Lei 8.935/1994

Provimento CNJ 74/2018 – bis

SJ Cartórios, ONR - Operador Nacional do Registro de Imóveis Eletrônico, Registros Públicos e Notas Eletrônicos, SREI , , , , , , , , , , , , ,
Interconexão e interoperabilidade em rede digital

O Corregedor-Nacional de Justiça, ministro Humberto Martins, atendendo aos reclamos das entidades de classe e ponderando as razões apresentadas pelos institutos-membros e da Anoreg-BR, determinou “a suspensão dos efeitos do Provimento 74/2018 pelo prazo de 90 dias ou até efetiva instalação do COGETISE e a manifestação sobre o tema tratado” nos autos (PP 0006206-30.2018.2.00.0000).

É uma decisão acertada. Tive ocasião de apontar a completa desorientação dos responsáveis pelas serventias espalhadas por todo o território nacional que, à míngua de uma orientação uniforme e precisa, tateavam por soluções que, na maior parte das vezes, se mostrou inadequada ou desnecessária – mas sempre onerosa[1].

Conhece-te a ti mesmo

A situação criada pelo advento do Provimento CNJ 74/2018 é reveladora de um certo descompasso entre a realidade das serventias extrajudiciais, seus órgãos de classe e o agente regulador. A que se deve isto?

De partida, não sabemos a realidade concreta do corpus que forma a galáxia extrajudicial. Os dados disponíveis no Portal Justiça Aberta do CNJ não revelam perfeitamente a situação econômico-financeira das serventias, nem tampouco nos permite conhecer em detalhes a realidade funcional, administrativa, gerencial e de gestão tecnológica de cada uma delas.

Convenhamos, sem um conhecimento detalhado de cada unidade notarial e registral do país, sem que se faça uma radiografia precisa, qualquer forma de regulação pode representar uma aventura e o advento do Provimento 74/2018 de certa forma revelou esse descompasso. Por sorte o Sr. Ministro, de modo bastante prudente, o suspendeu. E o fez na consideração de que as medidas regulatórias envolvem “a necessidade de um estudo de viabilidade/possibilidade de cumprimento por parte dos cartórios”. Bingo!

Os novos paradigmas e as antigas fronteiras tecnológicas das especialidades

Gostaria de destacar um aspecto que me tem atraído a atenção. Sabemos que o “gerenciamento administrativo e financeiro dos serviços notariais e de registro é da responsabilidade exclusiva do respectivo titular, inclusive no que diz respeito às despesas de custeio, investimento e pessoal, cabendo-lhe estabelecer normas, condições e obrigações relativas à atribuição de funções e de remuneração de seus prepostos de modo a obter a melhor qualidade na prestação dos serviços” (art. 21 da Lei 8.935/1994).

O gerenciamento administrativo e financeiro das serventias extrajudiciais não deve agora ser visto e percebido tão somente no ambiente do microcosmo da unidade extrajudicial. As despesas de custeio e investimento da atividade, de modo a “obter a melhor qualidade na prestação dos serviços”, agora nos devem levar a considerar um fenômeno completamente novo que é a prestação dos serviços em redes digitais, de modo interconectado, universalizando-se o acesso, facilitando o relacionamento e os intercâmbios entre os usuários e o serviço por intermédio de novos canais e media digitais.

Cidade digital interconectada

Voltemos à Lei 8.935/1994. Ela enuncia o princípio de eficiência do serviço público delegado (art. 4º da LNR). A mesma lei estabelece que o juízo competente “zelará para que os serviços notariais e de registro sejam prestados com rapidez, qualidade satisfatória e de modo eficiente, podendo sugerir à autoridade competente a elaboração de planos de adequada e melhor prestação desses serviços” (art. 38). Diz mais, os notários e registradores devem estabelecer “normas” relativas à atribuição de funções, “de modo a obter a melhor qualidade na prestação dos serviços” (art. 21).

Pois bem, compreendendo o quadro legal enunciado, e relevando o fato de que os serviços notariais e registrais na modernidade tendem a suprimir o modelo de atomização na sua organização infraestrutural, como deixar de considerar que os próprios serviços notariais e registrais, como expressão magnificada da regra do art. 21 da LNR, deverão organizar os seus serviços em novos meios e plataformas digitais? Como regular a atividade sem levar em consideração esta nova realidade – o admirável mundo novo dos serviços extrajudiciais natodigitais e interconectados? Como impor um modelo organizacional e de gestão, como o fez o Provimento 74/2018, sem considerar que o mundo da governança digital impôs padrões que ultrapassaram a modelagem institucional concebida nos alvores do século XX? Como desconsiderar as iniciativas corporativas que expandem os limites locais na prestação de serviços e cujas iniciativas já se revelaram exitosas e agora se impõem de modo irreversível no seio da atividade? Como prestar serviços “com rapidez, qualidade satisfatória e de modo eficiente” em meios digitais?

