser observadas pelo oficial.
Tempo de espera do usuário e identificação das partes
É fundamental que se observe o tempo de espera do usuário na serventia.
Prestar especial atenção à identificação de partes, principalmente no que diz respeito aos requerentes de habilitação de casamento e testemunhas. Em municípios pequenos, há oficiais que dispensam a apresentação de documentos pelo fato de conhecer toda a população da cidade. Em regra, o titular que vai assumir a serventia não conhece a população da cidade, portanto, é preciso mudar esse procedimento.
A identificação pode ser feita de três formas: com base no conhecimento pessoal do oficial; mediante a apresentação de documento de identidade; ou através da atestação de duas testemunhas, sempre mencionando a circunstância no registro. Esta última só ocorre em casos mais específicos.
Atualmente, dificilmente o cartório atende um usuário sem a apresentação do documento de identidade, mas isso pode perfeitamente acontecer. Por exemplo, uma criança precisa ser registrada para ser transferida para um Hospital de Referência. Nesse mesmo dia o pai foi assaltado e teve seus documentos furtados, portanto, não teve tempo hábil para providenciar a segunda via dos documentos. Esse é um caso especial em que a pessoa pode ser identificada através da atestação de duas testemunhas, maiores e com documento de identidade.
Obviamente, não acontecendo nenhuma dessas três formas, o oficial terá de recusar e suscitar dúvida, ou, se assim concordar o juiz, proceder a uma consulta no local.
No Brasil, são válidos como documentos de identidade: identidade civil e militar; passaporte; Carteira Nacional de Habilitação; e cédulas funcionais emitidas por órgãos criados por Lei federal, tais como CRM e OAB.
Identidade – estrangeiros
Nos casos de estrangeiro, a prova de identificação pode ser feita através da carteira especial de estrangeiro e passaporte. Mais especificamente, no caso de estrangeiros provenientes de países integrantes do Mercosul (Argentina, Bolívia, Uruguai, Paraguai, Venezuela, Equador, Colômbia e Peru), é suficiente a cédula de identidade expedida no país de origem.
Os portugueses equiparados também podem provar a identidade através da cédula de identidade expedida pelas Secretarias de Segurança Pública.
A cidade de Americana, onde sou titular, existem muitos estrangeiros dado o grande número de multinacionais que a cidade abriga. Recomenda-se que os estrangeiros que não se expressem no idioma nacional estejam acompanhados de intérprete, caso o oficial não domine o idioma suficientemente bem, e de forma inequívoca, para dar as explicações previstas no Código Civil, especialmente nos casos de casamento.
Há disposição expressa no Código Civil dizendo que o oficial é obrigado a esclarecer aos interessados as razões da invalidade do casamento e do regime de bens. Por isso, creio que seja importante a presença de tradutor juramentado, a menos que o oficial tenha absoluta segurança quanto ao idioma do usuário estrangeiro.
Surdo-mudo – o que fazer?
No que diz respeito ao usuário surdo-mudo, a manifestação pode ser feita por escrito. O oficial faz a pergunta por escrito e o usuário também responde por escrito. Em seguida, o oficial certifica que as respostas foram dadas de próprio punho pelo interessado, e procede ao arquivamento.
Caso o surdo-mudo se comunicar através da linguagem de sinais (LIBRAS), também será necessária a presença de um intérprete. Tendo em vista que essa questão ainda não está regulamentada, como ocorre no caso do tradutor juramentado, que tem de estar registrado na Jucesp, a pessoa terá de prestar um compromisso.
O surdo-mudo analfabeto e que também não se comunica em LIBRAS é absolutamente incapaz e, portanto, não pode praticar nenhum ato da vida civil, ainda que não esteja interditado.
Livro E
A maioria dos cartórios participantes do 8º Concurso é sede de Comarca de diferentes tamanhos.
Muitas pessoas têm se preocupado com algumas questões do Livro E, mas veremos que essa preocupação não procede. São situações simples de serem resolvidas, mas que, no entanto, têm causado certa preocupação.
O Livro E é privativo dos primeiros ofícios, primeiros Subdistritos ou Sedes de Comarca, onde houver um único cartório.
Neste livro será registrada emancipação, que pode ser por escritura pública ou judicial. No caso da escritura pública, é importante observar se a emancipação foi concedida por ambos os pais, ou por um deles, mas com referência à falta do outro na escritura. Essa foi uma decisão do Conselho Superior da Magistratura, num processo de dúvida do Cartório de Americana, do qual sou titular. [NE: Ap. Civ. 96.914-0/9, Americana, j. 29.11.2002, DJ 18/12/2002, rel. des. Luiz Tâmbara].
Obviamente, não se pode registrar escritura pública de emancipação concedida por tutor. Por mais incrível que possa parecer, já vi isso acontecer em outro Estado. No caso de tutela, a emancipação só se dará por via judicial. A emancipação legal não necessita de registro.
Emancipação – interdição
O oficial deverá comunicar ao juiz do feito o registro da emancipação judicial, isso porque, se o interessado não apresentar o mandado, o cartório será comunicado em oito dias para que o registro seja feito. O apresentante da escritura ou do mandado deverá assinar o registro.
Quanto à interdição, ela deverá ser registrada em cumprimento a mandado judicial. São averbadas na margem as alterações de limites de curatela, o local de internação, se for o caso, a cessação da interdição e a substituição do curador.
Tudo isso deve ser bem observado para que não ocorra devolução indevida de mandado de interdição. Não existe disposição que determine a menção de trânsito em julgado da sentença.
A competência é o domicílio do interdito, no caso de interdição, e do emancipado, no caso de emancipação.
A interdição, diferentemente da emancipação, não precisa ser assinada pelo apresentante.
Também quanto à ausência, o registro deverá ser realizado em cumprimento a mandado judicial. Serão averbados na margem o aparecimento do ausente, a substituição do curador, a abertura de sucessão provisória e a abertura de sucessão definitiva.
Pelos mesmos motivos da emancipação judicial, o registro da ausência e da interdição também devem ser comunicados ao juiz do feito.
Morte presumida
Uma questão que gera bastante dúvida é a morte presumida.
Quando a morte é presumida e justificada deve ser registrada no Livro C, e quando a morte presumida se refere ao art. 7º e deverá ser registrada no Livro E?
A morte justificada é a morte real, é aquela em que é expedido o mandado judicial, porque o corpo não pode ser encontrado para o exame e expedição de declaração de óbito. Um exemplo muito simples é a queda de um avião. Ou seja, uma vez provado que a pessoa estava no avião e não sobreviveu à queda, essa morte é tida como real e, portanto, deve ser registrada no Livro C (registro de óbito).
A morte presumida é aquela em que não há certeza absoluta da morte real, embora a possibilidade seja muito grande. Esta é registrada no Livro E.
Certidões expedidas no exterior
Uma dúvida muito comum entre o pessoal de Sede de Comarca está relacionada com o traslado das certidões expedidas no exterior.
De acordo com o artigo 32 da Lei 6.015/73, todas as certidões expedidas no exterior que tenham parte brasileira, na ocasião do ato ou fato, devem ser trasladadas quando tiverem que produzir efeitos no Brasil.
A necessidade do traslado não está atrelada ao domicílio no país, mas sim à produção de efeitos. Tanto isto é verdade que, quando a pessoa já estiver domiciliada no país, o traslado é feito no Livro E do domicílio do interessado. E, quando o domicílio for desconhecido, ou ainda estiver no exterior, é no primeiro Subdistrito do Distrito Federal. A Lei mencionava apenas o domicílio desconhecido, mas as Normas de Serviço do Estado de São Paulo vieram para complementar essa questão.
Filho de brasileiro – opção pela nacionalidade brasileira
A grande dúvida é quando o filho de brasileiro é brasileiro nato e quando ele precisa optar pela nacionalidade brasileira. Essa é uma dúvida que não há razão de ser. Ele é brasileiro nato sempre que estiver registrado na repartição brasileira do local do nascimento, e desde que um dos pais seja brasileiro nato ou naturalizado, quando do nascimento. Existem reiteradas decisões do Supremo Tribunal Federal quanto à possibilidade de um dos pais ser brasileiro naturalizado.
Certamente, o oficial irá se deparar com inúmeras situações no dia-a-dia, entre elas, as dos traslados e certidões lavrados no período entre 7 de junho de 1994 e 21 de setembro de 2007. Nesse caso, vai haver referência expressa no traslado da necessidade de opção. Nestes casos, o oficial deverá averbar de ofício que o registrado é brasileiro nato, tornando sem efeito referência à necessidade de opção. No caso dos registrados em repartição estrangeira, deverá ser mencionada a necessidade de opção.