Gestão de processos internos, mas com as vistas postas na coordenação entre as várias unidades que compõem a malha registral e notarial, leva-nos a um novo patamar de organização desses serviços. Aqui reside a chave para enfrentar o desafio de concretizar a modernização do sistema. 
It’s the economy!

Last, but not least, não podemos desconsiderar o texto frio da Lei 13.465/2017 que inaugurou, entre nós, um novo modelo organizacional representado pelo ONR – Operador Nacional do Registro de Imóveis eletrônico.  

O problema não é de regulação – é de gestão

O conhecimento da realidade das serventias extrajudiciais é um passo fundamental para uma gestão racional dos serviços, inserindo-os no ambiente da economia digital.

Muita tinta se consumiu no ataque cerrado que a iniciativa do ONR mereceu por parte de nosso segmento corporativo. Na verdade, fração desprezível, numérica e qualitativamente, como logo se viu, mas que causou um imenso ruído e um atraso indesculpável na regulação do SREI – Sistema de Registro de Imóveis eletrônico.

A Lei 13.465/2017 buscou apanhar esse movimento de transformação morfológica que a atividade do Registro de Imóveis experimenta no ambiente da economia digital. A criação do ONR buscou dar uma solução adequada ao problema de entropia organizacional e funcional representado pela atomização e fragmentação das unidades de Registro de Imóveis, o que leva a prestação de serviços que timbram pela “demora, qualidade insatisfatória e de modo ineficiente”, num contraste com o disposto no art. 21 da Lei 8.935/1994 . 

Pelo texto da lei, todas as unidades de Registro de Imóveis “integram o SREI e ficam vinculadas ao ONR” (§ 5º do art. 76). A atração de todas as unidades ao arco do SREI-ONR buscou dar organicidade ao sistema registral, concretizando o comando legal insculpido em vários dispositivos da Lei 8.935/1994. A palavra-chave aqui é: eficiência. O modelo representado pelo SREI-ONR é de gestão racional dos serviços extrajudiciais, de modo rápido, com qualidade satisfatória e prestado de modo inteiramente eficiente.

Em meios digitais, é escusado dizer, a prestação de serviços de modo fragmentado e assimétrico é a expressão mais grossa de ineficiência e inadequação.

Nossa tarefa, agora, é sensibilizar o órgão regulador (§ 4º do art. 76 da Lei 13.465/2017) de que deve nos dar um bom regulamento para que os próprios registradores, como cravado no art. 37 da Lei 11.977/2009, deem as soluções de gestão administrativa e coordenação intersistemática adequadas ao sistema registral brasileiro. 

Esta é a tendência que vamos revelar no Comitê de Gestão da Tecnologia da Informação dos Serviços Extrajudiciais – COGETISE (art. 8º, § 2º, do Provimento n. 74/2018).

NOTAS

[1] JACOMINO, S. Provimento CNJ 74/2018 em debate – tecnologia molda o Registro Público.

Simulação e a qualificação registral

SJ Kollemata , , , , , , , , , , , , , , , ,
Simulação é distorção? Gera nulidade?
Simulação é distorção

Neste mesmo blogue lançamos a seguinte questão: pode o registrador qualificar um título de venda e compra, de extração notarial, e impedir o seu acesso baseado em elementos que levam à convicção de tratar-se de simulação? O texto pode ser visto aqui.

Posteriormente, no DJe de 12.9.2016, a Corregedoria-Geral de Justiça de São Paulo foi instada a decidir um caso em que o tema da ocorrência de eventual simulação foi enfrentado e a decisão, neste caso concreto, foi em sentido contrário à anteriormente debatida.

Façamos desde logo uma advertência. Não se trata, aqui, de censurar ou de criticar as decisões que os registradores, em sua ordem, tomaram no exercício regular de sua função. Ambas as posições são respeitáveis. A lei garante a independência jurídica do profissional do direito que atua na qualificação dos títulos (art. 28 c/c art. 3º da Lei 8.935/1994). O objetivo destas breves considerações é eminentemente acadêmico.

O tabelião de notas e o registrador imobiliário devem deter-se, antes da prática de atos de seu ofício, diante de “fundados indícios de fraude à lei, prejuízo às partes, ou dúvidas sobre as manifestações de vontade”. É a dicção das Normas de Serviço de São Paulo. Não será bastante a suspeita fundada em impressões subjetivas – tanto do notário quanto do registrador.

No caso em tela, o fato de terem sido firmados os instrumentos notariais em dias consecutivos não é motivo suficiente para configurar os “fundados indícios” de fraude à lei. “Não se descarta, frise-se, a possibilidade de ter havido simulação. Porém, não compete ao Sr. Oficial investigar elementos subjetivos inerentes à formação do título”, decidiu a CGJSP.