Após a modificação das Normas de Serviço da Corregedoria Geral de Justiça, há a possibilidade do registro, no Livro E, de filhos de pais estrangeiros que estejam em serviço no Brasil. Essas pessoas não são brasileiras natas, daí porque o registro no Livro E.
A nossa regra é no sentido de que são brasileiros todos os nascidos no território nacional. A exceção são os filhos de estrangeiros nascidos no país, ou os pais, ou apenas um deles, estejam no Brasil a serviço do seu país.
Nascidos no exterior sem registro
Outra possibilidade de registro no Livro E se refere àquelas pessoas nascidas no exterior que não foram registradas em lugar nenhum, nem na repartição estrangeira e nem na repartição brasileira.
Essa situação é bastante atípica, mas, se houver casos, certamente envolverá países limítrofes. Particularmente, nunca soube de alguém que tenha nascido num país da Europa e tenha conseguido chegar ao Brasil sem a respectiva certidão de nascimento. Mesmo assim, ocorrendo essa situação, deverá constar a necessidade da opção.
Para esses casos, a cautela deve ser muito grande. As formalidades são as mesmas para o registro tardio de maiores de 12 anos. Em caso de menores de 12 anos, não há como entrevistar o registrando, mas sim os pais.
Também existe a possibilidade do traslado de certidão expedida no exterior em que todas as partes sejam estrangeiras, porém, nestes casos, os traslados terão finalidade específica, isto é, para fins de averbação. O registro de sentenças no Livro E é facultativo.
A questão do traslado da certidão de nascimento é o que costuma causar mais dúvidas entre os oficiais. Imagino alguém assumindo uma Sede de Comarca e tendo que se deparar com um pedido de traslado.
É muito importante recorrer à ajuda de colegas, quando tiverem dúvidas. Liguem, perguntem, troquem ideias. Sempre poderá aparecer uma situação inimaginável, por isso, a troca de experiências é importante. É claro que, em algumas situações, haverá necessidade de suscitação da dúvida ou fazer a recusa.
Dúvida registral e consultas
Com relação à dúvida, as regras são as mesmas para o Registro Civil, Registro de Imóveis e Registro de Títulos e Documentos. No caso de registro, o processo é de dúvida. No caso de averbação, a pessoa poderá representá-los junto ao Corregedor.
Por isso é que é importante conversar com o corregedor permanente da serventia para saber se ele aceitará o recebimento de consultas. Existem peculiaridades no Registro Civil que não existem no Registro de Imóveis, muitas vezes a situação é crítica e não pode esperar aqueles prazos todos.
Retificação de registro
Sobre a retificação de registro, ela é muito diferente da averbação. A única semelhança é que deve ser feita na margem direita. Não se pode inserir nenhum elemento no registro, a não ser na margem direita.
O objetivo da averbação é a modificação de um elemento do registro. A retificação tem como objetivo coadunar a realidade ao registro.
Erros podem acontecer em algumas situações e precisam ser corrigidos. Quando o erro é grande e exige alta indagação, é necessário que a retificação seja feita em cumprimento a mandado judicial.
Quando o erro é evidente e que não exige nenhuma indagação maior, por exemplo, uma troca de letra, a retificação pode ser requerida pelo interessado ou pelo oficial, com a manifestação terminativa do Ministério Público. Com a concordância do Ministério Público, o oficial procederá à retificação, que será isenta de qualquer pagamento.
Administrar um “cartório” extrajudicial é planejar, organizar, dirigir e controlar o uso de recursos e elementos humanos com a finalidade da melhor prestação possível dos serviços notariais e de registro.
Nos termos do artigo 21 da Lei 8.935, de 18 de novembro de 1994, o tabelião ou oficial de registro tem responsabilidade exclusiva sobre o gerenciamento administrativo e financeiro da unidade extrajudicial. Não há participação do Estado nos investimentos. A unidade deve ser gerida de modo a propiciar uma prestação de serviços notariais e de registro da melhor qualidade.
Os futuros notários e registradores, após terem seus conhecimentos jurídicos aferidos por meio de disputado concurso público, ao iniciar na atividade, devem também cuidar, e muito, das questões administrativas e gerenciais da unidade que vão assumir.
Instalações físicas e sede da unidade
As instalações, mobiliário e equipamentos existentes compreendem, entre outros, os microcomputadores, scanners, impressoras, máquinas copiadoras, armários, balcões, mesas, cadeiras e prateleiras. Deve haver um ajuste com o proprietário destes itens para aquisição ou locação.
A unidade extrajudicial deve ser instalada em um local de fácil acesso, especialmente servida por meios de transporte coletivo, bem como ser bem iluminada, limpa, sinalizada e disponibilizar assentos em quantidade adequada para o público. Enfim, deve atender aos padrões necessários de conforto, higiene e segurança. A acessibilidade não deve ser esquecida para a possibilidade de utilização dos serviços pelos portadores de necessidades especiais. A disponibilização de água e toalete para os usuários do serviço também são necessárias.
O candidato aprovado tem a opção de manter a unidade no mesmo imóvel ou mudar. Também, pode se utilizar das instalações, mobiliário e equipamentos já existentes ou adquirir material novo. A análise sobre qual a melhor solução deve ser feita individualmente em cada unidade. O que não pode ocorrer é a interrupção na prestação dos serviços.
Controle dos atos praticados
O controle de todos os atos praticados é muito importante, sejam gratuitos ou pagos. Um sistema de informática de banco de dados é extremamente útil e necessário. Deve haver o lançamento diário dos atos praticados com seus respectivos fechamentos: diário, mensal e anual. No caso do registro civil das pessoas naturais, o controle das certidões fica facilitado se elas forem separadas por lotes de numeração distintos para os atos gratuitos e pagos. Em relação aos papéis inutilizados ou extraviados, deve haver campo disponível no sistema para lançamento desta informação. Todo papel inutilizado deve ser arquivado para conferência e controle efetivo dos atos praticados e seus recolhimentos.
Livro-caixa
O controle diário do caixa da unidade é extremamente importante. O software utilizado ou eventual planilha deve controlar as entradas e saídas de dinheiro em relação aos atos praticados. Assim, devem ser lançados os atos efetivamente pagos e aqueles que serão pagos posteriormente, como por exemplo, o dos usuários mensalistas, para possibilitar o correto fechamento do caixa no final do dia.
Extremamente importante é a leitura do capítulo XIII das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça do Estado de São Paulo, em que há normatização para o lançamento das receitas e despesas no “Livro Diário de Receitas e Despesas”. As receitas lançadas neste livro são os emolumentos devidos ao notário ou registrador. As custas e contribuições (repasses) não podem ingressar como receita neste livro. Outro controle das receitas totais deve ser feito em separado. São lançados os atos pagos praticados, com remissão ao número do termo, livro e folha ou número de lançamento no livro protocolo; e, à direita colunas com os lançamentos dos valores dos emolumentos e de todas as custas e contribuições (repasses), com um totalizador ao final. Esta é a relação paralela dos atos praticados.
Em relação às despesas, no Livro Diário de Receitas e Despesas são lançadas apenas aquelas relacionadas à atividade da unidade, sem restrição, pouco importando se dedutíveis ou não. Este livro é destinado a refletir a real situação econômica da serventia e pertence à unidade, mesmo com o ingresso de novo delegatário. Deve ser visado pelo Juiz Corregedor Permanente anualmente no mês de fevereiro. O livro que pertence ao notário ou registrador é o Livro Caixa, que deve ser escriturado separadamente do Livro Diário de Receitas e Despesas. Neste livro apenas as despesas dedutíveis é que podem ser lançadas. O website da Receita Federal (www.receita.fazenda.gov.br) apresenta muitas informações e possibilita o download do programa carnê-leão. Por meio dele são lançadas as receitas, despesas, recolhimentos para a previdência social do tabelião ou registrador. O software gera demonstrativo mês a mês (que será utilizado na declaração anual do imposto de renda), além de emitir a DARF para o pagamento do Imposto de Renda Pessoa Física (carnê-leão) mensal.
Capital inicial, economia e investimentos
Para aqueles que estão iniciando e nunca tiveram contato com a administração de qualquer negócio, economizar no começo é bastante importante. A atividade não proporciona uma renda fixa todos os meses. As receitas e despesas são variáveis, podendo ocorrer algumas oscilações mais ou menos altas em decorrência de diversos fatores. Além do capital inicial necessário para a aquisição das instalações, mobiliário e equipamentos, um montante de capital de giro é necessário. Os registradores civis devem economizar mais no início. Todos os atos gratuitos indenizáveis do mês são pagos apenas no dia 20 do mês seguinte, desde que toda a documentação e planilha devidamente visada pelo Juiz Corregedor Permanente cheguem à entidade gestora (Sinoreg-SP) até o dia 5. Com isso, praticamente as despesas de dois meses são pagas para então ocorrer o recebimento desta indenização.