A r. decisão traz à baila o escólio de Narciso Orlandi Neto:

“Problemas relativos ao consentimento das partes dizem respeito ao título, tanto quanto sua representação e a elaboração material do instrumento. Assim, se houve fraude, se a assinatura do transmitente foi falsificada, se o instrumento público não consta dos livros de nenhum notário, se a procuração que serviu na representação de uma das partes é falsa, se o consentimento do alienante foi obtido com violência, são todos problemas atinentes ao título. Podem afetar o registro, mas obliquamente. Só podem determinar o cancelamento do registro, em cumprimento de sentença que declare a nulidade do título e, em conseqüência, do registro.” (ORLANDI NETO, Narciso. Retificação do Registro de Imóveis, SP: Oliveira Mendes, pág. 192).

O tema é atual e merece dedicada atenção dos profissionais da fé pública.

Procedimento administrativo disciplinar. Tabelião de Notas. Falta funcional. Simulação – vício de consentimento.

PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO DISCIPLINAR – Suposta simulação contratual, como forma de violar direitos sucessórios – Não cabe ao Sr. Oficial fazer análise minudente das declarações de vontade dos contratantes. Eventual simulação há de ser alegada em vias ordinárias, não se podendo impor ao Sr. Oficial que obstasse o registro. Recurso Desprovido. (Processo CG 0012232-84.2014.8.26.0606, Suzano, j. 9/8/2016, DJe 12/9/2016, des. Manoel de Queiroz Pereira Calças).

STF – a remoção ainda rende emoção

SJ Kollemata, KollGEN , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,

Na série de decisões monocráticas proferidas pelo min. Teori Zavascki em mandados de segurança de registradores e notários do Estado do Paraná há uma síntese, quase pedagógica, do estado das discussões sobre o regime jurídico dos órgãos dos serviços notariais e registrais e de seus concursos. O pano de fundo das decisões são leis estaduais que permitiram a investidura por permuta.

Essas decisões assentam-se sobre os seguintes fundamentos:

  1. O regime jurídico constitucional dos serviços notariais e de registro (art. 236 da CF/1988) se baseia em normas consideradas autoaplicáveis. Trata-se de serviço exercido em caráter privado e por delegação do poder público com ingresso ou remoção por concurso público de provas e títulos.
  2. Trata-se de serviço público, porém o titular da serventia extrajudicial não é servidor e com este não se confunde.
  3. A partir da Emenda Constitucional 22/82, de 29/6/1982, exige-se a realização de concurso público para ingresso na atividade (alteração dos arts. 206 e 207 da Constituição então vigente). A legislação estadual que equipare os notários e registradores, ou os assemelhe a servidores dos tribunais, para qualquer finalidade, seja legislação de iniciativa do Poder Judiciário ou não, anterior à Constituição de 1988, deixou de ser com ela compatível, ressalvadas, apenas, as situações previstas no art. 32 do ADCT. Essas regras não foram recepcionadas pela nova ordem constitucional, estando, portanto, revogadas.

Remoção somente por títulos?

O mais interessante desse conjunto decisório é a afirmação, feita de passagem pelo min. T. Zavascki, de que, pela nova redação dada ao art. 16 pela Lei 10.506/02 (de 9/7/2002), “a exigência de provas e títulos permaneceu exigível apenas para o provimento inicial. A partir de então, exige-se, para remoção, apenas o concurso de títulos“.

Eis a regra legal citada pelo ministro:

Art. 16. As vagas serão preenchidas alternadamente, duas terças partes por concurso público de provas e títulos e uma terça parte por meio de remoção, mediante concurso de títulos, não se permitindo que qualquer serventia notarial ou de registro fique vaga, sem abertura de concurso de provimento inicial ou de remoção, por mais de seis meses.

Já anteriormente, o mesmo ministro Zavascki havia relatado Agravo Regimental em MS 29.500-DF (j. 15.12.2015, DJe 16/2/2016) reafirmando que a partir da Carta de 1988 o concurso público é inafastável – mesmo os casos de remoção. Todavia, deixa assinalada uma pequena ressalva:

“Assim, a partir de 5/10/1988, o concurso público é pressuposto inafastável para a delegação de serventias extrajudiciais, inclusive em se tratando de remoção, observado, relativamente a essa última hipótese, o disposto no art. 16 da referida lei [8.935/1994], com a  redação que lhe deu a Lei 10.506/2002. As normas estaduais editadas anteriormente, que admitem a remoção na atividade notarial e de registro independentemente de prévio concurso público, são incompatíveis com o art. 236, § 3º, da Constituição, razão pela qual não foram por essa recepcionadas”.

No mesmo sentido: MS  29.557-DF, j. 15/12/2015, DJe 13/5/2016, rel. min. Albino Zavascki. Há outras decisões no mesmo diapasão.

O que seria exatamente o concurso de títulos?

O tema ainda remanesce maltratado na doutrina e na jurisprudência do STF. Vale a pena debruçar-se sobre ele.

Confira:

STF. Mandado de segurança. Serventia notarial e de registro – regime jurídico. Concurso. Permuta. Remoção – concurso de títulos.

  • MS 29.245/DF, d. 23/8/2016, DJe 26/8/2016, min. Teori Albino Zavascki
  • MS 29.260/DF, d. 23/8/2016, DJe 26/8/2016, min. Teori Albino Zavascki
  • MS 29.291/DF, d. 23/8/2016, DJe 26/8/2016, min. Teori Albino Zavascki
  • MS 29.615/DF, d. 23/8/2016, DJe 26/8/2016, min. Teori Albino Zavascki
  • MS 29.725/DF, d. 22/8/2016, DJe 26/8/2016, min. Teori Albino Zavascki

 

Informação Insegura Gera Desinformação

SJ Cartórios , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,
Princesa Imperial D. Isabel do Brasil
Princesa Imperial D. Isabel do Brasil

A Folha de São Paulo de hoje publicou editorial (confira abaixo) dirigido contra a PEC 471, de 2005, de autoria do deputado João Campos.

Não há como discordar da posição do jornal. Nós mesmos, aqui neste site, temos discutido o tema tentando abordar os vários aspectos envolvidos.

Contudo, o jornal comete deslizes e veicula equívocos que merecem ser enfrentados e refutados. A falta de informação precisa gera aguda desinformação. O editorialista da FSP comete alguns erros históricos:

1) De pai pra filho. Diz o jornal que, antes da CF/1988, os titulares eram “indicados por apadrinhamento político”. Isto é um erro. Nós sabemos que o Decreto 9.420/1885 introduziu a exigência de concurso público para o provimento de ofícios (art. 1°). Mais tarde, pelo Decreto 3.322, de 14.7.1887, a Princesa Isabel Leopoldina, Regente do Império, reiteraria a exigência. O que permitiu a proliferação de cartórios vagos, ocupados por interinos por tanto tempo, não foi falta de legislação; foi a falta de ação política.

2) Cargos, “regiamente remunerados”. Outro erro palmar. Primeiro, não se trata de cargo, mas delegação de serviço público; depois, perto de 70% dos cartórios vivem de rendas menores do que, em regra, ganha um profissional do direito em cargos estatais em suas respectivas carreiras (contados os benefícios diretos e indiretos, especialmente a falta de responsabilidade pelos atos praticados, o que gera um custo adicional relevantíssimo e, via de consequência, comprometimento da renda das pequenas serventias). Falta estudo e maior rigor nas afirmações genéricas e preconceituosas.

(3) Livre concorrência nas atividades registrais. Mais um erro. As partes não escolhem o juiz que julgará o pleito ou apitará a partida; nem se escolhe o fiscal da receita federal que vai auditar suas contas. Tudo isso leva à ideia, já remansosa em fóruns internacionais, de que certas atividades não podem submeter-se às regras de livre escolha sancionada pelo mercado. Sob pena de alterar-lhe a própria essência.

Falta desenvolver esses temas. Mas isso fica por conta de “nossas” entidades de classe, que parecem mais preocupadas com outras coisas do que atuar, dia após dia, para afastar o preconceito.

Modernizar os cartórios

Pródigo em decisões contra o interesse público, o Congresso se prepara para reexaminar uma proposta de emenda constitucional de 2005 para dar titularidade a donos de cartórios que não cumprem a exigência de concurso público.

De tempos em tempos, algum político tenta reavivá-la, como fez recentemente o presidente da Câmara, Henrique Eduardo Alves (PMDB). O deputado potiguar justificou a decisão de pôr o assunto em pauta com um suposto “desgaste” após as idas e vindas do projeto.

A aprovação da PEC, contudo, geraria desgaste muito maior –para toda a sociedade, refém de um arcaico sistema notarial.

Antes da Constituição de 1988, os titulares de cartórios eram indicados por apadrinhamento político. Depois dela, tornou-se obrigatório preencher os cargos por concursos. Só em 1994 uma lei federal regulamentou os serviços notariais e de registro civil.

A PEC dos Cartórios propõe que aqueles à frente do serviço por cinco anos ininterruptos ganhem a titularidade, mesmo sem concurso.

Em maio de 2012, entrou em pauta na Câmara, sem que a votação tenha sido concluída, um texto similar, mas que acrescentava uma condição: a manobra só beneficiaria quem tivesse assumido um cartório até o final de 1994.

A cláusula extra não basta para salvar a proposta. Os deputados agiriam melhor se, em vez de sacramentar privilégios, buscassem modernizar as regras de serviços cartorários no país.