Obrigações e responsabilidade tributárias
A responsabilidade tributária do notário e registrador é muito grande. Ele é, ao mesmo tempo, contribuinte, responsável e substituto tributário. Ele é contribuinte no recolhimento mensal de seu INSS (contribuinte individual), do ISS e do IRPF (carnê-leão). O ISS cobrado atualmente varia conforme o município. Alguns municípios cobram um valor fixo anual. Outros fazem a cobrança por meio de uma alíquota de até 5% sobre o valor bruto dos emolumentos. Esta última modalidade de cobrança, salvo melhor juízo, é de legalidade duvidosa. O IRPF (Imposto de Renda de Pessoa Física) deve ser recolhido mensalmente, tendo como base de cálculo o saldo apurado no final do mês (receitas – despesas), além das deduções legais. Se o saldo for negativo (déficit), não há pagamento, e este valor é transportado para o mês seguinte, dentro do mesmo ano fiscal. O transporte do saldo negativo (déficit) de um ano para o outro não é possível. Se o saldo for positivo (superávit), o pagamento deve ser feito até o último dia útil do mês seguinte. Caso este dia caia em sábado, domingo ou feriado, o pagamento deve ser antecipado para o primeiro dia útil anterior. Usem apenas o software do carnê-leão fornecido pela Receita Federal para efetuar o cálculo do valor do Imposto de Renda Pessoa Física (carnê leão) para evitar possíveis erros e pagamento de multa e juros.
Atua, ainda, o tabelião como responsável tributário no recolhimento de ITBI e ITCMD devidos na lavratura de escrituras públicas. É substituto tributário no recolhimento das custas e contribuições devidas ao Estado pela prática de seus atos, e, no recolhimento das contribuições previdenciárias e IRRF(Imposto de Renda Retido da Fonte) como empregador. O recolhimento das custas e contribuições é feito semanalmente, à exceção do fundo para custeio do registro civil que é mensal. As custas devidas ao Tribunal de Justiça são feitas por meio de recolhimento de guia (boleto) gerada no website www.extrajudicial.tj.sp.gov.br (Portal do Extrajudicial). O acesso ao Portal deve ser diário. O lançamento dos atos praticados é feito semanalmente e o próprio sistema gera o boleto. Em caso de atraso ou recolhimento a menor, que configuram falta administrativa, o próprio sistema já calcula o valor da multa e juros moratórios. Ele, também, gera guia complementar no caso de lançamento a menor já efetuado.
DARE-SP
A partir de 1º.7.2013 é obrigatório o recolhimento das custas devidas ao Estado e Ipesp (Carteira de Previdência das Serventias não Oficializadas da Justiça do Estado), além da Contribuição de Solidariedade às Santas Casas de Misericórdia, por meio do portal da receita estadual (www.fazenda.sp.gov.br) no link DARE-SP, logo abaixo de “Ambiente de Pagamentos”. Este portal gera um documento único chamado DARE (Documento de Arrecadação de Receitas Estaduais), que deve conter os “documentos detalhe“ dos valores referentes ao Ipesp, Estado e Santas Casas. Exceção apenas às unidades de registro de imóveis, títulos e documentos e civil de pessoa jurídica que não recolhem a contribuição devida às santas casas de misericórdia, por expressa disposição legal.
O acesso a este portal pode ser feito com ou sem o e-CPF e já está disponível para utilização. A vantagem do acesso com o e-CPF é que ficam armazenadas as DAREs geradas e os pagamentos efetuados. O novo delegatário deve alterar o cadastro do responsável pela unidade no site. O oficial ou tabelião que estejam respondendo pela unidade interinamente ingressam com seu e-CPF no site para que a alteração seja feita.
Registro Civil – fundo de custeio
O recolhimento ao fundo de custeio do registro civil que efetua a indenização para compensação dos atos gratuitos e complementação da renda das unidades deficitárias é feito por meio de pagamento mensal de boleto bancário à entidade gestora, que no Estado de São Paulo é o SINOREG-SP. Anualmente a entidade envia um carnê com os boletos para preenchimento e pagamento mensal. Apenas em relação aos atos de registro civil é que não incidem custas para este fundo. Em relação aos atos praticados pelas outras especialidades há incidência de custas destinadas ao custeio do fundo do registro civil. Não se esqueçam que a unidade de registro civil irá recolher para o fundo em razão da prática de atos notariais, tais como autenticações, reconhecimento de firmas e procurações.