Conforme a legislação atual, os cargos, regiamente remunerados, são vitalícios. Além disso, há pouco incentivo para que o tabelião melhore a qualidade dos serviços, já que a concorrência é limitada.

Uma reforma poderia começar pela simplificação das inúmeras exigências documentais feitas pelos três níveis de governo. Muitas dessas exigências burocráticas são desnecessárias e só servem para empatar a vida dos cidadãos.

A criação de um regime de concorrência livre nos serviços de registros de caráter privado, como no caso de contratos, também beneficiaria a sociedade. Não há necessidade de submetê-los a um monopólio de concessões, sendo suficiente a formulação de regras para qualquer firma atuar no setor.

Serventias extrajudiciais – administração, recursos humanos e gerenciamento econômico-financeiro

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Rogério Tobias*

Administrar um “cartório” extrajudicial é planejar, organizar, dirigir e controlar o uso de recursos e elementos humanos com a finalidade da melhor prestação possível dos serviços notariais e de registro.

Nos termos do artigo 21 da Lei 8.935, de 18 de novembro de 1994, o tabelião ou oficial de registro tem responsabilidade exclusiva sobre o gerenciamento administrativo e financeiro da unidade extrajudicial. Não há participação do Estado nos investimentos. A unidade deve ser gerida de modo a propiciar uma prestação de serviços notariais e de registro da melhor qualidade.

Os futuros notários e registradores, após terem seus conhecimentos jurídicos aferidos por meio de disputado concurso público, ao iniciar na atividade, devem também cuidar, e muito, das questões administrativas e gerenciais da unidade que vão assumir.

Instalações físicas e sede da unidade

As instalações, mobiliário e equipamentos existentes compreendem, entre outros, os microcomputadores, scanners, impressoras, máquinas copiadoras, armários, balcões, mesas, cadeiras e prateleiras. Deve haver um ajuste com o proprietário destes itens para aquisição ou locação.

A unidade extrajudicial deve ser instalada em um local de fácil acesso, especialmente servida por meios de transporte coletivo, bem como ser bem iluminada, limpa, sinalizada e disponibilizar assentos em quantidade adequada para o público. Enfim, deve atender aos padrões necessários de conforto, higiene e segurança. A acessibilidade não deve ser esquecida para a possibilidade de utilização dos serviços pelos portadores de necessidades especiais. A disponibilização de água e toalete para os usuários do serviço também são necessárias.

O candidato aprovado tem a opção de manter a unidade no mesmo imóvel ou mudar. Também, pode se utilizar das instalações, mobiliário e equipamentos já existentes ou adquirir material novo. A análise sobre qual a melhor solução deve ser feita individualmente em cada unidade. O que não pode ocorrer é a interrupção na prestação dos serviços.

Controle dos atos praticados

O controle de todos os atos praticados é muito importante, sejam gratuitos ou pagos. Um sistema de informática de banco de dados é extremamente útil e necessário. Deve haver o lançamento diário dos atos praticados com seus respectivos fechamentos: diário, mensal e anual. No caso do registro civil das pessoas naturais, o controle das certidões fica facilitado se elas forem separadas por lotes de numeração distintos para os atos gratuitos e pagos. Em relação aos papéis inutilizados ou extraviados, deve haver campo disponível no sistema para lançamento desta informação. Todo papel inutilizado deve ser arquivado para conferência e controle efetivo dos atos praticados e seus recolhimentos.

Livro-caixa

O controle diário do caixa da unidade é extremamente importante. O software utilizado ou eventual planilha deve controlar as entradas e saídas de dinheiro em relação aos atos praticados. Assim, devem ser lançados os atos efetivamente pagos e aqueles que serão pagos posteriormente, como por exemplo, o dos usuários mensalistas, para possibilitar o correto fechamento do caixa no final do dia.

Extremamente importante é a leitura do capítulo XIII das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça do Estado de São Paulo, em que há normatização para o lançamento das receitas e despesas no “Livro Diário de Receitas e Despesas”. As receitas lançadas neste livro são os emolumentos devidos ao notário ou registrador. As custas e contribuições (repasses) não podem ingressar como receita neste livro. Outro controle das receitas totais deve ser feito em separado. São lançados os atos pagos praticados, com remissão ao número do termo, livro e folha ou número de lançamento no livro protocolo; e, à direita colunas com os lançamentos dos valores dos emolumentos e de todas as custas e contribuições (repasses), com um totalizador ao final. Esta é a relação paralela dos atos praticados.

Em relação às despesas, no Livro Diário de Receitas e Despesas são lançadas apenas aquelas relacionadas à atividade da unidade, sem restrição, pouco importando se dedutíveis ou não. Este livro é destinado a refletir a real situação econômica da serventia e pertence à unidade, mesmo com o ingresso de novo delegatário. Deve ser visado pelo Juiz Corregedor Permanente anualmente no mês de fevereiro. O livro que pertence ao notário ou registrador é o Livro Caixa, que deve ser escriturado separadamente do Livro Diário de Receitas e Despesas. Neste livro apenas as despesas dedutíveis é que podem ser lançadas. O website da Receita Federal (www.receita.fazenda.gov.br) apresenta muitas informações e possibilita o download do programa carnê-leão. Por meio dele são lançadas as receitas, despesas, recolhimentos para a previdência social do tabelião ou registrador. O software gera demonstrativo mês a mês (que será utilizado na declaração anual do imposto de renda), além de emitir a DARF para o pagamento do Imposto de Renda Pessoa Física (carnê-leão) mensal.

Capital inicial, economia e investimentos

Para aqueles que estão iniciando e nunca tiveram contato com a administração de qualquer negócio, economizar no começo é bastante importante. A atividade não proporciona uma renda fixa todos os meses. As receitas e despesas são variáveis, podendo ocorrer algumas oscilações mais ou menos altas em decorrência de diversos fatores. Além do capital inicial necessário para a aquisição das instalações, mobiliário e equipamentos, um montante de capital de giro é necessário. Os registradores civis devem economizar mais no início. Todos os atos gratuitos indenizáveis do mês são pagos apenas no dia 20 do mês seguinte, desde que toda a documentação e planilha devidamente visada pelo Juiz Corregedor Permanente cheguem à entidade gestora (Sinoreg-SP) até o dia 5. Com isso, praticamente as despesas de dois meses são pagas para então ocorrer o recebimento desta indenização.

Obrigações e responsabilidade tributárias

A responsabilidade tributária do notário e registrador é muito grande. Ele é, ao mesmo tempo, contribuinte, responsável e substituto tributário. Ele é contribuinte no recolhimento mensal de seu INSS (contribuinte individual), do ISS e do IRPF (carnê-leão).  O ISS cobrado atualmente varia conforme o município. Alguns municípios cobram um valor fixo anual. Outros fazem a cobrança por meio de uma alíquota de até 5% sobre o valor bruto dos emolumentos. Esta última modalidade de cobrança, salvo melhor juízo, é de legalidade duvidosa. O IRPF (Imposto de Renda de Pessoa Física) deve ser recolhido mensalmente, tendo como base de cálculo o saldo apurado no final do mês (receitas – despesas), além das deduções legais. Se o saldo for negativo (déficit), não há pagamento, e este valor é transportado para o mês seguinte, dentro do mesmo ano fiscal. O transporte do saldo negativo (déficit) de um ano para o outro não é possível. Se o saldo for positivo (superávit), o pagamento deve ser feito até o último dia útil do mês seguinte. Caso este dia caia em sábado, domingo ou feriado, o pagamento deve ser antecipado para o primeiro dia útil anterior. Usem apenas o software do carnê-leão fornecido pela Receita Federal para efetuar o cálculo do valor do Imposto de Renda Pessoa Física (carnê leão) para evitar possíveis erros e pagamento de multa e juros.

Atua, ainda, o tabelião como responsável tributário no recolhimento de ITBI e ITCMD devidos na lavratura de escrituras públicas. É substituto tributário no recolhimento das custas e contribuições devidas ao Estado pela prática de seus atos, e, no recolhimento das contribuições previdenciárias e IRRF(Imposto de Renda Retido da Fonte) como empregador. O recolhimento das custas e contribuições é feito semanalmente, à exceção do fundo para custeio do registro civil que é mensal. As custas devidas ao Tribunal de Justiça são feitas por meio de recolhimento de guia (boleto) gerada no website www.extrajudicial.tj.sp.gov.br (Portal do Extrajudicial). O acesso ao Portal deve ser diário. O lançamento dos atos praticados é feito semanalmente e o próprio sistema gera o boleto. Em caso de atraso ou recolhimento a menor, que configuram falta administrativa, o próprio sistema já calcula o valor da multa e juros moratórios. Ele, também, gera guia complementar no caso de lançamento a menor já efetuado.

DARE-SP

A partir de 1º.7.2013 é obrigatório o recolhimento das custas devidas ao Estado e Ipesp (Carteira de Previdência das Serventias não Oficializadas da Justiça do Estado), além da Contribuição de Solidariedade às Santas Casas de Misericórdia, por meio do portal da receita estadual (www.fazenda.sp.gov.br) no link DARE-SP, logo abaixo de “Ambiente de Pagamentos”. Este portal gera um documento único chamado DARE (Documento de Arrecadação de Receitas Estaduais), que deve conter os “documentos detalhe“ dos valores referentes ao Ipesp, Estado e Santas Casas. Exceção apenas às unidades de registro de imóveis, títulos e documentos e civil de pessoa jurídica que não recolhem a contribuição devida às santas casas de misericórdia, por expressa disposição legal.