Em caso de atraso, a multa moratória devida é de 0,33 pontos percentuais ao dia, com limite máximo de 20%. Os juros moratórios devidos são de 1% compostos mensalmente. Em caso de atraso de apenas um dia, prevê a lei a incidência de 1% de juros de mora (alíquota mínima). Todas as disposições sobre custas e emolumentos estão expressas na Lei Paulista 11.331, de 26 de dezembro de 2002.
Despesas gerais da serventia
No decorrer do mês, há várias despesas incidentes sobre a unidade que são de responsabilidade do notário ou registrador, tais como: aluguel do imóvel, imposto de renda incidente sobre o valor deste aluguel, tarifa de energia elétrica e telefone, taxa de água e esgoto, internet (verifique se há exigência da municipalidade em utilizar IP fixo para a geração das guias de recolhimento de ITBI), alarme e monitoramento, escritório de contabilidade, locação das máquinas fotocopiadoras, folha de pagamento dos prepostos e seus encargos etc. Muita atenção e cautela em relação ao 13º salário. O ideal é efetuar uma provisão de 1/12 avos, todos os meses, para que no final do ano não haja dificuldade financeira com estes pagamentos. Em relação aos papéis de segurança, existe também o custo com selos de autenticidade, certidões e livros. Há necessidade de se manter classificadores obrigatórios, conforme disposição expressa do já mencionado capítulo XIII das NSCGJ. O ideal é a contratação de empresa especializada que fornece tais arquivos.
Em relação às contas a receber, as unidades que trabalham com usuários mensalistas devem estar atentas em relação ao fluxo de caixa. Geralmente tais usuários efetuam os pagamentos mensalmente, ou seja, o notário ou registrador deverá custear estes serviços, recolhendo as guias de custas e contribuições no mínimo por quatro semanas seguidas, para só então receber o valor total. Outro dado importante, para evitar dissabores com os usuários, é a informação prévia do valor dos emolumentos antes da prática do ato. Sempre informe o valor total dos serviços antecipadamente para que o usuário autorize sua execução.
O controle destes valores a receber deve ser feito com muita organização e atenção para evitar atrasos ou não pagamentos. Os sistemas de informática devem ter registro em arquivo, de acesso restrito, de todas as atividades que os usuários efetuam para melhor controle da unidade.
Recursos humanos
O tema recursos humanos parece ser a parte mais desafiadora e importante da unidade, tanto em relação aos prepostos, bem como no trato com os usuários dos serviços notariais e de registro. De nada adianta a unidade possuir instalações belíssimas e equipamentos de última geração se o ambiente de trabalho não for acolhedor e vibrante. O notário e registrador devem ser líderes de sua equipe, buscando meios para aumentar o entusiasmo e comprometimento. Há diversos maneiras para inspirar e aperfeiçoar a equipe. Pesquisas já comprovam algumas técnicas que não funcionam. A técnica do medo e da manipulação é desastrosa, pois os colaboradores lutam apenas para não perder o emprego, e, ainda, comunicação e cooperação da equipe ficam muito prejudicadas. A técnica da motivação por incentivos até funciona bem inicialmente, pois as pessoas trabalham mais para receber recompensas, mas, e, depois? Novos e melhores prêmios têm que ser apresentados constantemente. Atualmente a técnica da promoção do propósito e do crescimento pessoal tem apresentado maior sucesso. A valorização das pessoas e a compreensão da importância de sua contribuição para os serviços é muito eficaz.
O valor do salário e eventuais bônus devem ser compatíveis com o desempenho, dedicação e capacidade dos prepostos, mas de modo a se adequar à realidade econômica e financeira da unidade. Há muitos prepostos extremamente capazes em unidades pequenas que mereceriam ser mais bem remunerados, mas em razão do baixo volume de receitas da serventia isto não é possível. A avaliação sobre o real custo de um preposto na unidade não deve ser feito examinando apenas o valor de sua remuneração, outros fatores devem ser levados em conta.