O acesso a este portal pode ser feito com ou sem o e-CPF e já está disponível para utilização. A vantagem do acesso com o e-CPF é que ficam armazenadas as DAREs geradas e os pagamentos efetuados. O novo delegatário deve alterar o cadastro do responsável pela unidade no site. O oficial ou tabelião que estejam respondendo pela unidade interinamente ingressam com seu e-CPF no site para que a alteração seja feita.

Registro Civil – fundo de custeio

O recolhimento ao fundo de custeio do registro civil que efetua a indenização para compensação dos atos gratuitos e complementação da renda das unidades deficitárias é feito por meio de pagamento mensal de boleto bancário à entidade gestora, que no Estado de São Paulo é o SINOREG-SP. Anualmente a entidade envia um carnê com os boletos para preenchimento e pagamento mensal. Apenas em relação aos atos de registro civil é que não incidem custas para este fundo. Em relação aos atos praticados pelas outras especialidades há incidência de custas destinadas ao custeio do fundo do registro civil. Não se esqueçam que a unidade de registro civil irá recolher para o fundo em razão da prática de atos notariais, tais como autenticações, reconhecimento de firmas e procurações.

Em caso de atraso, a multa moratória devida é de 0,33 pontos percentuais ao dia, com limite máximo de 20%. Os juros moratórios devidos são de 1% compostos mensalmente. Em caso de atraso de apenas um dia, prevê a lei a incidência de 1% de juros de mora (alíquota mínima). Todas as disposições sobre custas e emolumentos estão expressas na Lei Paulista 11.331, de 26 de dezembro de 2002.

Despesas gerais da serventia

No decorrer do mês, há várias despesas incidentes sobre a unidade que são de responsabilidade do notário ou registrador, tais como: aluguel do imóvel, imposto de renda incidente sobre o valor deste aluguel, tarifa de energia elétrica e telefone, taxa de água e esgoto, internet (verifique se há exigência da municipalidade em utilizar IP fixo para a geração das guias de recolhimento de ITBI), alarme e monitoramento, escritório de contabilidade, locação das máquinas fotocopiadoras, folha de pagamento dos prepostos e seus encargos etc. Muita atenção e cautela em relação ao 13º salário. O ideal é efetuar uma provisão de 1/12 avos, todos os meses, para que no final do ano não haja dificuldade financeira com estes pagamentos. Em relação aos papéis de segurança, existe também o custo com selos de autenticidade, certidões e livros. Há necessidade de se manter classificadores obrigatórios, conforme disposição expressa do já mencionado capítulo XIII das NSCGJ. O ideal é a contratação de empresa especializada que fornece tais arquivos.

Em relação às contas a receber, as unidades que trabalham com usuários mensalistas devem estar atentas em relação ao fluxo de caixa. Geralmente tais usuários efetuam os pagamentos mensalmente, ou seja, o notário ou registrador deverá custear estes serviços, recolhendo as guias de custas e contribuições no mínimo por quatro semanas seguidas, para só então receber o valor total. Outro dado importante, para evitar dissabores com os usuários, é a informação prévia do valor dos emolumentos antes da prática do ato. Sempre informe o valor total dos serviços antecipadamente para que o usuário autorize sua execução.

O controle destes valores a receber deve ser feito com muita organização e atenção para evitar atrasos ou não pagamentos. Os sistemas de informática devem ter registro em arquivo, de acesso restrito, de todas as atividades que os usuários efetuam para melhor controle da unidade.

Recursos humanos

O tema recursos humanos parece ser a parte mais desafiadora e importante da unidade, tanto em relação aos prepostos, bem como no trato com os usuários dos serviços notariais e de registro. De nada adianta a unidade possuir instalações belíssimas e equipamentos de última geração se o ambiente de trabalho não for acolhedor e vibrante. O notário e registrador devem ser líderes de sua equipe, buscando meios para aumentar o entusiasmo e comprometimento. Há diversos maneiras para inspirar e aperfeiçoar a equipe. Pesquisas já comprovam algumas técnicas que não funcionam. A técnica do medo e da manipulação é desastrosa, pois os colaboradores lutam apenas para não perder o emprego, e, ainda, comunicação e cooperação da equipe ficam muito prejudicadas. A técnica da motivação por incentivos até funciona bem inicialmente, pois as pessoas trabalham mais para receber recompensas, mas, e, depois? Novos e melhores prêmios têm que ser apresentados constantemente. Atualmente a técnica da promoção do propósito e do crescimento pessoal tem apresentado maior sucesso. A valorização das pessoas e a compreensão da importância de sua contribuição para os serviços é muito eficaz.

O valor do salário e eventuais bônus devem ser compatíveis com o desempenho, dedicação e capacidade dos prepostos, mas de modo a se adequar à realidade econômica e financeira da unidade. Há muitos prepostos extremamente capazes em unidades pequenas que mereceriam ser mais bem remunerados, mas em razão do baixo volume de receitas da serventia isto não é possível. A avaliação sobre o real custo de um preposto na unidade não deve ser feito examinando apenas o valor de sua remuneração, outros fatores devem ser levados em conta.

O imóvel em que são prestados os serviços deve possuir um ambiente confortável e agradável, que promova uma sensação de bem estar. Todos passamos a maior parte de nosso dia no ambiente de trabalho. O notário ou registrador, para prestar um serviço que busca a excelência, é aquele que, além de saber fazer, deve saber orientar.

As responsabilidades dos prepostos devem ser bem definidas e quanto mais informações tiverem sobre suas atividades, melhor será o desempenho. O tabelião ou registrador deve ser uma pessoa inspiradora e otimista, tanto para seus colaboradores quanto para os usuários do serviço. Seja aberto, peça sugestões e idéias, aceite críticas; com isso, a prestação dos serviços e o ambiente de trabalho sempre melhoram.

Formação do quadro funcional

Invista nos seus prepostos, ofereça cursos, disponibilize pleno acesso a material jurídico, tais como jurisprudência e doutrina. Faça reuniões freqüentes, ouça sugestões, e, o mais importante, elogie as pessoas, isso vale muito. A motivação de sua equipe é o que gera a excelência na prestação dos serviços.

O notário ou registrador pode ter sólidos conhecimentos jurídicos, experiência, talento e capacidade, mas se sua equipe estiver desmotivada a prestação dos serviços será medíocre. A atividade notarial e de registro tem por finalidade a segurança jurídica, e, para sua consecução, o notário ou registrador deve ser uma pessoa de confiança para seus colaboradores e usuários do serviço. Nunca prometam o que não podem fazer. Sejam sempre francos, honestos, transparentes e claros em relação aos serviços da atividade notarial e de registro, bem como em relação aos valores dos emolumentos e prazos para sua realização.

O maior ativo da atividade notarial e de registro são as pessoas, a sua equipe. Quanto mais confiança você demonstrar, melhor será seu desempenho. Jamais faça críticas a seus prepostos em público ou na frente de outras pessoas em razão de eventuais falhas que possam ocorrer. Converse reservadamente, procurando, no início, escutar mais do que falar. Há excelentes prepostos que podem estar precisando ser mais bem trabalhados e treinados. É como se fosse um processo de lapidação de jóia, cujo resultado pode ser surpreendente. Pesquisas têm demonstrado que o item mais valorizado para os colaboradores não é salário, cargo ou bonificação, mas a qualidade do ambiente de trabalho. Todos querem se sentir bem, queridos, acolhidos e, acima de tudo, respeitados.

O melhor ambiente de trabalho é aquele que cria aquela sensação de que “todo mundo quer trabalhar aqui”. No trato com os usuários dos serviços, seja sempre simpático e agradável, e demonstre o quanto você se preocupa com a situação dele. A atividade não existe para complicar a vida das pessoas, mas para resolver. Seja educado e firme mesmo quando tiver que falar um “não”, mas sempre explique os motivos de modo fundamentado e numa linguagem clara e acessível. O notário e registrador, como líderes de sua unidade, devem ser facilitadores dos trabalhos da equipe. Valorizem seu time, treinem as pessoas, criem uma atmosfera alegre e positiva no ambiente de trabalho. Energize as pessoas com uma certa dose de humor, ria com as pessoas, jamais ria das pessoas. A cobrança pelo desempenho do notário, registrador e seus prepostos será muito grande. Sejam parceiros e orientadores de outros colegas, de advogados, de corretores de imóveis, enfim, de toda a sociedade.

Confiem em vocês, consultem outros colegas, escutem seus colaboradores, formem um time motivado e confiante. O mais difícil, o concurso, já passou. Agora vem a melhor parte da atividade, a prática e o trabalho em si, além do gratificante trato com a população.

A atividade é envolvente, desafiadora e apaixonante, mas requer muita dedicação, trabalho e organização. Aos iniciantes: quanto mais se dedicarem e trabalharem, mais rapidamente terão controle da unidade e dos serviços em geral. Nunca se esqueçam, delegação não se delega! Boa sorte, muito sucesso a todos e me coloco à disposição!

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* Palestra proferida por Rogério Tobias – 2º Tabelião de Notas e de Protesto de Letras e Títulos de Jaú – SP (tobias.rogerio@hotmail.com) no transcurso do 4º Curso de Iniciação na Atividade Registral e Notarial do Estado de São Paulo promovido pela EPM – Escola Paulista da Magistratura, em parceria com a Corregedoria-Geral da Justiça de São Paulo no bojo do projeto Educartório – Educação Continuada de Cartórios.