O imóvel em que são prestados os serviços deve possuir um ambiente confortável e agradável, que promova uma sensação de bem estar. Todos passamos a maior parte de nosso dia no ambiente de trabalho. O notário ou registrador, para prestar um serviço que busca a excelência, é aquele que, além de saber fazer, deve saber orientar.
As responsabilidades dos prepostos devem ser bem definidas e quanto mais informações tiverem sobre suas atividades, melhor será o desempenho. O tabelião ou registrador deve ser uma pessoa inspiradora e otimista, tanto para seus colaboradores quanto para os usuários do serviço. Seja aberto, peça sugestões e idéias, aceite críticas; com isso, a prestação dos serviços e o ambiente de trabalho sempre melhoram.
Formação do quadro funcional
Invista nos seus prepostos, ofereça cursos, disponibilize pleno acesso a material jurídico, tais como jurisprudência e doutrina. Faça reuniões freqüentes, ouça sugestões, e, o mais importante, elogie as pessoas, isso vale muito. A motivação de sua equipe é o que gera a excelência na prestação dos serviços.
O notário ou registrador pode ter sólidos conhecimentos jurídicos, experiência, talento e capacidade, mas se sua equipe estiver desmotivada a prestação dos serviços será medíocre. A atividade notarial e de registro tem por finalidade a segurança jurídica, e, para sua consecução, o notário ou registrador deve ser uma pessoa de confiança para seus colaboradores e usuários do serviço. Nunca prometam o que não podem fazer. Sejam sempre francos, honestos, transparentes e claros em relação aos serviços da atividade notarial e de registro, bem como em relação aos valores dos emolumentos e prazos para sua realização.
O maior ativo da atividade notarial e de registro são as pessoas, a sua equipe. Quanto mais confiança você demonstrar, melhor será seu desempenho. Jamais faça críticas a seus prepostos em público ou na frente de outras pessoas em razão de eventuais falhas que possam ocorrer. Converse reservadamente, procurando, no início, escutar mais do que falar. Há excelentes prepostos que podem estar precisando ser mais bem trabalhados e treinados. É como se fosse um processo de lapidação de jóia, cujo resultado pode ser surpreendente. Pesquisas têm demonstrado que o item mais valorizado para os colaboradores não é salário, cargo ou bonificação, mas a qualidade do ambiente de trabalho. Todos querem se sentir bem, queridos, acolhidos e, acima de tudo, respeitados.
O melhor ambiente de trabalho é aquele que cria aquela sensação de que “todo mundo quer trabalhar aqui”. No trato com os usuários dos serviços, seja sempre simpático e agradável, e demonstre o quanto você se preocupa com a situação dele. A atividade não existe para complicar a vida das pessoas, mas para resolver. Seja educado e firme mesmo quando tiver que falar um “não”, mas sempre explique os motivos de modo fundamentado e numa linguagem clara e acessível. O notário e registrador, como líderes de sua unidade, devem ser facilitadores dos trabalhos da equipe. Valorizem seu time, treinem as pessoas, criem uma atmosfera alegre e positiva no ambiente de trabalho. Energize as pessoas com uma certa dose de humor, ria com as pessoas, jamais ria das pessoas. A cobrança pelo desempenho do notário, registrador e seus prepostos será muito grande. Sejam parceiros e orientadores de outros colegas, de advogados, de corretores de imóveis, enfim, de toda a sociedade.
Confiem em vocês, consultem outros colegas, escutem seus colaboradores, formem um time motivado e confiante. O mais difícil, o concurso, já passou. Agora vem a melhor parte da atividade, a prática e o trabalho em si, além do gratificante trato com a população.
A atividade é envolvente, desafiadora e apaixonante, mas requer muita dedicação, trabalho e organização. Aos iniciantes: quanto mais se dedicarem e trabalharem, mais rapidamente terão controle da unidade e dos serviços em geral. Nunca se esqueçam, delegação não se delega! Boa sorte, muito sucesso a todos e me coloco à disposição!
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* Palestra proferida por Rogério Tobias – 2º Tabelião de Notas e de Protesto de Letras e Títulos de Jaú – SP (tobias.rogerio@hotmail.com) no transcurso do 4º Curso de Iniciação na Atividade Registral e Notarial do Estado de São Paulo promovido pela EPM – Escola Paulista da Magistratura, em parceria com a Corregedoria-Geral da Justiça de São Paulo no bojo do projeto Educartório – Educação Continuada de Cartórios.
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